Mahnung wegen fehlender Dokumente

Wenn die Antragstellenden den Onlineantrag freigegeben haben und die Gemeinde feststellt, dass gewisse Nachweise unter «Dokumente» für die Prüfung des Antrages noch fehlen, kann die Gemeinde den Antrag für Betreuungsgutscheine mit «nicht eintreten» verfügen. Bei Tagesschulanmeldungen kann der Antrag mit «finanzielle Verhältnisse abgelehnt» abgeschlossen werden. Bevor die Gemeinde den Antrag mit «nicht eintreten» verfügt resp. mit «finanzielle Verhältnisse abgelehnt» abschliesst, hat sie die Möglichkeit die Antragstellenden zweimal zu mahnen und auf die fehlenden Dokumente hinzuweisen.

Kapitel

Wie erstelle ich (Gemeinde) eine Mahnung?

Klicken Sie im Menüpunkt «Resultate» vor dem Verfügen auf den roten Knopf «1. Mahnung». Sie können nun die gewünschten fehlenden Dokumente ergänzen oder einen zusätzlichen Text nach Wahl eintragen (bereits automatisch vorausgefüllt) und eine Frist setzen:

Mit Klick auf «1. Mahnung auslösen» sehen Sie den generierten Brief:

Wie werden die Antragstellenden über die Mahnung informiert?

Die Antragstellenden erhalten folgende automatisch E-Mail vom System:

Sehr geehrte Familie

Am (Datum) haben Sie einen Antrag via kiBon eingereicht. Leider sind die eingereichten Unterlagen unvollständig. Die fehlenden Dokumente müssen nachgereicht werden. Unser Schreiben kann hier eingesehen werden.

Freundliche Grüsse

Ihre Gemeinde

Wo sehe ich (Gemeinde), dass ein Antrag eine offene Mahnung hat?

Unter «Alle Fälle» sehen Sie in der Spalte «Status», in welchem Status sich ein Antrag oder eine Mutation befindet.

Es gibt die folgenden Status zum Thema Mahnung:

Wie können die Antragstellenden die fehlenden Dokumente hochladen?

Grundsätzlich ist es so, dass die Antragstellenden, sobald sie ihren Antrag freigegeben haben, diesen nicht mehr bearbeiten können. Erst wenn die Gemeinde den Antrag verfügt hat, können die Antragstellenden eine Mutation vornehmen, um Angaben zu korrigieren/ergänzen.

Einzig bei den Dokumenten verhält es sich mittels der Funktion «Mahnung» ein wenig anders. Hat die Gemeinde eine Mahnung ausgelöst, so sehen die Antragstellenden neu in ihrer Übersicht nach dem Login den Knopf «Dokumente hochladen»:

Mit Klick auf diesen Knopf landen sie automatisch auf dem Menüpunkt «Dokumente», wo sie nun die verlangten Nachweise hochladen können. Weitere Änderungen am Antrag können die Antragstellenden zu diesem Zeitpunkt nicht vornehmen.

Wo sehe ich (Gemeinde), dass die Antragstellenden Dokumente nachgeliefert haben?

Klicken Sie auf «Pendenzen» im roten Balken. Sofern Sie als verantwortliche Person für diesen Antrag hinterlegt sind, sehen Sie nun in der Spalte «Dok» ein Papiersymbol:

Wenn Sie den Antrag öffnen, ist dies auch am Status oberhalb der Menüleiste ersichtlich:

Sind die Dokumente nun komplett vorhanden, können Sie den Mahnlauf beenden und den Antrag verfügen.

Fehlen noch Dokumente, so haben Sie folgende Auswahl:

Frist noch nicht abgelaufen: Klicken Sie auf «Dokumente noch nicht komplett». Die Antragstellenden können somit weitere Dokumente hochladen.
Frist bereits abgelaufen: Klicken Sie entweder nochmals auf «Dokumente noch nicht komplett» oder auf «2. Mahnung».

Wann ist eine 2. Mahnung notwendig?

Die Antragstellenden haben trotz Ihrer 1. Mahnung keine oder nicht alle verlangten Dokumente hochgeladen und die von Ihnen gesetzte Frist ist bereits abgelaufen. In diesem Fall hat der Antrag den Status «1. Mahnung Frist abgelaufen». Dies sehen Sie einerseits unter «alle Fälle» oder oberhalb der Menüleiste im Antrag.

Klicken Sie unter «Resultate» auf «2. Mahnung». Das weitere Vorgehen ist dasselbe wie bei der 1. Mahnung.

Betreuungsgutscheine: Fehlen Ihnen nach Ablauf der Frist einige oder alle angeforderten Dokumente, können Sie «2. Mahnung nicht eingetreten» wählen und den Antrag mit «nicht eintreten» verfügen.

Tagesschulanmeldung: Fehlen Ihnen nach Ablauf der Frist einige oder alle angeforderten Dokumente, können Sie «2. Mahnung nicht eingetreten» wählen und den Antrag mit «finanzielle Verhältnisse abgelehnt» abschliessen.

Wie und wann beende ich (Gemeinde) einen Mahnlauf?

Sofern Sie alle angeforderten Unterlagen erhalten haben, können Sie den Mahnlauf beenden. Klicken Sie dazu unter «Resultate» auf «Mahnlauf beenden». In diesem Fall ist die Prüfung und das Bestätigen (Tagesschulen) resp. Verfügen (Betreuungsgutscheine) des Antrages möglich.