Zahlungen

In diesem Blogeintrag erklären wir Ihnen den Ablauf der Zahlungen.

Alle Gemeinden müssen ab Periodenstart monatlich einen Zahlungslauf erstellen. Darin werden jeweils die Gutscheine aus dem aktuellen Monat , plus die Nachkorrekturen aus den vorigen Monaten ausbezahlt. (Es ist nicht möglich, im Voraus Zahlungen zu generieren für folgende Monate)

Unter der Rubrik «Zahlungen» können Sie eine neue Zahlung erstellen und Sie erhalten ausserdem eine Übersicht bereits erstellter Zahlungen.

Zu Beginn der Seite können neue Zahlungen erfasst werden. Tragen Sie das Fälligkeitsdatum (an diesem Datum wird der Zahlungslauf in der Bank ausgelöst) ein. Als Beschrieb geben Sie «Zahlungslauf gewünschter Monat» an, um die Zahlung in der Liste einfacher identifizieren zu können.

Wählen Sie anschliessend bei der Frage, ob sie sicher sind «ja».

Die Zahlung ist jetzt als Entwurf in den Zahlungsaufträgen hinzugefügt.

Zu diesem Zeitpunkt können Sie nur noch über das Editierungs-Icon  das Fälligkeitsdatum sowie den Beschrieb bearbeiten. Klicken Sie auf den Eintrag, um die Detail-Ansicht zu öffnen und zu überprüfen, welcher Betrag zu welcher Institution überwiesen wird.

Jede Zahlung kann entweder als Zahlungsfile für die Bank respektive Postfinance «PAIN001» oder als Excel-Datei heruntergeladen werden. Die Zahlungsdatei «PAIN001» muss anschliessend im E-Banking oder Postfinance eingelesen/importiert werden.

Nun müssten Sie als Gemeinde, ausserhalb von kiBon, die Zahlungsdatei in ihr Bank-/Zahlungsprogramm hochladen. Somit würden die entsprechenden Beträge am Fälligkeitsdatum an die Institutionen ausbezahlt werden. Sobald die Zahlung im Bank-/Zahlungsprogramm ausgelöst wurde, kann in kiBon die Zahlung mittels Klick auf den grünen Pfeil „ausgelöst“ werden. In dem Sie auf den grünen Pfeil klicken, teilen Sie kiBon mit, dass Sie die Beträge an die Institution ausbezahlt resp. die Zahlung ausgelöst haben. Nun sehen die Institutionen, welchen Betrag sie von Ihnen erhalten sollten und können die Detailpositionen dazu herunterladen. Die Institutionen können in kiBon den Zahlungserhalt bestätigen, sobald sie das Geld erhalten haben.

Navigieren Sie zurück auf die Übersicht und bestätigen Sie über das   Icon, dass die Zahlung übermittelt wurde.

Falls das Betreuungspensum nachträglich stark reduziert wird, kann es im neuen Zahlungslauf auch zu Minusbeträgen kommen. Diese entstehen nur falls man beim Verfügen der Mutation das Feld «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen.» auswählt. Diese Minusbeträge können zum Teil nicht komplett im kiBon beglichen werden, da die Auszahlung nicht so hoch ist, wie die Minusbeträge und müssen somit ausserhalb von kiBon beglichen werden.

Sofern eine Zahlung bereits ausbezahlt wurde, es nachträglich eine Mutation gibt, welche die bereits ausbezahlten Zahlungen nachträglich beeinflussen, kommt beim Verfügen der Mutation folgende Meldung (siehe Abbildung).

Wenn in dieser Meldung «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen.» ausgewählt wird und es zuvor in der Mutation eine starke Reduktion der Betreuung gegeben hatte, kann es im neuen Zahlungslauf zu Minusbeträgen kommen (siehe nächste Abbildung).

Falls dies der Fall ist, erscheint unter der Rubrik «Zahlungen», beim aktuellen Zahlungslauf, neben dem Betrag folgendes Icon . Mit dem Anwählen des Icons erscheint ein Infofeld (siehe Abbildung), in welchem informiert wird, dass die Rückzahlung des Minusbetrages nicht über kiBon abgewickelt werden kann und dieser Betrag der Institution in Rechnung gestellt werden muss.

Um eine genaue Auflistung der Beträge von den einzelnen Kitas/Tagesfamilien anzusehen, kann man wie auf der Abbildung unterhalb zu sehen ist, den Listeneintrag des Zahlungslauf auswählen.

Wichtig: Schauen Sie sich diesen Eintrag immer an. Auch wenn ein Negativbetrag hier beim Zahlungslauf unter «Betrag» aufgeführt ist, kann es trotzdem positive Auszahlungsbeträge für einzelne Institutionen geben (d.h. auch das Zahlungsfile ist in jedem Fall im Bankprogramm hochzuladen).

Nach dem Auswählen des Eintrages wird eine genaue Auflistung der Beträge, der einzelnen Kitas/Tagesfamilien ersichtlich. Somit hat man eine genaue Übersicht welche Beträge für welche Institution, mit dem Hochladen des Zahlungsfiles ins Bankprogramm, ausgelöst resp. ausserhalb von kiBon zurückgefordert werden müssen (Rechnung stellen).

Ausnahmefall:
Falls Sie beim Verfügen eine rückwirkende Korrektur ignoriert haben, erscheinen diese Zahlungen nicht in der PAIN-Datei, jedoch werden sie in der Detailauflistung in der Excel-Datei mit dem Status «ignoriert» dargestellt. Im untenstehenden Print-Screen finden Sie ein Beispiel davon. Diese Beiträge müssen den Eltern ausserhalb kiBon in Rechnung gestellt oder ausbezahlt werden.