Zahlungen für Gemeinden

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In diesem Blogeintrag erklären wir Ihnen den Ablauf der Zahlungen.

Alle Gemeinden müssen gemäss Art. 66 FKJV ab Periodenstart monatlich einen Zahlungslauf erstellen. Darin werden jeweils die Gutscheine aus dem aktuellen Monat, plus die Nachkorrekturen aus den vorigen Monaten ausbezahlt. (Es ist nicht möglich, im Voraus Zahlungen zu generieren für folgende Monate)

Kapitel

Zahlungslauf erstellen

Unter der Rubrik «Zahlungen» können Sie eine neue Zahlung erstellen und Sie erhalten ausserdem eine Übersicht der bereits erstellten Zahlungen.

Zu Beginn der Seite können neue Zahlungen erfasst werden. Tragen Sie das Fälligkeitsdatum ein (an diesem Datum wird der Zahlungslauf in der Bank ausgelöst). Als Beschrieb geben Sie «Zahlungslauf gewünschter Monat» an, um die Zahlung in der Liste einfacher identifizieren zu können.

Fälligkeitsdatum: Dieses Datum bestimmt die Fälligkeit der Auszahlung und wird von der Bank/PostFinance übernommen, um die Auszahlung tatsächlich zu tätigen, wenn die Zahlungsdatei (Pain-File) bei der Bank/PostFinance hochgeladen wird.

Generiert-Datum: Dieses Datum kann nicht manuell angepasst werden, sondern ist immer das Datum, an welchem die Zahlungsdatei in kiBon erstellt wird. Das heisst, die Zahlungsdatei beinhaltet alle Verfügungen resp. noch nicht ausbezahlten Betreuungsgutscheine, welche Stand heute verfügt sind, sowie alle Korrekturzahlungen der vergangenen Monate.

Wählen Sie anschliessend bei der Frage, ob Sie sicher sind, «OK».

Die Zahlung ist jetzt als Entwurf in den Zahlungsaufträgen hinzugefügt.

Zu diesem Zeitpunkt können Sie über das Editierungs-Icon nur noch das Fälligkeitsdatum sowie den Beschrieb bearbeiten. Ein erstellter Zahlungslauf kann rückwirkend nicht mehr gelöscht oder angepasst werden.

Klicken Sie auf den Eintrag, um die Detailansicht zu öffnen und zu überprüfen, welcher Betrag an welche Institution überwiesen wird.

Listeneintrag / Detailauflistung der Zahlungen pro Institution

Um eine genaue Auflistung der Beträge von den einzelnen Kitas/Tagesfamilienorganisationen anzusehen, können Sie, wie auf der Abbildung unterhalb zu sehen ist, den Listeneintrag des Zahlungslaufs auswählen.

Wichtig: Schauen Sie sich diesen Eintrag immer an. Auch wenn ein Negativbetrag hier beim Zahlungslauf unter «Betrag» aufgeführt ist, kann es trotzdem positive Auszahlungsbeträge für einzelne Institutionen geben (d.h. auch das Zahlungsfile ist in jedem Fall im Bankprogramm hochzuladen).

Nach dem Auswählen des Eintrages wird eine genaue Auflistung der Beträge, der einzelnen Kitas/Tagesfamilienorganisationen ersichtlich. Somit sehen Sie genau, welche Beträge für welche Institution, mit dem Hochladen des Zahlungsfiles ins Bankprogramm, ausgelöst resp. ausserhalb von kiBon zurückgefordert werden müssen (Rechnung stellen).

Zahlungsdatei und Excel mit Detailpositionen

Jede Zahlung kann entweder als Zahlungsfile für die Bank respektive PostFinance «PAIN001» (mehr Infos dazu unter «Auszahlung») und als Excel-Datei heruntergeladen werden.

In der Excel-Datei sehen die Gemeinden auf dem ersten Blatt «Totals», welchen Betrag sie den verschiedenen Institutionen mit der nächsten Auszahlung überweisen bzw. von ihnen aufgrund von Korrekturen der Betreuung zurückfordern müssen. Im zweiten Blatt «Data» finden Sie die Beträge für die verschiedenen Kinder pro Monat aufgelistet.

In den Zahlungslauf fliessen alle Beträge, welche kein «X» in der Spalte L («In Zahlungslauf ignorieren») haben. Die Summe der Beträge pro Institution entspricht dem auszubezahlenden Betrag auf dem Datenblatt «Totals» bei der entsprechenden Institution.

