Gestion des versements pour les communes

Le présent article de blog détaille le processus de paiement.

À compter du début de la période couverte par la demande, la commune verse mensuellement le montant des bons pour le mois en cours en y ajoutant ou en déduisant le montant des corrections concernant les mois précédents (cf. art. 66 de l’ordonnance sur les programmes de soutien à l’enfance, à la jeunesse et à la famille [OEJF]). Il n’est pas possible de saisir des versements à l’avance pour les mois suivants.

Chapitres :

Établir un cycle de paiement

Cliquez sur la rubrique « Versements » pour saisir de nouveaux versements et obtenir un aperçu de ceux déjà enregistrés.

Dans le champ prévu à cet effet, entrez la date d’échéance (date à laquelle la banque exécutera le cycle de paiement). Dans le champ « Description », indiquez le mois du paiement afin de le retrouver plus facilement dans la liste.

Date d’échéance : cette date indique l’échéance du paiement et sera reprise par la banque ou par PostFinance pour exécuter le paiement une fois que le fichier de versement («PAIN») aura été téléchargé dans l’e-banking.

Généré: il s’agit de la date à laquelle le fichier de versement a été généré dans kiBon. Elle ne peut pas être modifiée manuellement. Le fichier de versement contient l’ensemble des décisions ou des bons encore non versés pour lesquels une décision a été rendue, ainsi que tous les versements à titre correctif des mois précédents.

Après avoir saisi les données, cliquez sur « Établir un versement », puis sur « OK » lorsque le programme vous demande de confirmer le versement.

Le projet de paiement figure à présent dans les ordres de versement.

À ce stade, l’icône vous permet uniquement de modifier la date d’échéance et la description. Une fois confirmé, le cycle de paiement ne peut plus être modifié ni supprimé. Nous vous recommandons d’ouvrir le versement en cliquant sur la ligne correspondante afin de contrôler les montants à verser aux structures d’accueil.

Liste des versements et détail par structure d’accueil

Pour obtenir une vue détaillée des montants à verser aux différentes crèches et organisations d’accueil familial de jour, cliquez sur le versement souhaité dans la liste (cf. capture d’écran-ci dessous).

Important : affichez toujours le détail d’un versement. Même si la colonne « Montant » indique une valeur négative, certains montants peuvent être positifs pour certaines structures d’accueil (le fichier de versement doit également dans tous les cas être téléchargé dans l’e-banking).

Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, une liste détaillée des montants à verser aux différentes crèches et organisations d’accueil familial de jour s’affiche. En téléchargeant le fichier de versement dans l’e-banking, vous pouvez voir précisément les montants à verser, les structures d’accueil bénéficiaires ainsi que les montants à réclamer (à facturer) en dehors de kiBon.

Fichier de versement et fichier Excel avec détail des postes

Chaque versement peut être téléchargé sous forme de fichier « PAIN001 », destiné à la banque ou à PostFinance (plus d’informations au chapitre « Paiement »), ou de fichier Excel .

La feuille « Totals » du fichier Excel récapitule les montants à virer aux structures d’accueil lors du prochain versement et, le cas échéant, ceux dont le remboursement doit être réclamé en raison d’une modification de la prise en charge. La feuille « Data » liste les montants par enfant et par mois.

Tous les montants qui ne comportent pas de « X » dans la colonne L (« Ne s’applique pas lors du cycle de paiement ») seront versés. La somme des montants par structure d’accueil figurant sur la feuille « Data » correspond au total à verser indiqué sur la feuille « Totals ».

Les lignes comportant un « X » dans la colonne K (« Rectification ») mais pas dans la colonne L (« Ne s’applique pas lors du cycle de paiement ») correspondent aux corrections effectuées en raison d’une adaptation de la prise en charge et pour lesquelles l’option « Oui, prendre les corrections en compte lors du prochain cycle de paiement » a été sélectionnée au moment de rendre la décision (cf. capture d’écran ci-dessous).

Montants négatifs

Si le taux de prise en charge est fortement réduit a posteriori, le montant total destiné à la structure d’accueil dans le cycle de paiement peut être négatif (cf. capture d’écran ci-dessous).

Si tel est le cas, l’icône apparaît à côté du montant, sous la rubrique « Versements » dans le cycle de paiement en cours. En passant le curseur sur l’icône, un message apparaît (voir capture d’écran) signalant que le remboursement du montant négatif ne peut pas être traité via kiBon et que ce montant doit être facturé manuellement à la structure d’accueil.

Cliquez sur la ligne correspondante pour afficher une vue d’ensemble des montants à verser ou, le cas échéant, à réclamer à la structure d’accueil :

Paiement

Pour procéder au paiement, il faut scanner ou importer le fichier « PAIN001 » dans l’e-banking ou dans PostFinance.

En votre qualité de commune, vous devez à présent charger le fichier dans votre programme e-banking, en dehors de kiBon. Ce faisant, les montants correspondants seront versés aux structures d’accueil à la date d’échéance. Il vous faut alors confirmer, en cliquant sur la flèche verte dans kiBon, que le paiement a été exécuté et que les montants ont été versés.

