BE-Login

Das kiBon-Login funktioniert nur zusammen mit einem BE-Login. Wenn Sie sich auf kiBon registrieren, ohne zuvor vom oder von der Administrator:in Ihrer Gemeinde/Institution eingeladen worden zu sein, erkennt das System nicht, welche Berechtigung Sie benötigen und vergibt Ihnen automatisch die Rolle «Antragsteller/-in».

Der oder die Administrator:in Ihrer Gemeinde/Institution hat in kiBon nur die Möglichkeit, neue Benutzende hinzuzufügen sowie die Rolle der Benutzenden zu ändern oder diese zu sperren. Änderungen wie beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Handynummer etc. müssen durch die Benutzenden direkt in der BE-Login Umgebung vorgenommen werden.

KiBon verfügt über eine produktive Umgebung (echte Daten) und über eine Testumgebung. Beide Umgebungen haben je ein eigenes BE-Login, und benötigen eine separate Registrierung.

Kapitel:

Wie können Personen mit der Rolle «Administrator/-in» neue Benutzende zu kiBon einladen?

Die Einladung für Personen mit der Rolle «Administrator/-in» versendet auf der produktiven Umgebung der Kanton Bern und auf der Testumgebung der kiBon Support. Der oder die Administrator:in hat anschliessend die Möglichkeit, selbst neue Benutzende für seine/ihre Gemeinde/Institution zu kiBon einzuladen.

Dazu klicken Sie in kiBon zuoberst rechts auf Ihren Namen und wählen «Benutzende» aus:

Anschliessend zeigt es Ihnen alle Benutzende Ihrer Gemeinde/Institution an. Klicken Sie zuunterst auf der Seite nun auf «Benutzer/in hinzufügen». Nun haben Sie die Möglichkeit den oder die neue:n Benutzer:in zu kiBon einzuladen. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel zur persönlichen Geschäftsmailadresse.

Das Kapitel «Fehlermeldung: Ein Account mit derselben E-Mail-Adresse existiert bereits» gibt Ihnen Auskunft, wie Sie vorgehen müssen, wenn eine E-Mail-Adresse bereits registriert ist.

Persönliche Geschäftsmailadresse

Wir empfehlen Ihnen dringend, eine persönliche Geschäftsmailadresse für das BE-Login zu nutzen.

Eine E-Mail-Adresse ist nur für ein BE-Login gültig. Es ist daher wichtig, dass Sie nicht Ihre private E-Mail-Adresse nehmen, da auf kiBon sensible Daten verwaltet werden und die private E-Mail-Adresse nicht für geschäftliche Zwecke gedacht ist.

Die geschäftliche E-Mail-Adresse sollte aus Datenschutzgründen persönlich sein, damit einzelne Benutzende bei allfälligem Arbeitsplatzwechsel auf kiBon gesperrt werden können. Wird trotzdem eine allgemeine Geschäftsadresse (z. B. info@xy.ch) genutzt, muss nach einem Personalwechsel zwingend ein Passwortwechsel sowie Namenswechsel stattfinden. Siehe Kapitel «Wie kann ich meine E-Mail-Adresse, meinen Namen, meine Handynummer ändern?»

Fehlermeldung: Ein Account mit derselben E-Mail-Adresse existiert bereits

Sie sind der Anleitung aus Kapitel «Wie können Personen mit der Rolle «Administrator/-in» neue Benutzende zu kiBon einladen?» gefolgt, aber haben nun mit Klick auf «Benutzer/in einladen» folgende Fehlermeldung erhalten:

Dies bedeutet, dass bereits ein Benutzerkonto, das auf diese E-Mail-Adresse lautet, existiert. Jedes Benutzerkonto (und somit jede E-Mail-Adresse) muss einmalig sein. Aus diesem Grund ist, wie im obigen Kapitel «Persönliche Geschäftsmailadresse» erwähnt, eine persönliche E-Mail-Adresse zu verwenden. Auch wenn ein:e Benutzer:in gesperrt wurde, besteht das Benutzerkonto nach wie vor, weshalb die gleiche E-Mail-Adresse nicht nochmals verwendet werden kann.

Soll die gleiche E-Mail-Adresse von einer neuen Person weiter genutzt werden, kann das BE-Login entsprechend angepasst werden. Lesen Sie hierzu Kapitel «Wie kann ich meine E-Mail-Adresse, meinen Namen, meine Handynummer ändern?».

Prüfen Sie auch, ob die Person, die neu eingeladen werden soll, eventuell bereits über ein BE-Login für diese E-Mail-Adresse verfügt und auf kiBon die Sicht eines Antragstellers hat. Wie Sie in einem solchen Fall vorgehen müssen, können Sie im nachfolgenden Kapitel lesen.

Benutzer:in hat fälschlicherweise die Rolle «Antragsteller/-in»

Es kann vorkommen, dass sich eine Person ohne Einladungslink mit ihrer Mailadresse auf kiBon resp. BE-Login registriert. In einem solchen Fall weiss das System nicht, welche Rolle/Berechtigung diese Person braucht und teilt ihr automatisch die Rolle «Antragsteller/-in» zu. Ob dies der Fall ist, erkennt die betroffene Person daran, dass ihre kiBon-Startseite nach erfolgreichem Einloggen so aussieht:

Sie als Administrator:in sehen in einem solchen Fall die Person auch nicht in der Benutzerliste Ihrer Gemeinde/Institution und haben selbst keine Möglichkeit, eine Änderung der Rolle/Berechtigung für diese Person vorzunehmen.

