Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les organisations d’accueil familial de jour

Le présent article contient des informations importantes pour les organisations d’accueil familial de jour qui émettent des confirmations de place via kiBon.

1. Comment saisir le taux et les frais de prise en charge dans la confirmation de place ?

Les organisations d’accueil familial de jour saisissent dans kiBon le taux de prise en charge mensuel en heures ou en pour cent ainsi que les frais de prise en charge facturés (à l’exception des frais de repas et des coûts pour les autres prestations comme le service de piquet). La commune calcule ensuite le montant du bon sur cette base.

Si le taux de prise en charge convenu et/ou les frais changent après que la confirmation de place a été établie (p. ex. parce que le règlement tarifaire de l’organisation d’accueil familial de jour prévoit une facturation des heures effectives et que les données exactes ne sont donc connues qu’à la fin du mois), l’organisation d’accueil familial de jour doit en informer la commune afin que le bon puisse être recalculé.

Pour ce faire, l’institution a le choix entre les deux fonctions suivantes dans kiBon : « Créer une annonce de changement » ou « Annoncer les différences ». Les modalités d’utilisation de chaque fonction sont expliquées en détail ci-après.

Le bon de garde est adapté en cas de changement annoncé par l’organisation d’accueil familial de jour. Si un taux de prise en charge plus élevé – impliquant donc aussi des frais plus importants – a été communiqué et que les personnes détenant l’autorité parentale n’ont pas encore épuisé leur taux de prise en charge admissible, le montant du bon est augmenté, si nécessaire avec effet rétroactif. Cette règle vaut aussi pour les communes qui appliquent des contingents.

Afin d’éviter des modifications fréquentes et des versements correctifs importants, le taux de prise en charge doit être indiqué aussi précisément que possible dans la confirmation de place. En cas de fluctuation fréquente dans les heures de prise en charge, il peut être pertinent de calculer une moyenne. Lorsqu’une organisation d’accueil familial de jour sait, au moment d’émettre la confirmation de place, que le taux de prise en charge augmentera au cours de la période de validité du bon ou que les frais diminueront une fois que l’enfant aura fêté son premier anniversaire (application d’un tarif horaire inférieur pour les enfants de plus de 12 mois), elle peut saisir à l’avance plusieurs taux de prise en charge (voir aussi à ce sujet l’article Saisir le taux de prise en charge pour les enfants de moins de 1 an).

Les organisations d’accueil familial de jour doivent toujours saisir, dans la confirmation de place, le taux et les frais de prise en charge pour un mois entier, et ce même si la période d’accueil est plus courte en raison par exemple du début au milieu du mois du contrat de prise en charge. L’application kiBon ajuste automatiquement les frais à la période considérée.

2. que dois-je faire en tant qu’organisation d’accueil familial de jour en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois et de changements ?

Les organisations d’accueil familial de jour doivent toujours saisir, dans la confirmation de place, le taux et les frais de prise en charge pour un mois entier, et ce même si la période d’accueil est plus courte en raison par exemple du début au milieu du mois du contrat de prise en charge. Le système calcule ensuite les coûts sur la période prise en charge.

Afin d’éviter, pour chaque période considérée, des écarts entre les frais facturés par l’organisation d’accueil familial de jour et ceux calculés par kiBon en fonction du montant mensuel indiqué dans la confirmation de place, les organisations d’accueil familial de jour doivent effectuer la règle de trois suivante (extrapolation des coûts par mois) :

Heures : heures facturées * jours dans le mois / nombre de jours par période considérée

Frais : frais facturés * nombre de jours dans le mois / nombre de jours par période considérée.

Elles doivent ensuite saisir au moins deux taux de prise en charge dans la confirmation de place: un pour les périodes de moins d’un mois et un pour les mois complets.

Les organisations d’accueil familial de jour peuvent utiliser le fichier Excel disponible sous ce lien pour effectuer le calcul.

Voici un exemple de la manière dont cela est inscrit dans kiBon :

Entrée à partir du 16.8.2023 :

kiBon calcule alors correctement dans la décision les frais à 484 CHF :

Dans l’article correspondant vous trouverez des précisions sur la manière de saisir les différences dues à de vacances ou à une maladie dans le cas des enfants présentant un besoin d’ordre linguistique.

3. Fonction « Créer une annonce de changement »

La fonction « Créer une annonce de changement » permet aux organisations d’accueil familial de jour de signaler des adaptations à venir du taux de prise en charge convenu (p. ex. augmentation ou réduction du taux convenu pour une plus longue période) ou de corriger des données erronées.

