Selon l’offre qu’utilise la commune dans kiBon, il y a différents onglets dans les données de base de celle-ci :
Données de base générales
Dans l’onglet « Données de base », les données de la commune pour kiBon sont complétées et l’offre choisie par la commune apparaît.
Attention : seules les données de base générales de la commune sont saisies ici, et non les données de base spécifiques aux bons de garde ou à l’école à journée continue.
1. Assurez-vous d’avoir bien rempli tous les champs comportant un astérisque.
2. L’offre que vous utilisez dans kiBon dépend de la demande que vous avez déposée auprès du canton. Le canton (DSSI ou INC) sélectionne l’offre correspondante dans kiBon. Seul l’accueil extrascolaire pendant les vacances constitue une exception. Pour profiter de l’accueil extrascolaire pendant les vacances, merci de contacter l’équipe d’assistance kiBon. En effet, il ne s’agit pas d’une offre mandatée par le canton, mais est financée par la commune elle-même (coût par enfant qui ne profite que de l’offre d’accueil extrascolaire pendant les vacances, sans recours aux bons de garde ou à l’école à journée continue).
3. Veuillez sauvegarder vos données.
Données de base pour les bons de garde
Dans l’onglet « Bons de garde », vous pouvez saisir les données spécifiques aux bons de garde et modifier la configuration de ceux-ci. La commune est configurée conformément à la réglementation de l’OEJF. Vous pouvez cependant procéder à quelques modifications propres à votre commune.
Voici quelques explications concernant la saisie des données et les configurations spécifiques :
Coordonnées bancaires pour les versements : Vous devez saisir ici les données du compte à partir duquel vous souhaitez effectuer les versements pour les bons de garde.
Envoyer automatiquement des notifications par e-mail lorsqu’une décision est prise : Lorsqu’une décision est rendue, une confirmation est envoyée automatiquement par courriel. Réglage recommandé : activé.
Pied de page standard utilisé lors de décisions : Au bas d’une décision, une signature électronique est générée par défaut. Les documents créés ainsi ont une forme exécutoire. Réglage recommandé : activé.
Informer le responsable pour les écoles à journée continue par e-mail lorsqu’une demande mixte a été décidée : Une fois une demande mixte traitée par la personne responsable des bons de garde, la personne responsable de l’école à journée continue est informée par courriel. Cela est nécessaire dans certaines communes en raison des processus internes.
Réglage recommandé : désactivé.
Informer les auteurs de demandes lors de l’ouverture d’une nouvelle période par e-mail : Lorsqu’une nouvelle période est ouverte, toutes les personnes qui ont déposé une demande de bons de garde lors de la période précédente sont informées par défaut par courriel. Les personnes qui ont déposé uniquement une demande d’inscription à un module de l’école à journée continue ne reçoivent pas de courriel. Avec ce réglage, vous pouvez désactiver l’envoi automatique des courriels.
Responsable standard alternatif : vous pouvez définir un·e utilisateur·trice kiBon de votre commune, qui recevra par défaut les notifications dans kiBon si aucun·e « responsable » n’est saisi·e dans un cas.
Adresse de contact alternative : Ici, vous pouvez saisir une adresse postale ou électronique et un numéro de téléphone qui apparaîtra dans la correspondance (déclaration de validation, rappel, décision, etc.) des demandes de bons de garde. En cas de demande mixte, l’adresse des données de base sera utilisée.
Recours : Vous pouvez sélectionner si vous souhaitez un texte de recours standard ou un texte défini par l’utilisateur·trice. Si vous sélectionnez le texte standard, l’indication des voies de droit suivante est insérée à la fin des décisions :
Indication des voies de droit
La présente décision peut être contestée par voie de recours dans les 30 jours qui suivent sa notification. Le délai de recours ne peut pas être prolongé. Le recours doit être envoyé à l’adresse (l’adresse saisie est insérée ici). Il doit (a) indiquer quelle décision est proposée pour remplacer celle qui fait l’objet du recours ; (b) exposer les motifs en faveur de cette deuxième décision ; (c) être signé par la partie recourante ou par la personne qui la représente. En outre, le recours doit être accompagné des moyens de preuve disponibles et de la décision contestée.
