Bienvenue dans le tutoriel sur kiBon. kiBon est une interface en ligne qui vous permet de gérer les inscriptions aux écoles à journée continue ainsi que les demandes de bons de garde (BG) avec toutes les parties impliquées. Le présent tutoriel traite des inscriptions aux écoles à journée continue.

Le graphique ci-dessus illustre les différentes étapes de l’inscription à l’école à journée continue. En tant que responsable de la commune pour les écoles à journée continue, vos tâches principales consistent à contrôler et corriger les inscriptions.
En tant que responsable de l’école à journée continue (p. ex. directeur/trice d’école à journée continue), vous confirmez les inscriptions. KiBon est une interface en ligne entre les familles, les écoles à journée continue et les communes.

Au terme de ce tutoriel, vous pourrez effectuer vos tâches principales sur kiBon.

Comment s’enregistrer dans kiBon ?

1. Votre commune n’est pas encore enregistrée dans le système test –> allez au point 1.
2. Votre commune est déjà enregistrée dans le système test pour les bons de garde –> allez au point 2.
3. Votre commune est déjà enregistrée dans le système test et vous êtes administrateur/trice de BG et de l’école à journée continue –> allez au point 3.

1. Si votre commune n’est pas encore enregistrée dans le système test de kiBon, procédez comme suit : (sinon, rendez-vous directement au point 2)

Pour effectuer la présente formation, veuillez nous envoyer un courriel à: support@kibon.ch avec comme objet: “Tester kiBon en tant que commune (EJC)”.

Nous avons besoin des informations suivantes de votre part pour activer votre commune dans le système de test:

• Adresse électronique de l’administrateur/trice : si possible, une adresse personelle professionnelle (c’est-à-dire pas info@xy.ch ou similaire), car ce compte sera lié à la personne et, le cas échéant, bloqué lors de son départ.
• En tant qu’administrateur/trice, gérez-vous les bons de garde, les inscriptions à l’école à journée continue ou les deux ?
• Votre commune a-t-elle déjà été enregistrée dans l’environnement productif de kiBon?

Une fois que vous nous avez envoyé ces informations par courriel, vous recevez un courriel d’invitation. Cliquez sur le lien y figurant et suivez les instructions qui vous sont données sur le site Internet pour arriver au profil de votre commune.

Une fois que vous serez enregistré-e, vous pouvez accéder au profil de votre commune. Il ne vous reste plus qu’à le compléter. Rendez-vous pour cela au point « Compléter le profil de la commune ».

2. Si votre commune est déjà enregistrée dans le système de test kiBon,

l’administrateur/trice de la commune doit vous inviter en tant que nouvel/le utilisateur/trice (administrateur/trice de l’école à journée continue). (Plus d’informations au point « Inviter des collaborateurs/trices »)

Vous recevez un courriel d’invitation. Cliquez sur le lien y figurant et suivez les instructions qui vous sont données sur le site Internet pour arriver sur la page d’accueil de kiBon.

3. Si vous êtes déjà enregistré-e dans kiBon en tant qu’administrateur/trice BG et que vous voulez gérer, en plus des bons de garde, également les inscriptions à l’école à journée continue,

ouvrez le menu « Utilisateur/trice » en cliquant en haut à droite sur votre nom, sélectionnez votre nom dans la liste et complétez le profil utilisateur. Donnez-vous les droits « Administrateur/trice BG et école à journée continue ».

Cliquez en haut à droite depuis votre nom sur la rubrique « Communes » et complétez le profil (données de base) de votre commune, comme expliqué au point suivant.

Sous l’onglet « Données de base », vous pouvez compléter les données relatives à votre commune et choisir l’offre. Si votre commune était déjà enregistrée dans le système test, certains champs seront déjà remplis et vous ne pourrez compléter que les informations concernant l’école à journée continue.

Sous l’onglet « École à journée continue », il est possible de configurer les périodes et d’ajouter les autres contacts de la commune. Si vous ne voyez pas cet onglet, veuillez vous annoncer par courriel à support@kibon.ch afin que l’on vous active l’offre pour les écoles à journée continue.

