BIENVENUE DANS KIBON POUR LES COMMUNES

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KiBon est une interface en ligne entre les familles, les structures d’accueil extrafamilial et les communes, qui vous permet de gérer les demandes de bons de garde (BG) avec toutes les parties impliquées.

Au terme de ce tutoriel, vous connaîtrez les différents processus ainsi que les fonctions offertes par kiBon et vous serez en mesure de remplir les obligations qui incombent à votre commune

Comme présenté ci-dessus, vous avez pour tâche principale de contrôler et de corriger les demandes, de rendre les décisions et de procéder aux versements mensuels.

Pour de plus amples informations sur les bons de garde, vous pouvez consulter le site internet www.be.ch/bonsdegarde

Le tutoriel est relié à un système test

https://uat-kibon.dvbern.ch. Une fois la formation terminée, veuillez à nouveau utiliser le système productif https://www.kibon.ch

Nous vous recommandons d’utiliser le navigateur Google Chrome pour travailler dans kiBon.

https://www.google.ch/chrome

S’enregistrer dans kiBon

Pour effectuer la formation, veuillez nous envoyer un e-mail à: support@kibon.ch avec comme objet: « Tester kiBon en tant que commune ».

Nous avons besoin des informations suivantes de votre part pour activer votre commune dans le système de test:

  • Adresse e-mail de l’administrateur: dans le meilleur des cas, une adresse personelle professionnelle (c’est-à-dire pas info@xy.ch ou similaire), car ce compte sera lié à la personne et, le cas échéant, bloquée lors de sa démission.
  • Votre commune a-t-elle déjà été enregistrée dans l’environnement productif de kiBon?

Si vous nous avez envoyé ces informations par courriel, vous recevrez un courriel d’invitation. Cliquez sur le lien figurant dans le courriel et suivez les instructions qui vous sont données sur le site internet pour arriver au profil de votre commune.

Pour utiliser kiBon, vous avez besoin d’un compte BE-Login. Le BE-Login est une exigence de sécurité du canton de Berne et une mesure supplémentaire de protection des données.

Une fois que vous serez enregistré-e, vous pouvez accéder au profil de votre commune. Il ne vous reste plus qu’à le compléter. La commune sera active sur kiBon que lorsque les données de base auront été sauvegardées. N’oubliez pas de charger le logo de la municipalité (en haut à droite via « Sélectionner fichier »). Il sera affché lors de vos correspondance.

La configuration de base correspond aux prescriptions de l’ordonnance sur les prestations d’insertion sociale (OPIS). Vous avez cependant la possibilité de définir des contingents et de fixer l’âge jusqu’auquel les enfants peuvent bénéficier de bons de garde dans votre commune.

Responsable:
Il s’agit du premier interlocuteur en matière de bons de garde ainsi que de l’administrateur de la commune. Une autre personne peut être désignée en tout temps à cette fonction

Bienvenue dans kiBon

Après avoir enregistré le profil de la commune, veuillez revenir à la page d’accueil. Nous vous recommandons de suivre les étapes du tour guidé.

Une fois ce dernier terminé, vous vous trouvez à la rubrique des cas en suspens. Vous pouvez passer à l’étape suivante.

Inviter des collaborateurs

Comme expliqué lors du tour guidé, les paramètres peuvent être modifiés via le profil, au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran. En cliquant sur votre nom, vous ouvrez les options de gestion disponibles.

Seuls les administrateurs ont accès aux fonctions supplémentaires en plus de « Se déconnecter »

Dans la liste des utilisateurs, les administrateurs peuvent voir toutes les personnes actuellement enregistrées pour la commune. Il est possible d’ajouter de nouveaux collaborateurs au moyen du bouton rouge situé au-dessous de la liste.

Les utilisateurs peuvent jouer différents rôles. En tant que responsable de la commune, vous êtes un-e administrateur/trice BG. Il existe les fonctions suivantes :

  • Administrateur/trice BG
    • Gestion des bons de garde
    • Tâches administratives supplémentaires telles que gestion des utilisateurs de la commune
  • Juriste
    • Droits de lecture de tous les demandes
  • Réviseur/euse
    • Droits de lecture de tous les bons de garde
  • Collaborateur/trice spécialisé-e BG
    • Gestion des bons de garde
  • Collaborateur/trice spécialisé-e bureau des impôts
    • Traitement des demandes validées pour le bureau des impôts

Vous pouvez inviter une utilisatrice ou un utilisateur de votre choix pour le test. Cette personne recevra un courriel. Passez ensuite à l’étape suivante.

