Abweichungen zum Monatspensum

Die Institution kann Abweichungen zum vertraglichen Monatspensum als Mutation eingeben. Dies dient vor allem Tagesfamilien-Organisationen, um die effektive Betreuungszeit eingeben zu können, sodass der Betreuungsgutschein auf die korrekte effektive Betreuungszeit ausgestellt wird. Auch dient diese Funktion zur Erfassung von Zusatztagen bei Kitas, denn Familien haben ein Anrecht auf einen Betreuungsgutschein auf die Zusatztage, sofern das anspruchsberechtigte Pensum höher ist als das effektive Betreuungspensum.

Auf dieser Eingabemaske können Institutionen Abweichungen zum vertraglich definierten Betreuungspensum eines Kindes erfassen und freigeben. Die einmal erfassten und gespeicherten Werte bleiben bis zur Freigabe zwischengespeichert. Erst durch die Freigabe werden die Daten an die Gemeinde gesendet. Die Gemeinde wird die Änderungen prüfen und neu verfügen und somit einen angepassten Betreuungsgutschein ausstellen, welcher den früheren Betreuungsgutschein ersetzt. Dies führt, falls der Gutschein bereits ausbezahlt wurde, anschliessend zu einer Korrekturzahlung, die mit der nächsten Auszahlung an die Institution ausgeglichen wird.

Vorgehen:

  1. Auf dem aktuellen Antrag (Falls es bereits Mutationen dieses Falles gibt, die neueste Mutation), über den Button „Abweichungen melden“ auf der Betreuung des Kindes, kommt man zur Maske bei welcher man die Daten erfassen kann.

2. Das erfasste vertragliche Pensum und die erfassten vertraglichen, monatlichen Betreuungskosten sind hinterlegt. Bei Abweichungen werden die effektiven Betreuungstage und die effektiven Betreuungskosten erfasst (bei Tageseltern ist es automatisch auf Stunden eingestellt). Diese Maske kann so oft wie nötig ergänzt und abgespeichert werden.

3. Sofern alle Daten gespeichert sind, können sie freigegeben werden. Sobald der Button „Freigeben“ ausgewählt wird werden die Daten an die Gemeinde weitergeleitet und die Gemeinde kann dadurch eine Mutation machen. Mit dieser Mutation wird eine neue Verfügung erstellt und bei der nächsten Auszahlung wird es allenfalls eine Korrekturzahlung geben.

Die Freigabe der Abweichungen muss mindestens 1x jährlich geschehen. Die Institution kann jedoch selbst entscheiden, ob sie dies monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich geschieht. Je öfter diese Daten freigegeben werden, desto weniger hoch sind die Korrekturzahlungen der Gemeinde an die Institution. Am Besten besprechen die Institutionen dies auch mit den Gemeinden und bestimmen zusammen, wie oft Abweichungen freigegeben werden.

Wichtig zu wissen: Sofern die vertraglichen Stunden bei Tagesfamilien-Organisationen höher sind als normalerweise die effektiven Stunden, bedeutet dies, dass der Gutschein effektiv monatlich kleiner sein wird als verfügt. Je weniger oft die Abweichungen freigegeben und eine neue Verfügung ausgestellt wird, desto höher ist der Korrekturbetrag welcher grundsätzlich automatisch in kiBon mit den auszubezahlenden Beträgen ausgeglichen wird. Somit kann es auch dazu führen, dass die Gemeinde der Institution das zu viel ausbezahlte Geld in Rechnung stellen muss, da der auszuzahlende Betrag kleiner ist als der Korrekturbetrag. Sofern die Institution die Rechnung bereits in Abzug des Gutscheines gestellt hat und die Familien die Rechnung bereits bezahlt haben, muss das Geld dann auch von der Institution den Eltern in Rechnung gestellt werden.

Wir empfehlen daher, sofern die Gemeinde keine Kontingentierung hat, die vertraglich vereinbarten Stunden so genau wie möglich oder besser etwas tiefer in kiBon anzugeben, da es einfacher ist, ein zusätzlicher Gutschein an die Eltern auszustellen als zuviel ausbezahltes Geld zurückzufordern.