Um die Administration der Betreuungsgutscheine für eine oder mehrere Institutionen über kiBon zu machen, braucht es mindestens eine Person mit der Benutzerrolle «Administrator/in Trägerschaft». Weitere Benutzende sind optional und werden bei Bedarf direkt von der Person mit der Benutzerrolle «Administrator/in Trägerschaft» erfasst.
Kapitel:
Vorgehen bei der Aufschaltung durch Sachbearbeiter/in Kanton
Der/die Sachbearbeiter/in Kanton erfasst die Trägerschaft und hinterlegt die E-Mailadresse der Person, welche die Rolle «Administrator/in Trägerschaft» übernehmen wird. Falls eine Person alle Institutionen administrieren soll, muss diese Person als «Administrator/in Trägerschaft» erfasst werden.
(–> E-Mailadresse gemäss Antragsformular Zulassung – wir empfehlen die persönliche Geschäfts-E-Mailadresse zu wählen, damit die Person für private Zwecke (als Antragstellende) sich gegebenenfalls auch registrieren kann. Verlässt ein/e Mitarbeiter/in die Firma, muss das Benutzerkonto in kiBon gesperrt werden können, weshalb sich eine info@xy.ch – Adresse nicht eignet.
Die Person mit der Benutzerrolle «Sachbearbeiter/in Kanton» erfasst die Institutionen (Betreuungsangebot, Name Institution, Datum ab wann BG) mit der E-Mailadresse der Trägerschaft gemäss Antragsformular Zulassung.
Die Trägerschaft erhält eine «Einladung zur Mitarbeit» per E-Mail zugestellt an die E-Mailadresse gemäss Antragsformular Zulassung. Der Link führt zur Startseite von AGOV, wo sich die Person mit der Benutzerrolle «Administrator/in Trägerschaft» entweder einloggen oder registrieren kann. Es muss zwingend die E-Mailadresse verwendet werden, an welche die Person den Link geschickt bekommen hat. Ansonsten wird sie nach dem Registrieren die Rolle «Antragsteller/in» anstatt «Administrator/in Trägerschaft» haben.
Nach erfolgreicher Anmeldung/Registration, wird der/die Administrator/in Trägerschaft auf die kiBon-Seite weitergeleitet.
Der/die Administrator/in Trägerschaft aktiviert die Institutionen, indem er/sie die Stammdaten erfasst, und hinterlegt bei der E-Mailadresse jene E-Mailadresse, welche von den Antragstellenden für die geschäftliche Kommunikation verwendet werden soll. (wird auf dem Familienportal angezeigt; es kann sein, dass für jede Institution dieselbe E-Mailadresse angegeben wird.)
Der/die Administrator/in Trägerschaft erstellt bei Bedarf weitere Benutzende und teilt ihnen die jeweiligen Rollen und Institutionen zu.
Erstellung neuer Benutzenden
Für die Erstellung neuer Benutzenden geht der/die Administrator/in über das Menü, wählt «Benutzende» aus und kann dann weitere Benutzende einladen.
Wichtig:
Es müssen nur Mitarbeitende in kiBon erfasst werden, welche auch damit arbeiten werden.
Die Person mit der Benutzerrolle «Administrator/in Trägerschaft» muss organisatorisch nicht zwingend der Trägerschaft (verantwortlich für die strategische Führung) zugeteilt sein, sondern kann auch Teil der Geschäftsleitung (operative Führung) sein. Das Attribut «Trägerschaft» bezieht sich auf den Umstand, dass die Person die Aufgaben in kiBon für sämtliche Institutionen derselben Trägerschaft wahrnehmen kann.
Es können nicht zwei Benutzende mit derselben E-Mailadresse erfasst werden. z.B. ist es nicht möglich, dass dieselbe E-Mailadresse für die Benutzerrolle «Administrator/in Institution A» und «Administrator/in Institution B» einer selben Trägerschaft erfasst wird.
Die Rolle «Administrator/in Trägerschaft» oder «Administrator/in Institution» kann mehrmals pro Trägerschaft/Institution vergeben werden.
Pro Benutzerrolle 1 Person -> Die Loginprofile sind persönlich! Zwei Mitarbeitende können sich nicht ein AGOV-Login teilen.
Sobald eine Institution oder Gemeinde eingeladen wurde, ist sie sofort für die Antragstellenden ersichtlich und auswählbar! Daher ist es wichtig, falsch erfasste Daten dem kiBon-Support-Team so rasch als möglich zu melden.