Bei Zeilen mit einem «X» in der Spalte K «Korrektur», ohne «X» in der Spalte L «in Zahlungslauf ignorieren», handelt es sich um Korrekturen wegen einer Anpassung der Betreuung, bei denen beim Verfügen die Option «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen.» ausgewählt wurde. Diese Entscheidung sehen Sie im nächsten Bild:

Negative Auszahlungsbeträge

Falls das Betreuungspensum nachträglich stark reduziert wird, kann es im Zahlungslauf beim Gesamtbetrag, welcher an die Institution ausbezahlt werden soll, auch zu Minusbeträgen kommen (siehe nächste Abbildung).

Falls dies der Fall ist, erscheint in kiBon unter der Rubrik «Zahlungen» beim aktuellen Zahlungslauf, neben dem Betrag folgendes Icon . Mit dem Anwählen des Icons erscheint ein Infofeld (siehe Abbildung), in welchem informiert wird, dass die Rückzahlung des Minusbetrages nicht über kiBon abgewickelt werden kann und dieser Betrag der Institution in Rechnung gestellt werden muss.

Wenn der Listeneintrag angewählt wird, sind die Beträge, welche auszubezahlen oder von der Institution einzufordern sind auf einen Blick ersichtlich:

Auszahlung

Für die Auszahlung muss die Zahlungsdatei «PAIN001» im E-Banking oder PostFinance eingelesen/importiert werden.

Nun müssen Sie als Gemeinde, ausserhalb von kiBon, die Zahlungsdatei in Ihr Bank-/Zahlungsprogramm hochladen. Somit werden die entsprechenden Beträge am Fälligkeitsdatum an die Institutionen ausbezahlt. Sobald die Zahlung im Bank-/Zahlungsprogramm ausgelöst wurde, kann in kiBon mittels Klicks auf den grünen Pfeil bestätigt werden, dass Sie die Beträge an die Institution ausbezahlt resp. die Zahlung ausgelöst haben

Navigieren Sie zurück auf die Übersicht und bestätigen Sie über das Icon, dass die Zahlung übermittelt wurde. Der Status wechselt von «Entwurf» zu «ausgelöst» und die Institutionen sehen, welchen Betrag sie von Ihnen erhalten sollten und können die Detailpositionen dazu herunterladen. Die Institutionen können in kiBon den Zahlungserhalt bestätigen, sobald sie das Geld erhalten haben.

Im Zahlungslauf ignorierte Korrekturzahlungen

In bestimmten Fällen werden Korrekturen nicht im Zahlungslauf übernommen. Dies ist z.B. der Fall, wenn Betreuungsgutscheine korrigiert werden, weil die finanzielle Situation angepasst oder der Anspruch rückwirkend gesenkt wurde wegen einer Anpassung beim Bedarf. Diese Beiträge müssen den Antragstellenden ausserhalb von kiBon in Rechnung gestellt oder ausbezahlt werden. Auch wenn die Betreuung für einen Zeitabschnitt mutiert wird, der bereits einmal im Zahlungslauf ignoriert wurde, müssen diese Korrekturen direkt mit den Antragsstellenden beglichen werden (sehen Sie dazu auch den Beitrag zur Veranlagungsschnittstelle).

Falls beim Verfügen eine rückwirkende Korrektur im Zahlungslauf ignoriert wurde, erscheinen diese Zahlungen nicht in der PAIN-Datei, jedoch werden sie in der Detailauflistung in der Excel-Datei im Datenblatt «Data» mit dem Status «In Zahlungslauf ignorieren» dargestellt. Im untenstehenden Printscreen finden Sie ein Beispiel davon.

Jede Zeile, welche ein «X» bei Spalte L «In Zahlungslauf ignorieren» hat, muss bei Korrekturzahlungen ausserhalb von kiBon berücksichtigt werden.

Es können also alle «Beträge in CHF» der Zeilen eines Falles/Kindes, welche ein «X» in Spalte L haben, summiert werden → das Total muss bei den Antragstellenden eingefordert oder den Antragstellenden noch nachträglich ausbezahlt werden (siehe dazu auch den Blogeintrag zur Veranlagungsschnittstelle). In untenstehendem Fall müssten CHF 513.20 von den Antragstellenden zurückgefordert werden.

