KiBon est une interface en ligne entre les familles, les structures d’accueil extrafamilial et les communes, qui vous permet de gérer les demandes de bons de garde (BG) avec toutes les parties impliquées.

Au terme de ce tutoriel, vous connaîtrez les différents processus ainsi que les fonctions offertes par kiBon et vous serez en mesure de remplir les obligations qui incombent à votre commune

Comme présenté ci-dessus, vous avez pour tâche principale de contrôler et de corriger les demandes, de rendre les décisions et de procéder aux versements mensuels.

Pour effectuer la formation, veuillez nous envoyer un e-mail à: support@kibon.ch avec comme objet: “Tester kiBon en tant que commune”.

Nous avons besoin des informations suivantes de votre part pour activer votre commune dans le système de test:

• Adresse e-mail de l’administrateur: dans le meilleur des cas, une adresse personelle professionnelle (c’est-à-dire pas info@xy.ch ou similaire), car ce compte sera lié à la personne et, le cas échéant, bloquée lors de sa démission.
• Votre commune a-t-elle déjà été enregistrée dans l’environnement productif de kiBon?

Si vous nous avez envoyé ces informations par courriel, vous recevrez un courriel d’invitation. Cliquez sur le lien figurant dans le courriel et suivez les instructions qui vous sont données sur le site internet pour arriver au profil de votre commune.

Une fois que vous serez enregistré-e, vous pouvez accéder au profil de votre commune. Il ne vous reste plus qu’à le compléter. La commune sera active sur kiBon que lorsque les données de base auront été sauvegardées. N’oubliez pas de charger le logo de la municipalité (en haut à droite via “Sélectionner fichier”). Il sera affché lors de vos correspondance.

La configuration de base correspond aux prescriptions de l’ordonnance sur les programmes de soutien à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (OEJF). Vous avez cependant la possibilité de définir des contingents et de fixer l’âge jusqu’auquel les enfants peuvent bénéficier de bons de garde dans votre commune.

Bienvenue dans kiBon

Après avoir enregistré le profil de la commune, veuillez revenir à la page d’accueil. Nous vous recommandons de suivre les étapes du tour guidé.

Une fois ce dernier terminé, vous vous trouvez à la rubrique des cas en suspens. Vous pouvez passer à l’étape suivante.

Comme expliqué lors du tour guidé, les paramètres peuvent être modifiés via le profil, au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran. En cliquant sur votre nom, vous ouvrez les options de gestion disponibles.

Dans la liste des utilisateurs, les administrateurs peuvent voir toutes les personnes actuellement enregistrées pour la commune. Il est possible d’ajouter de nouveaux collaborateurs au moyen du bouton rouge situé au-dessous de la liste.

Les utilisateurs peuvent jouer différents rôles. En tant que responsable de la commune, vous êtes un-e administrateur/trice BG. Il existe les fonctions suivantes :

• Administrateur/trice BG
  • Gestion des bons de garde
  • Tâches administratives supplémentaires telles que gestion des utilisateurs de la commune
• Juriste
  • Droits de lecture de tous les demandes
• Réviseur/euse
  • Droits de lecture de tous les bons de garde
• Collaborateur/trice spécialisé-e BG
  • Gestion des bons de garde
• Collaborateur/trice spécialisé-e bureau des impôts
  • Traitement des demandes validées pour le bureau des impôts

Vous pouvez inviter une utilisatrice ou un utilisateur de votre choix pour le test. Cette personne recevra un courriel. Passez ensuite à l’étape suivante.

Si les parents n’ont pas déposé leur demande en ligne directement via kiBon, vous devez reporter vous-même les données du formulaire papier dans l’application. Ce tutoriel vous montre comment saisir ces informations.

Pour commencer, cliquez sur le bouton rouge « + Ouvrir un cas » situé dans la partie droite du menu de navigation de couleur rouge. 

La capture d’écran ci-après présente les différents éléments de l’application :

1. En-tête
   Contient la case de recherche, le bouton d’aide et le menu déroulant de votre profil. Visible en permanence.
2. Menu de navigation
   Permet de naviguer dans les principales rubriques de kiBon.Egalement visible en permanence.
3. Menu de la demande
   Affiche les différentes options disponibles relatives à la demande ouverte.
4. Sommaire de la demande
   Fournit une vue d’ensemble des informations à fournir relatives à la demande.
5. Panneau de commande
   C’est ici que toutes les informations requises doivent être saisies. Il s’agit de l’écran de travail principal.
6. Commentaires
   Etant donné que les demandes peuvent être traitées par plusieurs personnes, vous pouvez laisser des commentaires à l’eur intention. Vous pouvez aussi utiliser les remarques comme aide-mémoire. Les commentaires internes sont épinglés au point ouvert du sommaire (no 4 ci-avant)

Ouvrir un cas

Veuillez saisir à présent toutes les données nécessaires pour ouvrir un cas. Vous trouverez ci-après un modèle pour vous aider.

Données requises

CRÉER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUE

Ajouter enfant

ENREGISTRER ET CONTINUER

Ajouter des informations concernant la prise en charge

DEMANDER UNE CONFIRMATION DE PLACE

CONTINUER

Ajouter activité

ENREGISTRER

Ajouter activité

ENREGISTRER

(de nouveau) Ajouter activité

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER

ENREGISTRER ET CONTINUER 

ENREGISTRER ET CONTINUER 

ENREGISTRER ET CONTINUER 

ENREGISTRER ET CONTINUER 

Aucun document ne peut être téléchargé dans le système test. 