Retournez à l’aperçu et cliquez sur la flèche vertepour confirmer que le paiement a été transmis. Le statut du versement passe de « projet » à « envoyé ». Les structures d’accueil peuvent à présent voir quel montant elles recevront de la commune et télécharger le détail des postes. Elles peuvent également confirmer dans kiBon qu’elles ont bien reçu le paiement.

Versements à titre correctif non pris en compte lors d’un cycle de paiement

Il se peut que certaines corrections ne soient pas prises en compte dans un cycle de paiement. Tel est notamment le cas lorsque le bon de garde a été modifié à la suite d’un changement de situation financière ou que le droit a été réduit rétroactivement en raison d’une adaptation du besoin. Ces montants doivent être versés ou facturés aux personnes requérantes en dehors de kiBon. Même si la prise en charge est modifiée pour une période qui a déjà été ignorée une première fois dans un cycle de paiement, les corrections doivent être traitées directement avec les personnes ayant déposé la demande (cf. article sur l’interface avec les données fiscales).

Les corrections rétroactives non prises en compte lors du cycle de paiement (option sélectionnée au moment de la décision) n’apparaissent pas dans le fichier « PAIN », mais figurent sur la feuille « Data » du fichier Excel avec le statut « Ne s’applique pas lors du cycle de paiement » (cf. exemple ci-dessous).

Les lignes comportant un « X » dans la colonne L (« Ne s’applique pas lors du cycle de paiement ») doivent être traitées en dehors de kiBon en cas de versement à titre correctif.

En additionnant tous les « montants en francs » signalés par un « X » dans la colonne L relatif à un même enfant, on obtient le montant total qui devra être réclamé ou versé ultérieurement aux personnes ayant déposé la demande (cf. article sur l’interface avec les données fiscales). Dans l’exemple suivant, les personnes requérantes doivent rembourser un montant de 513,20 francs.

Dans cet exemple, le montant de 434,35 francs figurant sur la ligne directement au-dessous de l’encadré rouge concerne le même enfant/la même demande, mais il sera versé automatiquement dans kiBon lors du cycle de paiement. Il s’agit du mois en cours pour lequel aucune correction n’est nécessaire, et qui ne doit pas être ignoré lors du cycle de paiement. Pour cette raison, le chiffre apparaît en noir et les colonnes K et L correspondantes ne comportent pas de « X ».

Corrections à ignorer ou à prendre en compte lors du cycle de paiement

Lorsque les montants déjà versés (bons de garde des mois précédents) doivent être corrigés, le message suivant s’affiche :

Selon la modification, vous pouvez choisir entre l’une ou l’autre des options ci-dessous. Parfois, vous devez choisir la seconde option.

« Oui, prendre les corrections en compte lors du prochain cycle de paiement »

Cette option doit uniquement être sélectionnée en cas de changements rétroactifs dans la prise en charge. Elle est possible uniquement si aucun versement à titre correctif n’a été ignoré jusqu’à présent dans le cycle de paiement pour le mois concerné.

Avec cette option, les corrections peuvent être prises en compte normalement dans le cadre du paiement à la structure d’accueil.

Si le taux de prise en charge concernant les mois déjà versés (p. ex. pour les organisations d’accueil familial de jour) est modifié a posteriori et que l’enfant a quitté la structure dans l’intervalle, il vaut la peine de choisir l’option « Oui, mais ignorer les corrections ».

« Oui, mais ignorer les corrections »

En cas de corrections rétroactives ayant une influence sur le montant du bon (situation financière, baisse du revenu, situation familiale, taux d’occupation, etc.), seule l’option « Oui, mais ignorer les corrections » devrait être sélectionnée, car les montants corrigés doivent être impérativement facturés directement aux personnes requérantes, en dehors de kiBon. Les informations erronées à l’origine des corrections ont été fournies par les personnes requérantes, et la structure d’accueil n’y est pour rien. Pour cette dernière, la facturation est d’ailleurs déjà bouclée à ce moment.

Dans un tel cas, vérifiez impérativement la feuille « Data » du fichier Excel généré pour le cycle de paiement. C’est là que figurent les montants exacts à facturer directement aux personnes requérantes. Nous renvoyons également au chapitre ci-avant « Versements à titre correctif non pris en compte lors d’un cycle de paiement ».

Remarque : le mois qui a déjà été ignoré une fois sera automatiquement ignoré par la suite et ce, quelle que soit la modification (taux de prise en charge compris).

Conséquences induites par plusieurs mutations sans qu’un cycle de paiement n’ait eu lieu dans l’intervalle

Si plusieurs décisions de mutations sont rendues sans qu’un cycle de paiement n’ait eu lieu dans l’intervalle, il vous est demandé de choisir entre les deux options pour chaque mutation. Remarque : c’est l’option sélectionnée au moment de la dernière mutation décidée qui s’applique au cycle de paiement.