L’utilisatrice ou l’utilisateur est uniquement habilité-e à accéder au système test. L’autorisation n’est pas valable pour le système productif.

Saisir une demande

Si les parents n’ont pas déposé leur demande en ligne directement via kiBon, vous devez reporter vous-même les données du formulaire papier dans l’application. Ce tutoriel vous montre comment saisir ces informations.

Pour commencer, cliquez sur le bouton rouge « + Ouvrir un cas » situé dans la partie droite du menu de navigation de couleur rouge. 

La capture d’écran ci-après présente les différents éléments de l’application :

  1. En-tête
    Contient la case de recherche, le bouton d’aide et le menu déroulant de votre profil. Visible en permanence.
  2. Menu de navigation
    Permet de naviguer dans les principales rubriques de kiBon.Egalement visible en permanence.
  3. Menu de la demande
    Affiche les différentes options disponibles relatives à la demande ouverte.
  4. Sommaire de la demande
    Fournit une vue d’ensemble des informations à fournir relatives à la demande.
  5. Panneau de commande
    C’est ici que toutes les informations requises doivent être saisies. Il s’agit de l’écran de travail principal.
  6. Commentaires
    Etant donné que les demandes peuvent être traitées par plusieurs personnes, vous pouvez laisser des commentaires à l’eur intention. Vous pouvez aussi utiliser les remarques comme aide-mémoire. Les commentaires internes sont épinglés au point ouvert du sommaire (no 4 ci-avant)


Ouvrir un cas

La plupart des champs à remplir sont assortis d’une icône d’information. En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez des précisions sur les données à fournir.

Veuillez saisir à présent toutes les données nécessaires pour ouvrir un cas. Vous trouverez ci-après un modèle pour vous aider.


Données requises

Pour compléter le tutoriel avec succès, utilisez les données fournies par nous lors des premiers tests.

Première demande
Date de dépôt de la demande21.07.2020
Période couverte par la demandpériode 2020/21

CRÉER

Situation familiale
Situation familialeOui, épouse/époux ou partenaire enregistré-e

ENREGISTRER ET CONTINUER

Requérant-e 1
SexeFemme
PrénomSarah
NomLehmann
Date de naissance16.07.1992
Langue de correspondance souhaitéeFrançais
RueWingertweg 34
Localité3xxx (saisir le nom de votre commune)
PaysSuisse
OptionAucune
Courrielsarah.lehmann@kibon.ch
Mobile+41 79 123 45 67

ENREGISTRER ET CONTINUER

Requérant-e 2
SexeMasculin
PrénomSebastian
NomLehmann
Date de naissance02.04.1990
OptionAucune
Courriels.lehmann@kibon.ch
Mobile+41 79 987 65 43

ENREGISTRER ET CONTINUE

Enfant

Ajouter enfant

SexeFéminin
PrénomLivia
NomLehmann
Date de naissance30.12.2018
Déduction pour enfant 20xx100%
Déduction pour enfant 20xx100%
Demande de bon de gardeOui
Votre famille parle-t-elle Allemand?Non
Niveau scolaireAge préscolaire
OptionAucune

ENREGISTRER ET CONTINUER

Prise en charge

Ajouter des informations concernant la prise en charge

Choisir une offre de prise en chargeGarderie
InstitutionKita kiBon (Important : NE PAS choisir une autre garderie, la formation ne fonctionne qu’avec le « Kita kiBon »)
Prise en charge non ordonnée par une APEAOui
OptionJe certifie que la prise en charge N’A PAS été ordonnée par une APEA.
Besoins particuliersNon

DEMANDER UNE CONFIRMATION DE PLACE

CONTINUER

Le statut de la prise en charge est actuellement « En attente ». Il sera modifié une fois que l’institution aura confirmé la place.

