Versements

Dans cet article de blog, nous expliquons le processus de paiement.

Toutes les communes doivent créer un cycle de paiement mensuel dès le début de la période. Les bons du garde en cours et les corrections ultérieures des mois précédents sont versés dans cette série. (Il n’est pas possible de générer des paiements à l’avance pour les mois suivants).

Sous la rubrique « versements » vous pouvez générer de nouveau versement et voir un aperçu des versements déjà créés. Pour ce faire, naviguez vers la page « Versements».

Les nouveaux versements peuvent être enregistrés au début de la page. Entrez la date d’échéance (à cette date, l’exécution du versement est réalisée dans la banque de la commune). En tant que description, vous spécifiez le « Mois désiré de l’exécution des versements» pour faciliter l’identification du versement dans la liste.

Sélectionnez ensuite « oui » lorsque l’on vous demande si vous être sûre de vouloir établir ce versement.

Le versement est maintenant ajouté comme un projet dans les ordres de versement.

À ce stade, vous ne pouvez modifier la date d’échéance et la description à l’aide de l’icône d’édition. Cliquez sur l’entrée pour ouvrir la vue détaillée et vérifier quel montant est transféré à quelle institution.

Chaque paiement peut être téléchargé soit comme un fichier de paiement pour la banque “PAIN001” ou comme un fichier Excel. Le fichier de paiement “PAIN001” doit ensuite être lu/importé dans l’e-banking de votre commune.

Maitenand, en tant que commune, en dehors de kiBon, vous devez télécharger le fichier de versement dans votre programme de banque/paiment. De cette manière, les montants correspondants seront versés aux institutions à la date d`échéanche. Une fois que le paiemen a été déclenché dans le programme de banque/ paiement, le versement peut être “envoye” dans kiBon en cliquant sur la flèche verte. En cliquant sur la fèche verte, vous informez  kiBon que vous avet versé les montants à l`institutionou déclenché le versement. Les institutions peuvent maitenand voir quel mantant elles devraient recevoir de vou et peuvent télécharger les éléments détaillés à cet effet. Les institutions peuvent confirmer la réception du paiment dans kiBon dès qu`elles ont reçu l`argent. 

Ensuite, revenez à la vue d’ensemble dans kiBon et déclenchez le versement via l’icône.

Si le taux de prise en charge est ensuite réduit de manière significative, le nouveau versement peut également contenir des montants négatifs. Cela se produit que si vous sélectionnez le champ “Oui, tenir compte des corrections au prochain versement” lorsque vous créez le changement. Certains de ces montants négatifs ne peuvent pas être payé en totalité dans kiBon, car le paiement n’est pas aussi élevé que les montants négatifs et doivent donc être versé en dehors de kiBon.

Si un paiement a déjà été effectué et confirmé en cliquant sur l’icône , mais qu’un changement ultérieur affecte les versements déjà effectués, le message suivant s’affiche lorsque le changement est appliqué (voir illustration).

Si l’option “Oui, tenir compte des corrections lors du prochain versement” est sélectionnée dans ce message et qu’il y a eu auparavant une forte réduction de la garde dans le changement, il peut y avoir des montants négatifs dans la nouvelle procédure de paiement (voir illustration suivante).

Si tel est le cas, l’icône  suivante apparaît à côté du montant sous la rubrique “Versements” dans le cycle de paiement en cours. Lorsque vous sélectionnez l’icône, un champ d’information apparaît (voir illustration), vous informant que le remboursement du montant négatif ne peut pas être traité via kiBon et que ce montant doit être facturé manuellement à l’institution.

Afin de voir une liste détaillée des montants des différentes garderies/parents de jour, vous pouvez sélectionner l’entrée de liste du cycle de paiement comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Important : toujours regarder cette entrée. Même si un montant négatif est indiqué ici sous “Montant” pendant le cycle de paiement, il peut y avoir des montants positifs pour certaines institutions (c’est-à-dire que le fichier de paiement doit de toute façon être téléchargé dans le programme bancaire).

Après avoir sélectionné l’entrée, une liste détaillée des montants des différentes garderies/parents de jour sera affichée. Cela vous donne un aperçu exact des montants pour lesquels l’institution doit être payée ou réclamée en dehors de kiBon (facturation), lorsque vous téléchargez le fichier de paiement dans le programme de la banque.

EXCEPTION:
si vous avez ignoré une correction rétroactive lors d`un retrait, ces versements n`apparaissent pas dans le fichier pain, mais ils sont affichés dans la liste detaillee du fichier excel avec le statut “ignore”. Vous trouverez un exemple ci-dessous. Ces contributions doivent être facturees ou versees aux parents en dehors de kiBon