Doublons

Si l’enfant est enregistré (demande papier) ou que vous contrôlez la demande en ligne, aucun numéro ne devrait en principe apparaître dans la colonne « Doublons potentiels » de la rubrique « Enfants ». Si c’est le cas, il est probable qu’une demande ait déjà été déposée pour cet enfant. Motifs : double saisie, plusieurs périodes, déménagement, prise en charge multiple, parents séparés partageant la garde.

Le numéro sous la colonne « Doublons potentiels » s’affiche seulement si la demande est reliée à une commune pour laquelle vous disposez également des droits.

Contenu :

Quand les doublons s’affichent-ils ?

Un doublon s’affiche lorsque le prénom, le nom et la date de naissance de l’enfant sont identiques aux données contenues dans une autre demande. Vous ne voyez que les doublons auxquels vous avez accès. Si une demande contient des données identiques dans une commune pour laquelle vous n’avez pas les droits, les éventuels doublons ne s’affichent pas.

Exemple 1 :

  • Demande #1 : Lio Mario Huber, 23.1.2020
  • Demande #2 : Lio Mario Huber, 23.1.2020

Le système identifie et répertorie le dossier comme un doublon éventuel.

Exemple 2 :

  • Demande #1 : Lio Mario Huber, 23.1.2020
  • Demande #2 : Lio Huber, 23.1.2020

Le système ne reconnaît pas le doublon car il manque le deuxième prénom.

Exemple 3 :

  • Demande #1 : Lio Mario Huber, 23.1.2020, commune de Paris
  • Demande #2 : Lio Mario Huber, 23.1.2020, commune de Londres

Ce dossier s’affiche comme un doublon potentiel seulement si vous disposez des droits pour les deux communes. Si vous êtes responsable uniquement d’une des deux communes, vous ne voyez aucun numéro.

Comment procéder en cas de doublons ?

Si un ou plusieurs numéros apparaissent dans la colonne « Doublons potentiels » de la rubrique « Enfants », c’est qu’une autre demande a été déposée pour cet enfant. Il s’agit d’en examiner les causes.

Cliquez sur le numéro au-dessous de l’encadré rouge et comparez les deux demandes. Les paragraphes ci-après vous indiquent comment procéder selon la situation.

Motifs

  • Les parents ont déposé leur demande deux fois : voir le paragraphe Double saisie.
  • Les parents ont remis leur demande au format papier puis ont déposé une demande en ligne (ou l’inverse) : voir le paragraphe Double saisie.
  • Le service de soutien a déposé une demande et les parents en remettent une également (en ligne ou au format papier) : voir le paragraphe Double saisie.
  • Les personnes requérantes ont déposé une demande en ligne pour la période en cours. Pour la nouvelle période en revanche, la demande au format papier a été saisie par la commune dans kiBon : voir le paragraphe Plusieurs périodes.
  • Les parents ne vivent plus ensemble et partagent la garde de l’enfant. La facture de la crèche est divisée et envoyée aux deux parents, de sorte que ces derniers ont tous les deux droit à un bon de garde : voir le paragraphe Garde partagée.
  • Les parents déménagent dans une autre commune et ont déposé, à juste titre, une demande dans chacune des communes : voir le paragraphe Déménagement.

L’enfant fréquente la crèche et l’école à journée continue. La demande de bon pour une prise en charge en crèche doit être déposée auprès de la commune de domicile tandis que la demande concernant l’école à journée continue doit être déposée auprès de la commune dans laquelle se situe l’école à journée continue. Si les communes sont différentes, deux demandes sont déposées dans deux communes différentes pour le même enfant : voir le paragraphe Prise en charge multiple.

Double saisie

Si deux demandes identiques ont été saisies par erreur pour un même enfant et qu’il n’est pas question de garde partagée, de prise en charge multiple ou d’un déménagement, le bon de garde ne peut être accordé que pour l’une des deux demandes.

Aperçu de la rubrique « Enfants » :

Avant toute chose, vérifiez le statut des deux demandes. Le cas échéant, l’une des deux requêtes peut encore être supprimée. Les demandes au format papier peuvent uniquement être supprimées tant que le processus de décision n’a pas commencé. Celles affichant le statut « Rendre une décision » ou « Décision rendue » ne peuvent plus être effacées. La commune ne peut plus supprimer les demandes déposées en ligne et validées.

Exemple 1 :

La demande 002826 a été déposée au format papier et affiche le statut « En traitement par la commune ». Elle peut donc encore être effacée. Ouvrez la demande et cliquez sur « Supprimer » dans la barre bleue.

Exemple 2 :

Les deux demandes affichent le statut « Rendre une décision » et « Décision rendue ». Aucune ne peut donc être supprimée. Seule une mutation permet de corriger ce doublon. Selon la situation, la « mauvaise » demande doit d’abord faire l’objet d’une décision.

Procédez à une mutation et effacez le taux d’occupation enregistré à la rubrique « Taux d’occupation » pour faire disparaître le droit au bon de garde. Aucun bon n’est donc calculé. Avant que la décision soit rendue, adaptez les motifs en supprimant la remarque relative au taux d’occupation et en en ajoutant une nouvelle concernant le doublon.