Taux d’activité de Sarah Lehmann

Ajouter activité

ActivitéCollaboratrice
StatutEmployée
Taux40%
A partir du / depuis le01.10.2017
Jusqu’au
Vacances prévues?Ne rien cocher

ENREGISTRER

Taux d’activité de Sebastian Lehmann

Ajouter activité

ActivitéCollaborateur
StatutEmployé
Taux20%
A partir du / depuis le01.05.2018
Jusqu’au
Vacances prévues ?Ne rien cocher

ENREGISTRER

(de nouveau) Ajouter activité

ActivitéEtudiant
StatutEn formation ou perfectionnement
Taux100%
A partir du / depuis le30.04.2018
Jusqu’au

ENREGISTRER ET CONTINUER

Situation financière
Aide sociale matériellNon
Tarif réduit pour les écoles à journée continue ou un bon de gardeOui, je déclare mon revenu

ENREGISTRER ET CONTINUER

Situation financière de Sarah Lehmann
Taxation fiscale disponibleOui
Salaire net22’786.-
Allocations familiales2’760.-
Revenu de remplacement0
Contributions d’entretien perçues0
Activité indépendante
Contributions d’entretien versées0

ENREGISTRER ET CONTINUER 

Situation financière de Sebastian Lehmann
Taxation fiscale disponibleOui
Salaire net19’056.-
Allocations familiales 0
Revenu de remplacement0
Contributions d’entretien perçues0
Activité indépendante
Contributions d’entretien versées 0

ENREGISTRER ET CONTINUER 

Situation financière (suite)
Fortune brute de Sarah Lehmann 2’250.-
Fortune brute de Sebastian Lehmann 5’500.-
Dettes de Sarah Lehmann 0
Dettes de Sebastian Lehmann 0

ENREGISTRER ET CONTINUER 

Détérioration du revenu
Revenu déterminant inférieur de plus de 20% ? Non

ENREGISTRER ET CONTINUER 

Documents

Aucun document ne peut être téléchargé dans le système test. 

CONTINUER

Décisions

Le statut de la demande est actuellement «En attente » étant donné que la place doit encore être confirmée. 

Vous pouvez passer à létape suivante. 

(À ce stade, la situation financière peut déjà être contrôlée. Si vous le faites déjà, vous pouvez sélectionner « Circonstances financières acceptées/rejetées » puis cliquer sur le bouton « Vérifié ».)

Confirmer la Place

La demande est à présent saisie. Afin que vous connaissiez également le processus du point de vue des structures d’accueil, nous vous invitons à changer de rôle  

Se connecter en tant que collaboratrice ou collaborateur d’une structure d’accueil  

Déconnectez-vous au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran. 

Cliquez sur le lien suivant pour vous connecter en tant que collaboratrice ou collaborateur d’une structure d’accueil : https://uat-kibon.dvbern.ch/web/#/tutorial/institution

Une fois connecté-e, vous vous trouvez à la rubrique des cas en suspens. La demande que vous avez saisie précédemment se trouve dans cette liste, qui peut comporter d’autres demandes. Recherchez celle qui vous intéresse dans la colonne « Commune » et ouvrezla.  

Confirmer la place 

Vous êtes directement redirigé-e vers longlet « Prise en charge ». Veuillez remplir les champs suivants : 

Prise en charge
Taux de prise en charge mensuel 40%
Frais de prise en charge mensuels 870.-
A partir du / depuis le 01.08.20xx(Année de début de la période d’application)
Jusqu’au

Confirmez la place sans effectuer dautres modifications. 

La demande a disparu de la liste des cas en suspensVous pouvez à présent vous déconnecter au moyen du bouton situé dans la partie supérieure droite de votre écran et vous reconnecter sur la page daccueil en tant que commune au moyen de votre adresse électronique personnelle.

Rendre une décision

La demande se trouve à présent dans la liste des cas en suspens de votre commune. Ouvrez-la et cliquez sur « Rendre une décision » dans la colonne de gauche. 

Vous pouvez désormais accéder aux données déterminante pour la décisionVeuillez contrôler la situation financière et cliquer sur « Vérifié ». 

Vous pouvez maintenant démarrer le processus de décision en cliquant sur le bouton correspondant. Si vous jetez un œil à la ligne concernant Livia Lehmann, vous remarquerez que le statut est à présent « Confirmé ». 

Cliquez sur les flèches pour contrôler les chiffres, vérifier les motifs et afficher la décision au format PDF. Veuillez confirmer que toutes les données saisies sont correctes avant de cliquer sur le bouton « Rendre une décision ».  

Décision rendue 

Félicitations ! Vous venez d’édicter votre première décision via kiBonVous pouvez à présent afficher la correspondance au format PDF, que nous vous recommandons de lire attentivement. 