Senden Sie (zwingend die Person mit der Rolle «Administrator/-in») eine E-Mail mit den folgenden Angaben an support@kibon.ch

Betroffenes Benutzerkonto (= E-Mail-Adresse)
Aktuelle Rolle (= Antragsteller/-in)
Gewünschte Rolle
Gewünschte Gemeinde/Institution

Gerne nehmen wir vom technischen kiBon-Support anschliessend die Rollenanpassung vor.

Wie müssen sich die neuen Benutzenden anschliessend auf kiBon registrieren?

Sobald der oder die Administrator:in in kiBon einen neuen Benutzenden hinzugefügt hat, erhält dieser eine E-Mail mit einem Einladungslink:

Die eingeladene Person klickt nun auf «Einladung annehmen». Dies führt die Person auf kiBon und dort mit einer Verlinkung zur Anmeldung beim BE-Login:

Die Person sieht nun entweder das BE-Login der Produktion oder der Testumgebung, je nach dem für welche Umgebung sie eingeladen wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel «Unterschied Testumgebung/Produktion».

Mit Klick auf «Registrieren», öffnet sich eine neue Seite:

Die Person muss nun zwingend genau die E-Mail-Adresse eingeben, mit welcher sie eingeladen wurde.

Anschliessend erhält die Person einen Bestätigungslink per E-Mail:

Der Link führt zurück aufs BE-Login, wo nun alle Angaben zur Person eingefügt werden können.

Auf der nächsten Seite kann die Person wählen, welches Sicherheitsmerkmal sie wünscht:

Welche Option gewählt wird, ist den Benutzenden überlassen. Alle drei sind valide Optionen. Wir erklären den Vorgang anhand einer Variante. Wählt die Person die Variante mit dem SMS-Code, so muss sie die gewünschte Handynummer eintragen.

Daraufhin wird zwecks Zwei-Faktor-Authentisierung per SMS ein Code bestehend aus Zahlen und Buchstaben an die hinterlegte Handynummer zugesendet, welcher dann auf der Website eingegeben werden muss:

Das BE-Login-Benutzerkonto ist nun aktiviert:

Nun muss die Registrierung in kiBon ebenfalls abgeschlossen werden:

Anschliessend folgt eine kurze Tour durch kiBon für die neue Person.

Unterschied Testumgebung/Produktion

In der Testumgebung erhält der oder die Administrator:in einer Gemeinde/Institution die Einladung von uns (kiBon-Support), in der produktiven Version vom Kanton Bern. Der oder die Administrator:in kann anschliessend selbst neue Benutzende zu kiBon einladen, wie in diesem Kapitel beschrieben. Über den jeweiligen Einladungslink gelangen Sie auf die BE-Login-Seite. Die Testumgebung und die Produktion haben zwei verschiedene BE-Login.

Die Ansicht des Test-BE-Logins und des echten BE-Logins ist jedoch identisch. Sie können sich anhand des URL-Links vergewissern, auf welcher Umgebung des BE-Login Sie sind:

URL Produktion: https://www.belogin.directories.be.ch/cms/de/welcome.html

URL Testumgebung: https://beloginportal-st.fin.be.ch/cms/de/welcome.html

Wie kann ich meine E-Mail-Adresse, meinen Namen, meine Handynummer ändern?

Haben Sie beispielsweise geheiratet und nun einen neuen Nachnamen sowie eine neue E-Mail-Adresse, so können Sie diese nicht in kiBon bearbeiten, sondern müssen dies im BE-Login tun.

Loggen Sie sich dazu auf kiBon ein. Überprüfen Sie, ob Sie sich auf der produktiven oder der Testumgebung befinden. Geben Sie anschliessend im gleichen Fenster die entsprechende URL in der Adresszeile ein und drücken Sie «Enter»:

URL Produktion: https://www.belogin.directories.be.ch/cms/de/index/meinedaten.html

URL Testumgebung: https://beloginportal-st.fin.be.ch/cms/de/index/meinedaten.html

Sie sehen nun wieder die BE-Login-Seite, allerdings sind Sie nun bereits eingeloggt, was oben rechts an Ihrem Namen zu erkennen ist.

Wählen Sie nun aus, welche Änderung Sie vornehmen möchten. Folgen Sie dann den entsprechenden Schritten.

Probleme: Passwort vergessen etc.

Bitte stellen Sie zuerst sicher, dass es sich bei Ihrem Problem nicht um eines handelt, welches Sie selbstständig in Ihrem BE-Login-Konto lösen können. Siehe auch Kapitel «Wie kann ich meine E-Mailadresse, meinen Namen, meine Handynummer ändern?»

Bitte beachten Sie, dass wir vom technischen kiBon-Support lediglich neue Einladungslinks für bereits abgelaufene Einladungslinks versenden, Benutzende sperren oder Rollenanpassungen vornehmen können. Alle anderen Änderungen müssen Sie entweder selbstständig im BE-Login vornehmen oder bei Problemen wie Passwort vergessen, direkt den Support des BE-Logins kontaktieren: 031 636 99 99.