Par ailleurs, vous pouvez choisir si vous souhaitez qu’apparaisse l’adresse de contact dans « indication des voies de droit » (seulement pour les procédures de recours internes à la commune) ou si vous souhaitez saisir l’adresse de la préfecture compétente.
Pour chaque période, la commune peut, sous « Bon de garde paramètres » :
permettre le contingentement,
déterminer jusqu’à quel degré scolaire elle souhaite proposer des bons de garde,
Saisir si elle réduit la majoration cantonale de 20 % lors du calcul du droit à la prise en charge.
Afin que toutes les données et les calculs soient corrects et que les versements puissent être exécutés sans problème, il est essentiel que les institutions vérifient régulièrement leurs données de base.
Données de base pour l’école à journée continue
Dans l’onglet « École à journée continue », vous pouvez modifier les données spécifiques à l’école à journée continue ainsi que les configurations :
Adresse de contact alternative pour l’inscription à un module de l’école à journée continue : apparaît sur la correspondance lors d’inscriptions uniquement à un module de l’école à journée continue. Voir « Données de base pour les bons de garde »
Responsable standard alternatif : Pour les explications, voir sous « Données de base pour les bons de garde ».
Envoyer automatiquement une confirmation d’inscription par e-mail : Lors d’une inscription, une confirmation est envoyée automatiquement par courriel. Réglage recommandé : activé
Applications tierces autorisées : peut être sélectionné si vous travaillez avec un logiciel pour les écoles à journée continue (p. ex. Scolaris) qui ont déjà une interface avec kiBon.
Accepter les inscriptions à l’école à journée continue à partir du : Vous ne pouvez pas modifier cette date. Nous définissons cette date, qui détermine à partir de quand l’école à journée continue doit être visible pour les auteurs de demandes.
Configurations par périodes :
Accepter les demandes d’inscription à l’école à journée continue dès le : À partir de cette date, les auteurs de demandes peuvent sélectionner une inscription dans votre école à journée continuer et choisir des modules. Important : cette date doit se situer dans le futur. Une fois cette date passée, vous pourrez ajouter de nouveaux modules, mais vous ne pourrez en modifier ou en supprimer aucun. En effet, il se peut qu’une inscription à l’école à journée continue ait déjà été faite pour certains modules.
Par conséquent : Fixez toujours la date dans le futur, créez tous les modules et, si les auteurs de demandes doivent déjà pouvoir s’inscrire, vous pouvez changer la date après la création définitive de tous les modules.
Premier jour d’école : Vous pouvez saisir ici le premier jour d’école de cette période.
Conditions d’inscription aux écoles à journée continue : Vous pouvez télécharger ici un modèle de fiche d’information pour l’école à journée continue en allemand et en français (si votre commune propose les deux langues) (icône Word) et l’adapter spécifiquement à votre commune, puis le sauvegarder au format PDF. Vous pouvez ensuite déposer le PDF à l’aide de l’icône de chargement. Cette fiche s’affichera alors pour téléchargement sur la page d’inscription sous « Support » et les auteurs de demandes devront confirmer qu’ils ont lu cette fiche lors de leur inscription après avoir sélectionné le module.
Données de base pour l’accueil extrascolaire pendant les vacances
Si votre commune propose un accueil extrascolaire pendant les vacances et souhaite gérer l’offre via kiBon, vous pouvez en faire la demande auprès du support de kiBon, qui activera l’onglet « Accueil extrascolaire pendant les vacances ». Il ne s’agit pas d’une offre cantonale ; elle doit être financée par la commune elle-même. Les coûts sont décomptés par enfant inscrit. Cependant, seuls les coûts pour les enfants qui ne font pas déjà l’objet d’une demande de bon de garde ou d’une inscription à un module de l’école à journée continue sont facturés.
Dans l’onglet « Accueil extrascolaire pendant les vacances », vous trouverez les configurations pour vos offres d’accueil extrascolaire pendant les vacances. Ici, les communes peuvent saisir les données des quatre périodes de vacances fixes (vacances d’automne, vacances de sport, vacances de printemps et vacances d’été) par période.