Vous pouvez maintenant cliquer sur la rubrique « École à journée continue ». Contrôllez la configuration de votre commune et modifiez là. (adresse de contact alternative, Envoyer automatiquement une confirmation d’inscription par email, configuration -> modifier les données, charger  les conditions). N’oubliez pas d’enregistrer.

Une fois que les données de base sont sauvegardées, le profil de votre commune est activé sur kiBon. N’oubliez pas de charger le logo de la commune (en haut à droite via « Sélectionner fichier »). Il sera affiché dans vos correspondances.

Bienvenue dans kiBon

Après avoir enregistré le profil de votre commune, veuillez revenir à la page d’accueil. Nous vous recommandons de suivre les étapes du tour guidé.

Une fois ce dernier terminé, vous vous trouvez à la rubrique des cas en suspens. Vous pouvez passer à l’étape « Inviter des collaborateurs/trices ».

Les paramètres peuvent être modifiés via le profil, au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran. En cliquant sur votre nom, vous ouvrez les options de gestion disponibles.

Dans la liste des utilisateurs/trices, les administrateurs/trices peuvent voir toutes les personnes actuellement enregistrées pour la commune. Il est possible d’ajouter de nouveaux collaborateurs/trices au moyen du bouton rouge situé au-dessous de la liste.

Les utilisateurs/trices peuvent jouer différents rôles. En tant que responsable de la commune, vous êtes un-e administrateur/trice BG, un-e administrateur/trice commune ou un-e administrateur/trice école à journée continue. Les fonctions suivantes sont disponibles :

• Administrateur/trice BG
  Gestion des bons de garde (BG) à contrôler, corriger, statuer sur, modifier, etc. les demandes. Tâches administratives supplémentaires telles que gestion des utilisateurs/trices de la commune, configuration de la commune, paiements
• Administrateur/trice commune (BG et école à journée continue)
  Gestion des BG et des inscriptions à l’école à journée continue à contrôler, corriger, statuer sur, modifier, etc. les demandes et les inscriptions. Tâches administratives supplémentaires telles que gestion des utilisateurs/trices de la commune, configuration de la commune et de l’école à journée continue, paiements
• Administrateur/trice école à journée continue
  Gestion des inscriptions à l’école à journée continue à contrôler, corriger, accepter les données et la situation financière. Tâches administratives supplémentaires telles que gestion des utilisateurs/trices de la commune, configuration de l’école à journée continue
• Administrateur/trice institution
  Gestion des inscriptions, tâches administratives supplémentaires telles que gestion des utilisateurs/trices de l’institution, configuration de l’institution et des modules
• Juriste
  Droit de lecture de toutes les demandes de la commune
• Réviseur/euse
  Droit de lecture de tous les bons de garde
• Collaborateur/trice spécialisé-e BG
  Gestion des bons de garde
• Collaborateur/trice spécialisé-e commune (BG et école à journée continue)
  Gestion des BG et des inscriptions à l’école à journée continue
• Collaborateur/trice spécialisé-e école à journée continue
  Gestion des inscriptions à l’école à journée continue
• Collaborateur/trice spécialisé-e institution
  Gestion des inscriptions
• Collaborateur/trice spécialisé-e bureau des impôts
  Contrôle et commentaire des demandes validées pour le bureau des impôts. Ce/Cette collaborateur/trice spécialisé-e est invité-e lorsque l’administrateur/trice ou le/la collaborateur/trice de la commune n’a pas accès aux données fiscales et que quelqu’un d’autre vérifie la situation financière ou, ultérieurement, lorsque la taxation définitive est disponible et doit être vérifiée (p. ex. en cas de détérioration du revenu). Si l’administrateur/trice ou le/la collaborateur/trice BG peut vérifier les données, la demande ne doit pas être envoyée pour contrôle au bureau des impôts.

Vous pouvez inviter un-e utilisateur/trice de votre choix pour le test en cliquant sur « + Ajouter un utilisateur ». Cette personne recevra un courriel. Passez ensuite à l’étape suivante.