CONTINUER

Le statut de la demande est actuellement « En attente » étant donné que la place doit encore être confirmée. 

Vous pouvez passer à l’étape suivante. 

(À ce stade, la situation financière peut déjà être contrôlée. Si vous le faites déjà, vous pouvez sélectionner “Circonstances financières acceptées/rejetées” puis cliquer sur le bouton “Vérifié”.)

La demande est à présent saisie. Afin que vous connaissiez également le processus du point de vue des structures d’accueil, nous vous invitons à changer de rôle.   

Se connecter en tant que collaboratrice ou collaborateur d’une structure d’accueil  

Déconnectez-vous au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran. 

Cliquez sur le lien suivant pour vous connecter en tant que collaboratrice ou collaborateur d’une structure d’accueil : https://demo.kibon.ch/web/#/tutorial/institution. 

Une fois connecté-e, vous vous trouvez à la rubrique des cas en suspens. La demande que vous avez saisie précédemment se trouve dans cette liste, qui peut comporter d’autres demandes. Recherchez celle qui vous intéresse dans la colonne « Commune » et ouvrez–la.  

Confirmer la place 

Vous êtes directement redirigé-e vers l’onglet « Prise en charge ». Veuillez remplir les champs suivants : 

Confirmez la place sans effectuer d’autres modifications. 

La demande a disparu de la liste des cas en suspens. Vous pouvez à présent vous déconnecter au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran et vous reconnecter sur la page d’accueil en tant que commune au moyen de votre adresse électronique personnelle.

La demande se trouve à présent dans la liste des cas en suspens de votre commune. Ouvrez-la et cliquez sur « Rendre une décision » dans la colonne de gauche. 

Vous pouvez désormais accéder aux données déterminante pour la décision. Veuillez contrôler la situation financière et cliquer sur « Vérifié ». 

Vous pouvez maintenant démarrer le processus de décision en cliquant sur le bouton correspondant. Si vous jetez un œil à la ligne concernant Livia Lehmann, vous remarquerez que le statut est à présent « Confirmé ». 

Cliquez sur les flèches pour contrôler les chiffres, vérifier les motifs et afficher la décision au format PDF. Veuillez confirmer que toutes les données saisies sont correctes avant de cliquer sur le bouton « Rendre une décision ».  

Décision rendue 

Félicitations ! Vous venez d’édicter votre première décision via kiBon. Vous pouvez à présent afficher la correspondance au format PDF, que nous vous recommandons de lire attentivement. 

La demande a disparu de la liste des cas en suspens. Vous pouvez la retrouver à la rubrique « Tous les cas » ou au moyen du menu de recherche. 

Les demandes ayant fait l’objet d’une décision peuvent être consultées en tout temps. Elles peuvent en outre être vérifiées par l’Intendance des impôts. En cas de recours, la demande peut être bloquée au moyen du bouton « Recours pendant ». Il suffit de cliquer sur « Terminer le recours » une fois ce dernier réglé.  

Une fois la décision rendue, vous pouvez générer le premier paiement. Pour ce faire, cliquez sur la rubrique « Versements ». 

Un aperçu de tous les paiements s’affiche. Vous avez maintenant la possibilité de générer un nouveau versement. Veuillez inscrire le 20. du mois actuelle comme date d’échéance. Dans le champ « Description », nous vous conseillons de préciser le mois du paiement (p. ex. « versement août ») afin de le retrouver plus facilement dans la liste. 

Une fois que l’opération apparaît dans les ordres de paiement, seules la date d’échéance et la description peuvent être modifiées au moyen du bouton prévu à cet effet. Nous vous recommandons d’ouvrir le versement en cliquant sur la ligne correspondante afin de contrôler les montants à verser aux structures d’accueil. 

Vous pouvez télécharger les informations relatives au versement au format Excel ou PAIN001-XML.

Revenez à l’aperçu et confirmez via l’icône que le paiement a été soumis.

La famille Lehmann déménage.  

Pour modifier les données, ouvrez la demande correspondante. Vous pouvez la retrouver soit via la rubrique « Tous les cas », soit via le menu de recherche. Dans le menu de navigation de couleur bleue, cliquez sur le bouton « Changer » pour commencer à modifier la demande. 

Saisissez la date du changement, par exemple le date d’aujourd’hui, et commencez le processus. La colonne de gauche vous permet de passer d’une rubrique à l’autre pour modifier les données.  

Après chaque changement d’adresse, la demande doit faire l’objet d’une nouvelle décision. Essayez de le faire sans aide du tutoriel. Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez bien entendu y revenir a le chapitre “rendre une decision”.

Une fois la nouvelle décision rendue, jetez encore un œil à la correspondance. Que remarquez-vous ?

Félicitations ! Vous avez fait le tour du tutoriel ! L’accès au système test reste ouvert. En d’autres termes, vous pouvez faire autant d’essais que vous le souhaitez. Si vous vous trouvez face à un cas compliqué et que vous ne savez pas exactement comment le traiter dans kiBon, vous pouvez le saisir dans le système test. Etant donné que ce dernier est accessible publiquement, nous vous recommandons d’anonymiser les données. 

Avez-vous des questions ? Certains éléments ne sont-ils pas clairs ? Votre avis nous est utile.  

support@kibon.ch 

031 378 24 33