Die CHF 434.35 in diesem Beispiel, welche in der Zeile direkt darunter stehen, sind zwar vom selben Kind/Antrag, jedoch wird dies automatisch über den Zahlungslauf in kiBon ausbezahlt. Dies ist der aktuelle Monat, welcher nicht korrigiert und daher auch nicht im Zahlungslauf ignoriert werden musste. Deshalb ist diese Zahl schwarz und hat bei Spalte K & L kein «X».

In Zahlungslauf ignorieren oder übernehmen?

Kommt es zu Korrekturen von bereits ausbezahlten Beträgen (Betreuungsgutscheine der bereits vergangenen Monate), so erscheint die folgende Meldung:

Je nach Änderung haben Sie die Auswahl zwischen beiden Optionen, oder müssen zwingend die untere Option wählen.

«Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen»

Diese Option sollte nur angewählt werden , wenn es zu rückwirkenden Änderungen der Betreuung kommt. Dies ist nur möglich, wenn bisher keine Korrekturzahlung für den betroffenen Monat im Zahlungslauf ignoriert wurde.

Bei dieser Variante können die Korrekturen regulär in den Zahlungslauf an die Institution übernommen werden.

Kommt es zu nachträglichen Änderungen am Betreuungspensum bereits ausbezahlter Monate (beispielsweise bei Tagesfamilienorganisationen) und das Kind hat die Institution in der Zwischenzeit verlassen, so lohnt es sich allenfalls die untere Option zu wählen.

«Ja, Korrekturen aber ignorieren»

Bei rückwirkenden Änderungen, die Einfluss auf die Gutscheinhöhe (finanzielle Situation, Einkommensverschlechterung, Familiensituation, Beschäftigungspensum etc.) haben, sollte nur die untere Option gewählt werden, da die Korrekturbeträge zwingend ausserhalb von kiBon direkt mit den Antragstellenden verrechnet werden müssen. Dies weil die «Falschangaben» seitens der Antragstellenden zu den Korrekturen geführt haben und die Institution damit nichts zu tun hat. Für die Institution ist zu diesem Zeitpunkt die Verrechnung bereits abgeschlossen.

Prüfen Sie in einem solchen Fall unbedingt im Excel des Zahlungslaufs die Lasche «Data», denn hier wird final angegeben, welche Beträge effektiv direkt mit den Antragstellenden verrechnet werden müssen. Siehe auch «Im Zahlungslauf ignorierte Korrekturzahlungen».

Wurde ein Monat bereits einmal ignoriert, so wird er automatisch auch in Zukunft ignoriert werden, egal um welche Änderung (auch Betreuungspensum) es sich handelt.

Auswirkungen mehrerer Mutationen ohne Zahlungslauf dazwischen

Werden bei einem Fall mehrere Mutationen nacheinander verfügt, ohne dazwischen einen Zahlungslauf zu erstellen, gibt es für jede Mutation eine erneute Entscheidung bezüglich der Auszahlungsart der Korrekturzahlung. Für den Zahlungslauf gilt immer nur die Auszahlungsart der zuletzt verfügten Mutation.

Ausgangslage:

In Mutation 1 vom 15.10.2024 werden Änderungen an der finanziellen Situation vorgenommen. Die Änderungen sind rückwirkend und somit kommt es zu Korrekturzahlungen. Bei der Meldung lässt sich nur die Option «Ja, Korrekturen aber ignorieren» auswählen, da solche Korrekturen immer ausserhalb von kiBon geregelt werden müssen.

In Mutation 2 vom 15.10.2024 wird das Betreuungspensum rückwirkend für die Monate August bis Dezember angepasst. Die Meldung erscheint ebenfalls, da es sich aber um Änderungen am Betreuungspensum handelt, kann die Gemeinde wählen, welche Variante sie wünscht. Es wird «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen» gewählt.

Was passiert nun?

Beispiel 1: Es wird KEIN Zahlungslauf zwischen den beiden Mutationen gemacht

Da kein Zahlungslauf zwischen den beiden Mutationen gemacht wurde, überschreibt die gewählte Option «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen» aus Mutation 2 auch jene aus Mutation 1. Folglich werden die Korrekturbeträge aus beiden Mutationen in den Zahlungslauf an die Institution übernommen.

