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Si le taux de prise en charge doit être modifié après une décision concernant une demande, il convient de tenir compte des points suivants :
La décision actuelle est toujours valable pour toute la période de la demande (août à juillet), même pour les mois qui sont déjà passés et/ou décomptés. La mutation écrase complètement la demande, ce qui signifie qu'elle modifie éventuellement aussi des données du passé et entraîne ainsi d'éventuels paiements de correction des derniers mois.
En principe, aucun taux de prise en charge ne peut être écrasé dans une mutation. Exception : quelque chose a été mal saisi dans la demande.
Chapitres :
Procédure en cas de modification des données
Si les données de la demande étaient correctes, mais qu'elles ont changé (p. ex. demande : taux de prise en charge de 50%, nouveau : à partir d'octobre 60%), une mutation est nécessaire.
La procédure diffère selon que c'est la commune ou l'institution qui fait le premier pas :
Commune
Pour demander une modification de la prise en charge, il faut cliquer sur « changer » dans la barre bleue :
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Après avoir créé la mutation, vous devez naviguer sur le point de menu « Prise en charge » et ouvrir la prise en charge souhaitée. Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Corriger les informations » :
La prise en charge repasse ainsi à l'état « en attente ». La confirmation de place déjà confirmée est rouverte, afin que l'institution puisse à nouveau la traiter.
C'est donc maintenant au tour de l'institution de compléter la prise en charge déjà saisi avec la date « Au » (par ex. : Au : 30.09.2025) et d'ajouter un autre taux de prise en charge.
L'institution doit ensuite confirmer la place. Dès que cela est fait, vous pouvez, en tant que commune, vérifier sous « Résultats » si les modifications ont été correctement prises en compte et, si c'est le cas, décider de la mutation.
Institution
S'il n'y a pas de mutation ouverte de la part de la commune, l'institution peut rechercher le cas sous « Tous les cas » et naviguer vers la dernière décision. Dans le point de menu « Prise en charge », il faut cliquer sur « Créer une annonce de changement » pour la prise en charge souhaitée :
La prise en charge qui est déjà saisie est complétée par la date « Au » (par ex. : Au : 30.09.2025) et une autre prise en charge est ajoutée avec « + saisir un autre taux de prise en charge ».
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Cliquez ensuite sur « Envoyer l’annonce de changement ».
La personne responsable de la commune pour ce cas verra alors apparaître chez elle dans kiBon, dans sa boîte de réception ou dans la demande elle-même sous « Messages », dans la barre bleue, un message correspondant qui peut être traité au moyen de « Ajouter un changement » ou « Traiter automatiquement toutes les annonces de changement ». Dans le premier cas, une nouvelle mutation est créée, qui doit encore être contrôlée et décidée par la commune. Dans le second cas, il se peut que la nouvelle mutation ne puisse pas être décidée automatiquement, mais qu'elle doive être décidée manuellement.
Procédure en cas d'indications erronées dans la demande décidée
La seule exception à l'écrasement des données déjà saisies est lorsque les données de la demande sont erronées et doivent donc être corrigées. Dès que les modifications ont été effectuées et que la demande a fait l'objet d'une nouvelle décision, seule la nouvelle décision est valable et les montants déjà facturés sont corrigés et effectués automatiquement au moyen d'un paiement de correction lors du prochain cycle de paiement.
Exemple :
La demande mentionnait un taux de prise en charge à partir du 15.8.2024. En réalité, la prise en charge a déjà commencé le 1.8.2024. L'institution corrige cela dans une mutation en écrasant la date de début.