En cliquant sur votre nom en haut à droite de votre écran, vous trouvez la rubrique « Institutions ». Si vous la sélectionnez, vous obtenez une liste de vos institutions enregistrées ainsi qu’un bouton pour en ajouter. Cliquez sur « Ajouter une école à journée continue ». Remplissez le formulaire. Pour l’adresse électronique de l’administrateur/trice, sélectionnez celle de la personne qui est responsable des inscriptions à l’école à journée continue (p. ex. directeur/trice de l’école à journée continue). Si vous vous occupez de toute la procédure de la commune pour les écoles à journée continue, y compris des confirmations d’inscriptions, vous pouvez également indiquer votre adresse électronique ou l’adresse officielle de l’école à journée continue. Pour la formation, vous pouvez aussi inscrire une adresse fictive étant donné qu’elle ne sera pas utilisée. Vous pouvez par exemple procéder comme suit :

Cliquez ensuite sur « Nouvelle institution » pour finaliser le profil de l’école à journée continue. La commune peut désormais compléter les données de base de l’institution et configurer les modules de l’école à journée continue (cf. point « Compléter les données de base et configurer les modules »). Si l’institution existe déjà, puisqu’elle a été créée pour la compensation des charges, cliquez sur « convertir en École à journée continue».

Si une personne de l’école à journée continue se charge de créer les modules et de compléter les données de base et/ou de gérer les inscriptions à l’école à journée continue (p. ex. directeur/trice de l’école à journée continue), elle doit au préalable être invitée en tant qu’utilisateur/trice « Administrateur/trice institution » (cf. point « Inviter des collaborateurs/trices »).

Dans le cadre de ce tutoriel, vous pouvez ignorer l’invitation.

Une fois que vous avez ajouté une institution, vous êtes redirigé-e directement vers les données de base de l’institution. Celles-ci doivent être complétées. Pour cela, cliquez sur « Traiter les informations de l’institution » en bas de la page.

Remplissez tous les champs. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires. Vous pouvez par exemple fournir les informations suivantes :

Allez en bas de la page. Vous y trouvez les périodes pour lesquelles les modules de l’école à journée continue doivent être configurés. Cliquez pour cette formation sur la prochaine période, les modules déjà existants pour cette période s’affichent. Le tableau devrait être encore vide. Vous pouvez ajouter un nouveau module en cliquant sur « + Ajouter un nouveau module ».

Une fenêtre s’ouvre. Remplissez les champs. Vous pouvez par exemple indiquer les informations suivantes :

Cliquez sur « OK » pour sauvegarder le module et retourner à la liste des modules configurés. Votre nouveau module s’affiche. Ajoutez si besoin d’autres modules et terminez ensuite la configuration en cliquant sur « Enregistrer l’institution ».

Il existe deux possibilités pour s’inscrire en ligne. Si les parents n’ont pas déposé leur demande en ligne directement via kiBon, vous devez reporter vous-même les données du formulaire papier dans l’application. Ce tutoriel vous montre comment saisir ces informations.

Pour commencer, cliquez sur le bouton rouge « + Ouvrir un cas » situé dans la partie droite du menu de navigation de couleur rouge. 

La capture d’écran ci-après présente les différents éléments de l’application :

1. En-tête
   Contient la fonction de recherche, le bouton d’aide et le menu déroulant de votre profil. Visible en permanence.
2. Menu de navigation
   Permet de naviguer dans les principales rubriques de kiBon. Également visible en permanence.
3. Menu de la demande
   Affiche les différentes options disponibles relatives à la demande ouverte.
4. Sommaire de la demande
   Donne une vue d’ensemble des informations à fournir relatives à la demande.
5. Panneau de commande
   C’est ici que toutes les informations requises doivent être saisies. Il s’agit de l’écran de travail principal.
6. Commentaires
   Étant donné que les demandes peuvent être traitées par plusieurs personnes, vous pouvez laisser des commentaires à l’intention d’autres collaborateurs/trices. Vous pouvez aussi utiliser les remarques comme aide-mémoire Les commentaires internes sont épinglés au point ouvert du sommaire (n° 4 ci-avant). Les remarques disponibles sont des commentaires portant sur l’ensemble de la demande.

Ouvrir un cas

Veuillez saisir à présent toutes les données nécessaires pour ouvrir un cas. Vous trouverez ci-après un modèle pour vous aider.

Données requises

CRÉER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER

CONTINUER

INSCRIRE DÉFINITIVEMENT

Retournez à la rubrique « Prise en charge » afin de remplir les autres informations.

CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER 

ENREGISTRER ET CONTINUER 

ENREGISTRER ET CONTINUER 

ENREGISTRER ET CONTINUER 

CONTINUER

TERMINER

L’inscription est saisie. A présent, elle doit être confirmée par l’école à journée continue.

Selon la répartition des tâches entre la commune et l’école à journée continue, la confirmation de l’inscription peut être effectuée par un-e collaborateur/trice de l’école à journée continue ou par vous en tant que représentant-e de la commune. Dans ce tutoriel, vous allez traiter l’inscription directement en tant que commune. Rendez-vous dans les « Inscriptions » via la barre de navigation rouge. Vous y trouvez toutes les inscriptions de votre commune pour les écoles à journée continue. S’affiche notamment la demande nouvellement créée. Son statut est actuellement « Inscription en cours ». Ouvrez la demande en cliquant dessus. Vous arrivez directement sur l’inscription de l’enfant.

La tâche de l’école à journée continue consiste à contrôler l’inscription et à adapter (corriger) les modules le cas échéant. Ensuite, l’école à journée continue (ou dans le cas présent, vous) a les possibilités suivantes :

• Institution erronée : l’inscription est renvoyée à la commune. Celle-ci peut alors sélectionner la bonne école à journée continue (à laquelle l’enfant est affecté).
• Annuler : une inscription erronée, par exemple l’enfant ne va pas dans une école à journée continue de votre commune / il ne s’agit pas d’un enfant en âge scolaire, etc.
• Accepter: l’inscription est correcte ou a été corrigée.

Acceptez l’inscription.

La famille reçoit par courriel la confirmation de l’inscription définitive ainsi que le tarif.

Inscription terminée

Félicitations ! Vous avez créé et confirmé votre première inscription à une école à journée continue sur kiBon. Cette inscription peut être consultée sur « Tous les cas » ou à l’aide de la fonction de recherche.

Les demandes terminées peuvent être consultées en tout temps. Elles peuvent en outre être vérifiées par l’Intendance des impôts. (Attention : uniquement lorsque vous avez invité un-e utilisateur/trice « Collaborateur/-trice spécialisé-e bureau des impôts »). En cas de recours, la demande peut être bloquée au moyen du bouton « Recours pendant ». Il suffit de cliquer sur « Terminer le recours » une fois ce dernier réglé.

Comme c’était le cas jusqu’à présent, une inscription à l’école à journée continue est en principe définitive et ne peut être modifiée. Les changements dans la prise en charge sont annoncés directement à l’école à journée continue, hors kiBon. Les cas suivants peuvent être modifiés dans kiBon (tout ce qui ne concerne pas l’inscription terminée) :

• Situation financière
• Situation familiale
• Adresse
• Enfants
• Détérioration du revenu

Sebastian Lehmann perd son emploi en raison de mesure d’économie. Il s’inscrit à l’ORP et subit une baisse de revenus. Il l’indique dans kiBon par le biais d’une détérioration de revenu.

Vous pouvez retrouver l’inscription soit via la rubrique « Tous les cas », soit via la fonction de recherche. Dans le menu de navigation de couleur bleue, cliquez sur le bouton « Changer » pour commencer à modifier la demande.

Cliquez sur „Créer“ pour ouvrir la mutation. Naviguez maintenant vers les points de navigation sur le côté gauche, qui doivent être modifiés.

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

Après avoir modifié la situation financière, vous devez à nouveau l’accepter et « Terminer » l’inscription.

Dès lors, le tarif est recalculé et les parents reçoivent une nouvelle confirmation avec le tarif adapté.

Félicitations ! Vous avez fait le tour du tutoriel ! L’accès au système test reste ouvert. En d’autres termes, vous pouvez faire autant d’essais que vous le souhaitez. Si vous vous trouvez face à un cas compliqué et que vous ne savez pas exactement comment le traiter dans kiBon, vous pouvez le saisir dans le système test. Etant donné que ce dernier est accessible publiquement, nous vous recommandons d’anonymiser les données. 

Avez-vous des questions ? Certains éléments ne sont-ils pas clairs ? Votre avis nous est utile.  

support@kibon.ch 

031 378 24 33 

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