Contexte

Dans le cadre de la première mutation du 15 octobre 2024, la situation financière est modifiée rétroactivement, de sorte que des versements à titre correctif sont nécessaires. Dans le message qui s’affiche, seule l’option « Oui, mais ignorer les corrections » peut être sélectionnée étant donné que de telles corrections doivent toujours être traitées en dehors de kiBon.

Dans le cadre de la seconde mutation 2 du 15 octobre 2024, le taux de prise en charge est adapté rétroactivement pour les mois d’août à décembre. Le message s’affiche également. Mais comme il s’agit d’une modification du taux de prise en charge, la commune peut choisir quelle option elle souhaite appliquer. L’option « Oui, prendre les corrections en compte lors du prochain cycle de paiement » est sélectionnée.

Que se passe-t-il à présent ?

Exemple 1 : aucun cycle de paiement n’a lieu entre les deux mutations

Étant donné qu’aucun cycle de paiement n’a eu lieu entre les deux mutations, l’option « Oui, prendre les corrections en compte lors du prochain cycle de paiement » sélectionnée lors de la seconde mutation remplace l’option choisie lors de la première mutation. Par conséquent, les montants corrigés issus des deux mutations sont repris dans le cycle de paiement à la structure d’accueil.

Cette procédure n’est pas correcte, car l’argent doit en réalité être réclamé à la partie qui a fourni de fausses informations. En l’espèce, il aurait fallu soit effectuer un cycle de paiement entre les deux mutations, soit sélectionner l’option « Oui, mais ignorer les corrections » lors de la seconde mutation.

Cette procédure n’est pas recommandée pour les demandes portant sur un accueil par des accueillantes et accueillants en milieu familial (AMF). Certaines structures travaillent en effet sur la base de corrections provisoires des bons afin d’éviter des différences de facturation. Cette procédure leur occasionnerait un surcroît de travail. Dans cette situation, il est conseillé d’effectuer un cycle de paiement entre les deux mutations.

Exemple 2 : un cycle de paiement est effectué entre les deux mutations

Cycle de paiement après la première mutation : les montants à titre correctif déjà versés pour les mois d’août et de septembre dans le cadre de la première mutation ne peuvent pas être repris lors du cycle de paiement aux structures. Ils doivent par conséquent être soit réclamés, soit versés aux personnes requérantes en dehors de kiBon.

Cycle de paiement après la seconde mutation : étant donné que les mois d’août et de septembre ont déjà été traités en dehors de kiBon, il faudra continuer à procéder de la sorte. L’option « Oui, prendre les corrections en compte lors du prochain cycle de paiement » sélectionnée dans le cadre de la seconde mutation ne s’applique donc que pour les « nouveaux » mois. De cette façon, les corrections relatives aux bons de garde pour les mois d’octobre, de novembre et de décembre sont prises en compte dans le cycle de paiement à la structure d’accueil.

Pour cette raison, nous recommandons d’abord de terminer les mutations relatives à la prise en charge et de clore les écarts, puis de procéder à la mutation de la situation financière sur la base de la décision définitive ou une fois la période achevée.

Si vous ne pouvez pas attendre aussi longtemps, nous conseillons de saisir d’abord toutes les mutations relatives à la prise en charge pour les mois précédents déjà versés, puis de créer un cycle de paiement et d’effectuer ensuite la mutation de la situation financière.

Cas particulier : message relatif aux versements à titre correctif lors de mutation sans changement

Exemple : les personnes requérantes déménagent au sein de la même commune. Ils créent une mutation à cet effet. Bien que le montant du bon ne change pas, le message relatif aux versements à titre correctif apparaît au moment de rendre la décision.

Cela se produit uniquement lorsqu’une décision portant sur une mutation avec des changements a été rendue auparavant sans qu’un cycle de paiement n’ait été effectué depuis :

14.07.2024 : les parents déposent une demande de bons de garde
23.07.2024 : la demande est soumise à la commune pour décision
Juillet-septembre : la commune établit des cycles de paiement réguliers
12.10.2024 : les parents créent une mutation avec un changement relatif à la situation financière. Le message concernant le versement à titre correctif s’affiche. La commune doit sélectionner « Oui, mais ignorer les corrections ». La décision relative à la première mutation est rendue.
23.10.2024 : les parents déménagent au sein de la commune et créent une mutation à cet effet. Bien que le montant du bon ne change pas, le message concernant les versements à titre correctif apparaît au moment de rendre la décision.
29.10.2024 : la commune établit le cycle de paiement pour octobre.

En l’espèce, lorsque le message s’affiche, il est conseillé de choisir, pour la seconde mutation, la même option que celle choisie pour la première mutation. Sinon, l’option sélectionnée lors de la seconde mutation remplace l’option choisie lors de la première mutation (cf. chapitre « Conséquences induites par plusieurs mutations »). Cela signifierait que la correction du bon de garde suite à une modification de la situation financière serait traitée par la structure d’accueil, alors que cette dernière n’a rien à voir avec cette adaptation et qu’elle a déjà bouclé la facturation.

Si la commune avait en revanche procédé à un cycle de paiement entre les décisions relatives à la première (12.10.2024) et à la seconde mutation (23.10.2024), le message ne serait pas apparu.