Même en choisissant d’imprimer recto verso, la deuxième page du fichier PDF généré reste vide.

La demande a disparu de la liste des cas en suspensVous pouvez la retrouver à la rubrique « Tous les cas » ou au moyen du menu de recherche. 

Les demandes ayant fait lobjet dune décision peuvent être consultées en tout temps. Elles peuvent en outre être vérifiées par lIntendance des impôts. En cas de recours, la demande peut être bloquée au moyen du bouton « Recours pendant ». Il suffit de cliquer sur « Terminer le recours » une fois ce dernier réglé.  

Générer un versement

A compter du début de la période couverte par la demande, la commune verse mensuellement le montant du bon pour le mois en cours en y ajoutant ou en en déduisant le montant des corrections concernant les mois précédents.

Une fois la décision rendue, vous pouvez générer le premier paiement. Pour ce faire, cliquez sur la rubrique « Versements ». 

Un aperçu de tous les paiements s’affiche. Vous avez maintenant la possibilité de générer un nouveau versement. Veuillez inscrire le 20. du mois actuelle comme date d’échéance. Dans le champ « Description », nous vous conseillons de préciser le mois du paiement (p. ex. « versement août») afin de le retrouver plus facilement dans la liste. 

Une fois que l’opération apparaît dans les ordres de paiement, seules la date d’échéance et la description peuvent être modifiées au moyen du bouton prévu à cet effet. Nous vous recommandons d’ouvrir le versement en cliquant sur la ligne correspondante afin de contrôler les montants à verser aux structures d’accueil. 

Vous pouvez télécharger les informations relatives au versement au format Excel ou PAIN001-XML.

Vous devez maintenant en tant que commune, en dehors de kiBon, télécharger le fichier de paiement dans votre programme bancaire. Les montants correspondants seront ainsi versés aux institutions. Dès que l’argent a été transféré à l’institution en dehors de kiBon, le paiement doit être «envoyé» dans kiBon en cliquant sur la flèche verte. En cliquant sur la flèche verte, vous informez kiBon que vous avez payé les montants aux institutions concernées. Les institutions peuvent maintenant voir le montant qu’elles auraient dû recevoir de vous et peuvent télécharger les détails des postes du paiement. Les institutions peuvent alors confirmer la réception du paiement dans kiBon dès qu’elles ont reçu l’argent.

Revenez à l’aperçu et confirmez via l’icône que le paiement a été soumis.

Saisir un changement

La famille Lehmann déménage.  

Pour modifier les donnéesouvrez la demande correspondante. Vous pouvez la retrouver soit via la rubrique « Tous les cas », soit via le menu de rechercheDans le menu de navigation de couleur bleue, cliquez sur le bouton «Changer» pour commencer à modifier la demande. 

Saisissez la date du changement, par exemple le date d’aujourd’hui, et commencez le processusLa colonne de gauche vous permet de passer d’une rubrique à l’autre pour modifier les données 

Déménagement
Personnes concernées Les deux requérants
RueNussbaumstrasse 21
NPA / localité 3000 Berne
PaysSuisse
Ne réside pas dans la commune X Cocher la case
Début de validité date d’aujourd’hui dans 2 mois

Après chaque changement d’adresse, la demande doit faire lobjet dune nouvelle décisionEssayez de le faire sans aide du tutoriel. Si vous avez besoin daide, vous pouvez bien entendu y revenir a le chapitre « rendre une decision ».

Une fois la nouvelle décision rendue, jetez encore un œil à la correspondance. Que remarquez-vous ?

Dernières informations

Félicitations ! Vous avez fait le tour du tutoriel! Laccès au système test reste ouvert. En dautres termes, vous pouvez faire autant d’essais que vous le souhaitez. Si vous vous trouvez face à un cas compliqué et que vous ne savez pas exactement comment le traiter dans kiBon, vous pouvez le saisir dans le système test. Etant donné que ce dernier est accessible publiquement, nous vous recommandons d’anonymiser les données. 

Vérifiez toujours dans quel système vous vous trouvez.

Système productif:

https://www.kibon.ch
Système test: https://uat-kibon.dvbern.ch

Avez-vous des questions Certains éléments ne sont-ils pas clairs ? Votre avis nous est utile.  

support@kibon.ch 

031 378 24 33