Dies ist nicht korrekt, da das Geld eigentlich bei jener Partei zurückgefordert werden muss, die die falschen Angaben gemacht hat. Hier hätte entweder ein Zahlungslauf zwischen den beiden Mutationen erstellt, oder bei Mutation 2 die Option «Ja, Korrekturen aber ignorieren » gewählt werden sollen.

Diese Variante ist bei Anträgen mit Betreuungen in einer Tagesfamilie eher nicht zu empfehlen, da einige Institutionen mit einer provisorischen Gutscheinkorrektur arbeiten, um Rechnungsdifferenzen zu vermeiden, und diese Option einen Mehraufwand für sie bedeuten würde. Hier wäre ein Zahlungslauf zwischen den Mutationen zu empfehlen.

Beispiel 2: Es wird ein Zahlungslauf zwischen den beiden Mutationen gemacht

Zahlungslauf nach Mutation 1: Die Korrekturbeträge für die bereits ausbezahlten Monate August und September aus Mutation 1 können nicht in den Zahlungslauf an die Institution übernommen werden und müssen deshalb ausserhalb von kiBon an die/von den Antragstellenden ausbezahlt/zurückgefordert werden.

Zahlungslauf nach Mutation 2: Da die Monate August und September bereits einmal ausserhalb von kiBon geregelt werden mussten, gilt dies auch weiterhin. Die in Mutation 2 gewählte Auszahlungsart «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen» gilt deshalb nur für die «neuen» Monate. Somit können die Korrekturen der Betreuungsbeiträge für die Monate Oktober, November und Dezember in den Zahlungslauf an die Institution übernommen werden.

Aus diesem Grund empfehlen wir, vor einer Mutation der finanziellen Verhältnisse aufgrund einer definitiven Veranlagung die Betreuungsmutationen/Abweichungen abgeschlossen zu haben resp. diese Mutation erst nach Ende der Periode vorzunehmen.

Sollten Sie nicht so lange warten können, so empfehlen wir, zuerst alle Betreuungsmutationen der vergangenen, bereits ausbezahlten Monate zu erfassen, dann einen Zahlungslauf zu erstellen und danach erst die Mutation bzgl. Finanziellen Verhältnissen vorzunehmen.

Spezialfall: Korrekturzahlungsmeldung bei Mutation ohne Änderung

Beispiel: Die Antragstellenden ziehen innerhalb der gleichen Gemeinde um. Dafür erstellen Sie eine Mutation. Trotz identischer Berechnung erscheint die Meldung bezüglich Korrekturzahlungen beim Verfügen.

Dies passiert nur, wenn zuvor bereits eine Mutation mit Änderungen verfügt wurde, jedoch seither kein Zahlungslauf gemacht wurde:

14.07.2024: die Eltern erstellen einen Antrag für Betreuungsgutscheine
23.07.2024: der Antrag wird von der Gemeinde verfügt
Juli – September: die Gemeinde erstellt reguläre Zahlungsläufe
12.10.2024: Eltern erstellen eine Mutation mit einer Änderung an den finanziellen Verhältnissen. Korrekturzahlungsmeldung erscheint, Gemeinde muss «in Zahlungslauf ignorieren» wählen. Mutation 1 ist verfügt.
23.10.2024: Eltern erstellen eine Mutation, sie ziehen innerhalb der Gemeinde um. Beim Verfügen erscheint trotz identischer Berechnung die Korrekturzahlungsmeldung.
29.10.2024: Gemeinde erstellt Zahlungslauf Oktober.

Im vorliegenden Fall ist zu empfehlen, dass bei der Korrekturzahlungsmeldung der Mutation 2 die gleiche Option ausgewählt wird wie in der Mutation 1. Ansonsten überschreibt die Auszahlungsart der Mutation 2 jene aus der Mutation, siehe «Auswirkungen mehrerer Mutationen». Dies würde dann bedeuten, dass die Korrektur des Betreuungsgutscheines aufgrund der Anpassung der finanziellen Situation über die Institution abgewickelt wird, obwohl die Institution mit der Änderung gar nichts zu tun hat und die Verrechnung bereits abgeschlossen hat.

Hätte die Gemeinde hingegen zwischen der verfügten Mutation 1 (hier: 12.10.2024) und der Mutation 2 (hier: 23.10.2024) einen Zahlungslauf gemacht, so wäre die Korrekturzahlungsmeldung nicht erschienen.