En cas de changement des informations relatives à la demande, les données déjà enregistrées concernant la prise en charge peuvent être modifiées et complétées. Par exemple, si 120 heures de prise en charge sont requises à compter de otobre et non plus 100, il faut compléter les données et indiquer la date de fin de la période au taux de 100 heures (p. ex. jusqu’au 30 septembre 2021).

4. Fonction « Annoncer les différences »

Les organisations d’accueil familial de jour qui facturent toujours le taux de prise en charge effectif et celles qui conviennent d’un nombre d’heures minimal avec les personnes détenant l’autorité parentale en facturant en sus les heures excédentaires doivent signaler dans kiBon les différences par rapport au taux confirmé dans la demande. Cette opération est nécessaire pour que le bon de garde puisse être calculé correctement en fonction du taux et des frais de prise en charge effectifs.

Il est recommandé aux organisations d’accueil familial de jour d’utiliser la fonction « Annoncer les différences », qui permet d’indiquer à la fin de chaque mois ou ultérieurement le nombre d’heures de prise en charge facturées aux parents et le montant des frais correspondants. Les fournisseurs de prestations facturant le taux de prise en charge effectif trouveront des précisions sur la manière de saisir les différences dues à des vacances ou à une maladie dans le cas des enfants présentant un besoin d’ordre linguistique dans.

Procédure :

Afficher la demande actuelle pour l’enfant concerné ou la dernière modification le cas échéant. A la rubrique « Prise en charge », cliquer sur le bouton « Annoncer les différences ». Le masque de saisie s’ouvre.
Le masque de saisie indique le taux de prise en charge convenu (en heures) et les frais mensuels tels qu’ils ont été annoncés la dernière fois. Le nombre d’heures et les frais pour les mois concernés peuvent à présent être adaptés. Il convient ensuite de cliquer sur « Enregistrer ». Il est possible de modifier et d’enregistrer le masque aussi souvent que nécessaire. Les valeurs saisies et enregistrées sont conservées jusqu’à la validation.
Une fois les modifications enregistrées, l’organisation d’accueil familial de jour peut les valider, c’est-à-dire les transmettre à la commune. Il sera alors impossible de revenir en arrière pour modifier quoi que ce soit.
Dès que les données ont été validées par l’organisation d’accueil de jour, la commune reçoit une notification (visible dans la boîte de réception ou à la rubrique « Messages ») l’informant qu’elle peut ajouter un changement. Le statut dans kiBon est modifié le cas échéant. La commune contrôle ensuite les modifications, rend une nouvelle décision et émet un bon de garde adapté, qui remplace le précédent. Deux cas de figure sont alors possibles : soit la commune demande un remboursement à l’organisation d’accueil familial de jour (lorsque le taux effectif est plus bas que dans la confirmation initiale), soit elle effectue un versement a postériori (lorsque le taux effectif est plus élevé que dans la confirmation initiale).
Lorsque le bon est adapté rétroactivement, un montant est versé à titre correctif (cf. « Versements à titre correctif»).

Important :

Les données modifiées doivent être validées au moins une fois par an, au plus tard à la fin de la période de validité du bon. L’institution décide si elle souhaite transmettre les annonces de changement chaque mois, chaque trimestre, chaque semestre ou chaque année.

Le canton recommande cependant aux organisations d’accueil familial de jour d’éviter d’annoncer les changements tous les mois, attendu que, selon les bases légales actuelles, les communes sont tenues de rendre une nouvelle décision après chaque adaptation de la prise en charge, ce qui induit la plupart du temps une charge de travail et des coûts supplémentaires. La validation immédiate des différences et la modification d’une confirmation de place se justifient avant tout pour éviter des corrections importantes, notamment lorsque le nombre d’heures facturées est régulièrement plus élevé ou plus faible que celui figurant dans la confirmation initiale.

Le mieux est que les institutions discutent de ce point avec les communes et définissent conjointement la fréquence de validation.

5. Versements à titre correctif

Une nouvelle décision indiquant le montant corrigé du bon de garde est rendue à chaque fois qu’une organisation d’accueil familial de jour adapte les données figurant sur la confirmation de place, et ce quelle que soit la fonction utilisée par cette dernière (« Créer une annonce de changement » ou « Annoncer les différences »). La différence par rapport aux montants déjà versés est calculée dans kiBon et prise en compte lors des versements suivants. Si le montant du bon de garde est réduit rétroactivement, la différence est déduite des versements actuels. S’il augmente, un montant est simplement versé en sus. Lorsque le montant à rembourser par l’institution est supérieur à celui que doit lui verser la commune pour le mois en cours, cette dernière le facture à l’institution.