Unterstützungsdienste

Anträge für Betreuungsgutscheine und Tagesschulanmeldungen werden grundsätzlich von Familien/Antragstellenden via kiBon oder per Papierformular gestellt. Vielfach sind Familien dabei auf Unterstützung angewiesen. Auf Wunsch von diversen Sozialdiensten wurde kiBon weiterentwickelt, sodass neu Sozialdienste, regionale Partner und weitere «Unterstützungsdienste» bei Bedarf für ihre Klienten einen Antrag erfassen können.

Gesuchformular für den Unterstützungsdienst

Möchten Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen? Dann muss die Leitung des Sozialdienstes / des regionalen Partners beim Kanton eine Zulassung zu kiBon als Unterstützungsdienst beantragen. Sie finden das Gesuchformular hier.

BE-Login

Nach dem Einreichen des Gesuchs beim Kanton erhalten Sie eine e-Mail, welche Sie zur Mitarbeit in kiBon einlädt. Mittels Link in dieser e-Mail gelangen Sie zur Registration für kiBon. Sie müssen sich nun mit dieser e-Mailadresse, auf welche Sie die e-Mail erhalten haben im BE-Login neu registrieren (ausser Sie haben für diese e-Mailadresse bereits ein geschäftliches BE-Login). Nachdem Sie sich registriert haben, gelangen Sie direkt zurück zu kiBon.

Sofern Sie bereits eine Einladungs-e-Mail erhalten haben, können Sie sich auch über www.kibon.ch anmelden (auch hier müssen Sie sich neu registrieren). Achtung: Bitte nicht registrieren, wenn Sie noch keine Einladung vom Kanton erhalten haben, da Sie sonst als Antragsteller im System sein werden und nicht in der Rolle des Unterstützungsdienstes.

Stammdaten ausfüllen

Nachdem Sie sich über den Einladungslink vom Kanton neu registriert haben, müssen Sie die Stammdaten für Ihren Unterstützungsdienst ausfüllen und speichern. Danach sind Sie im System aktiv und können Ihre Rolle zur Erstellung und Bearbeitung der Anträge nutzen.

Navigation

Auf der Hauptseite zu sehen, sind folgende Navigationspunkte:

1. Pendenzen: Alle offenen Pendenzen. D.h. Fälle, welche noch in Bearbeitung beim Unterstützungsdienst sind.
2. Alle Fälle: Alle vom Sozialdienst verwalteten Fälle sind ersichtlich
3. Posteingang: zum Mails an die Gemeinde versenden oder von der Gemeinde zu empfangen
4. Fall eröffnen: hier werden die Anträge für Ihre Klienten eröffnet
5. Suchfeld: kann nach Fallnummer, BG-Nummer, Vor-/Nachnamen, Geburtsdatum (Antragsteller oder Kinder) gesucht werden

Mittels Klick auf Ihren Namen finden Sie als Administrator des Unterstützungsdienstes, drei weitere Navigationspunkte.

Benutzende (nur Administrator/in):  Hier sehen Sie als Administrator/in alle kiBon-Benutzende Ihres Unterstützungsdienstes inkl. sich selber und können neue Mitarbeiter/innen einladen oder die Benutzerrechte ändern oder Benutzer sperren. Um neue Mitarbeiter/innen einzuladen gehen Sie über den Button:

Benutzerrechte können mittels Klick auf den Listeneintrag des entsprechenden Benutzers bearbeitet oder ein/e Benutzer/in gesperrt werden

Unterstützungsdienste: Unter diesem Punkt können Sie auf Ihre Stammdaten zugreifen und diese bearbeiten (nur Administrator/in, Sachbearbeiter/in nur Leserecht).

Ausloggen: Abmeldung aus dem Account

Fall eröffnen & Vollmacht erstellen

Um einen neuen Antrag zu erfassen, müssen Sie den Button “Fall eröffnen” tätigen. Danach erscheint eine kleine Eingabemaske, wo Sie die Wohnsitzgemeinde und die Antragsperiode für die Antragsteller wählen können.

Sobald der Antrag eröffnet wurde, erscheint auf der ersten Seite die Maske für die Erstellung der Vollmacht.

Schritt 1: Erfassen der Daten des/r Antragstellenden für die Erstellung der Vollmacht.

Schritt 2: Vollmacht herunterladen und von den Antragstellenden lesen und signieren lassen.

Schritt 3: Signierte Vollmacht hochladen, speichern und Fall eröffnen. (Achtung: Nach dem “Fall eröffnen” können Sie diese Daten nicht mehr ändern)

Beispiel Vollmacht:

Vollmacht bearbeiten

Muss eine Vollmacht im Nachhinein bearbeitet werden, muss dafür eine Mutation des bereits verfügten Antrages erstellt werden. So kann dann unter “Fall Unterstützungsdienst” der Button bearbeiten getätigt werden. Damit eröffnet sich die Maske erneut und die Angaben der Antragsteller können angepasst werden.
Nach der Anpassung kann die neue Vollmacht heruntergeladen, unterschrieben und wieder hochgeladen werden, die bereits erstellte Vollmacht bleibt im System gespeichert und wird nicht automatisch entfernt.
Unter den Dokumenten besteht die Möglichkeit mehrere Dokumente hoch zu laden. Somit kann entschieden werden ob mehrere Vollmachten im System bleiben sollen oder ein Dokument gelöscht werden soll.

