L’enregistrement des organismes responsables et des institutions dans kiBon

Afin de faire l’administration des bons de garde pour une ou plusieurs institutions via kiBon, il faut au moins une personne avec le rôle d’utilisateur « administrateur/-trice organisme responsable ». Les autres utilisateurs sont facultatifs et sont directement couverts par le « administrateur/-trice de l’organisme responsable » si nécessaire.

Procédure d’activation par le collaborateur du canton :

  1. Le département cantonal enregistre l’organisme responsable et fournit l’adresse e-mail de l’utilisateur, qui assumera le rôle d’ «administrateur/-trice de lorganisme responsable». Si une personne doit administrer toutes les institutions, elle doit être enregistrée en tant qu’ «administrateur/-trice organisme responsable».
    (–>adresse e-mail selon le formulaire de demande – nous recommandons de choisir l’adresse e-mail proffessionnnelle personnelle, de sorte que la personne peut également s’inscrire à des fins privées (par ex. que requérant) si nécessaire. Si l’employé s’en va, le compte doit pouvoir être bloqué dans kiBon, c’est pourquoi une adresse info@xy.ch n’est pas adaptée.
  2. Le service cantonal de traitement enregistre les institutions (offre de prise em charge, nom de l’institution, date à partir de quand les BdGs sond disponibles) avec l’adresse e-mail de l’organisme responsable selon le formulaire de demande.
  3. L’organisme responsable reçoit une « invitation à coopérer » par courriel à l’adresse e-mail selon l’admission du formulaire de demande. Le lien mène à la page d’accueil de BE-Login, où la personne ayant le rôle d’utilisateur « administrateur/-trice organisme responsable » peut se connecter ou s’inscrire. Il est impératif d’utiliser l’adresse e-mail à laquelle la personne a reçu le lien. Sinon, après s’être inscrite, elle aura le rôle de « candidate » au lieu d’administrateur/-trice de l’organisme responsable.
    Une fois l’inscription réussie, l‘administrateur/-trice de l’organisme responsable est redirigé à la page d’accueil de kiBon.
  4. L’administrateur/-trice de l’organisme responsable active les institutions en recueillant les données de base et en prenant en compte l’adresse e-mail qui doit être utilisé par les parents pour les communications d’affaires. (apparaît sur le portail de la famille; il peut s’agir de la même adresse e-mail pour chaque établissement.)
  5. L’administrateur/-trice de l’organisme responsable crée des utilisateurs supplémentaires si nécessaire et leur attribue les rôles et les institutions respectifs.

Pour créer un nouvel utilisateur :

  • Pour créer les utilisateurs, l’administrateur va sur le menu à son nom, sélectionne « Utilisateur » et peut ensuite inviter plus d’utilisateurs.

important:

  • Seuls les employés qui travailleront avec kiBon doivent être enregistrés.
  • L’utilisateur ayant le rôle d’ « administrateur/-trice organisme responsable » ne doit pas nécessairement être affecté à l’organisme responsable (responsable de la gestion stratégique) mais peut également faire partie de la direction (gestion opérationnelle). L’attribut «organisme responsable» fait référence au fait que la personne peut effectuer les tâches dans kiBon pour toutes les institutions du même organisme responsable.
  • Il n’est pas possible de saisir deux utilisateurs avec la même adresse e-mail. P.ex. il n’est pas possible que la même adresse e-mail soit utilisée  pour les rôles de collaborateur de l’institution A et de l’administration B de l’organisme responsable.
  • Le rôle d’ « administrateur/-trice organisme responsable » ou « administrateur/-trice institution » peut être attribué plusieurs fois par organisme responsable ou institution.
  • Par rôle d’utilisateur, 1 personne –>Les profils de connexion sont personnels ! Deux employés ne peuvent pas partager une connexion BE.
  • Dès qu’une institution ou un organisme responsable a été invitée, il est immédiatement visible par les candidats et sélectionnable! Par conséquent, il est important de signaler les données mal collectées à l’équipe de support kiBon dès que possible.