Pour de plus amples informations sur les ajustements du taux de prise en charge, nous renvoyons à cet article.

Plusieurs périodes

Si les personnes requérantes ont par exemple déjà déposé une demande en ligne pour la période 2022-2023 et que la commune saisit une demande de son côté pour la période 2023-2024, un numéro s’affiche dans la colonne « Doublons potentiels ».

De même, il arrive souvent que les personnes requérantes et les services de soutien n’utilisent pas la fonction « Renouveler » en vue de créer une demande pour une nouvelle période, mais ouvrent un nouveau cas via un nouvel identifiant (personnes requérantes) ou via une demande au format papier (services de soutien). Un second numéro est donc attribué au dossier.

Si les informations sont correctes, vous pouvez ignorer la remarque relative aux doublons potentiels.

Garde partagée

Si les parents sont séparés et partagent la garde de l’enfant, tant la mère que le père peut demander un bon de garde pour les heures de prise en charge facturées par la crèche. Deux contrats sont donc signés avec la crèche pour le même enfant et deux factures sont envoyées (une à la mère et une au père).

Dans ce cas, il faut tout au plus vérifier que les deux parents ne déposent pas une demande pour l’entier de la prise en charge. En principe, il incombe à la structure d’accueil de confirmer cette situation. Cependant, il est recommandé aux communes de vérifier rapidement ce point car les structures d’accueil ne sont souvent pas au courant de ce cas spécial.

Remarque : si la mère et le père vivent dans deux communes différentes, les doublons ne s’affichent que si vous possédez les droits pour les deux communes. Lors d’un changement de la situation familiale suite à une séparation, il vaut la peine de prendre contact avec les parents ou la structure d’accueil en cas de doute.

Si tout est correct, vous pouvez ignorer la remarque relative aux doublons potentiels.

Déménagement

La demande de bon de garde pour une prise en charge en crèche ou chez des parents de jour doit impérativement être déposée dans la commune de domicile. Si la famille déménage dans une autre commune pendant la période en cours, elle doit déposer une nouvelle demande auprès de la nouvelle commune. Le même numéro s’affiche alors dans la colonne « Doublons potentiels » de la rubrique « Prise en charge » pour autant que vous disposiez des droits pour l’autre commune.

Voici la procédure en cas de déménagement :

https://blog.kibon.ch/fr/demenagement-dans-une-mutation-dans-kibon-capture/

https://blog.kibon.ch/fr/demenagement-cocher-la-bonne-case-pour-cette-adresse-nappartient-pas-a-la-commune-politique/

Exemple :

La famille Chambre quitte la commune bernoise de Londres pour s’installer dans la commune voisine de Paris. Elle a déposé une demande auprès de chacune des deux communes. Ces requêtes portent le même numéro étant donné qu’il s’agit de la même demande en ligne. À la rubrique « Prise en charge » de la demande déposée dans la commune de Paris, un numéro s’affiche sous la colonne des doublons potentiels, renvoyant à la demande déposée pour Londres et qui porte le même numéro.

Les doublons potentiels s’affichent cependant uniquement si vous disposez les droits pour les deux communes (Paris et Londres). Si ce n’est pas le cas, aucun chiffre ne figure dans la colonne « Doublons potentiels ». Pour des précisions sur un éventuel déménagement, vous pouvez consulter la rubrique « Déménagement » (pour autant qu’elle ait été remplie par les personnes requérantes), lancer une recherche dans GERES (GERES-Consultation) ou prendre contact avec le contrôle des habitants de la commune.

Assurez-vous que les bons de garde ont été comptabilisés par la bonne commune en fonction de la date du déménagement (pas de double versement pour le même mois). Des précisions à ce sujet figurent dans l’article suivant : Déménagement dans une autre commune de kiBon

Si tout est correct, vous pouvez ignorer la remarque relative aux doublons potentiels.

Prise en charge multiple

Pour une prise en charge en crèche ou chez des parents de jour, la demande doit impérativement être déposée dans la commune de domicile de l’enfant. Les inscriptions aux modules d’école à journée continue sont en revanche à remettre à la commune dans laquelle se situe l’école à journée continue. S’il ne s’agit pas de la même commune que celle du domicile, des doublons sont possibles (comme lors d’un déménagement). Cette situation n’est visible dans kiBon que si vous disposez des droits pour les deux communes.

Exemple :

La famille Wirth vit à Londres. L’enfant fréquente tant la crèche (à Londres) que l’école à journée continue (à Paris). Les parents ont déposé une demande dans leur commune de domicile (Londres) pour la prise en charge en crèche, tandis que c’est Paris qui gère l’inscription (au format papier) aux modules d’école à journée continue.

Lorsque la personne responsable de kiBon pour la commune de Paris (et qui dispose également des droits pour Londres) insère les données de l’enfant dans kiBon, le numéro de la demande en ligne pour la prise en charge en crèche à Londres s’affiche dans la colonne « Doublons potentiels » :

Si tout est correct, vous pouvez ignorer la remarque relative aux doublons potentiels.