Vollmacht entziehen

Die Vollmacht kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder entzogen werden – dies bedeutet jedoch, dass der Unterstützungsdienst danach nur noch lesend auf den Fall zugreifen kann und der Fall nur noch durch die Gemeinde bearbeitet werden kann. Um die Vollmacht zu entziehen, gibt es unter dem ersten Register «Fall Unterstützungsdienst» bei welchem die Vollmacht hochgeladen wird den Button «Vollmacht entziehen».

Antrag ausfüllen

Nachdem der Fall zum ausfüllen eröffnet wurde, können Sie den Antrag für die Antragsteller ausfüllen.
Unser Einführungsvideo zeigt wie Sie einen Antrag aus Sicht der Antragsteller ausfüllen und an die Gemeinde versenden können. Klicken Sie hier um auf das Video zu gelangen.
Sobald Sie den Antrag zu Ende ausgefüllt haben, kommen Sie zur Freigabequittung, welche Sie in Vertretung (i.V.) für den Antragsteller unterschreiben und an die Gemeinde senden. (Auf der Freigabequittung steht stets der Name und die Anschrift der Antragsteller)

Nachdem die Gemeinde die Freigabequittung eingelesen hat, ist der Fall in Bearbeitung bei der Gemeinde. Sie können keine Änderungen mehr vornehmen.

Wenn die Gemeinde den Antrag geprüft und verfügt hat, erhalten Sie eine automatisch generierte Mail, in der Sie die Verfügung auf kiBon einsehen können. Die Antragsteller erhalten die Verfügung per Post.

Generell erhalten Sie als Unterstützungsdienst die Korrespondenz per Mail (resp. Info, dass Sie sie in kiBon einsehen können) und die Antragsteller per Post.

Navigation auf dem verfügten Antrag

Gemeinde 

Links in blau steht die Gemeinde, für welche ein Gutschein beantragt wird.

Pluszeichen +

Neben dem Namen der Gemeinde finden Sie ein kleines +. Mit diesem können Sie bei einem Umzug die neue Gemeinde der Antragsteller auswählen oder bei einem Mischantrag, wo die Tagesschule nicht in der Wohngemeinde liegt, die Anmeldung für die Tagesschule in der richtigen Gemeinde beantragen.
Gerne verlinken wir für Sie den jeweiligen Blogbeitrag zum Mischantrag sowie Umzug.

Datum 

Auf dem Datum im blauen Balken können Sie sehen, für welche Periode der Antrag ist. Sollte es Anträge für mehrere Perioden geben, so können Sie per Klick auf das Datum von der einen in die andere Periode wechseln und somit die jeweiligen Anträge einsehen.

Antrag

Unter Antrag kann eingesehen werden, wo Sie sich zur Zeit befinden und es kann zwischen Antrag und Mutationen gewechselt werden. Steht “Antrag”, sind Sie auf dem Erstantrag. Sobald es Mutationen geben wird, können Sie diese mittels Klick einsehen und so vom Antrag zu den Mutationen wechseln und zurück.
Gültig ist grundsätzlich immer die aktuellste Mutation, es kann aber sein, dass diese Änderungen nichts am Betreuungsgutschein verändert haben und somit noch die letztverfügte Verfügung rechtsgültig ist.

Alle Resultate 

Hier sehen Sie den Antrag und alle Mutationen, welche für den Antragsteller erstellt wurden.

Mitteilungen

Unter den Mitteilungen haben Sie die Möglichkeit, eine Nachricht an die Gemeinde zu senden.

Mutieren

Insofern ein Antrag verfügt wurde, können Änderungen nur noch per Mutation vorgenommen werden. Um einen Antrag zu mutieren, drücken Sie auf “Mutieren” im blauen Balken. Nachdem alle Änderungen am Antrag vorgenommen wurden, muss die Mutation erneut an die Gemeinde freigegeben werden. Gehen Sie somit auf den Navigationspunkt “Freigabe” und reichen Sie die Mutation mittels Klick auf den roten Button “Mutation freigeben” ein. Erst wenn eine Mutation freigegeben wurde, kann die Gemeinde diese einsehen.

Erneuern

Der Button “Erneuern” im blauen Balken steht Ihnen zur Verfügung, um einen Antrag bei einem Periodenwechsel zu erneuern und somit den neuen Antrag für die nächste Periode bereits vorauszufüllen. Die Stammdaten der Antragsteller werden in die neue Periode übernommen und ein neuer Antrag kann ausgefüllt und eingereicht werden.

Hilfe/Support

Im blauen Balken werden Sie die Kontaktdaten der zuständigen Gemeinde aufrufen können. Falls Sie Hilfe benötigen oder fachlich oder technisch nicht weiterkommen steht ihnen die zuständige Gemeinde für Fragen zur Verfügung.

Fallnummer 

Rechts, oberhalb des blauen Balken, finden Sie die Fallnummer des Antrags.

Hilfe / Support

Für den Support der Unterstützung ist die Wohnsitzgemeinde/Gutscheinausgabestelle des Antragstellers zuständig. Wir bitten Sie, sich bei Fragen oder Unklarheiten direkt bei der zuständigen Gemeinde zu melden. Falls die Gemeinde nicht weiterhelfen kann, muss die Gemeinde beim Kanton oder der DV Bern AG rückfragen und kann Ihnen danach die korrekt Auskunft erteilen.