Das Erfassen von Trägerschaften und Institutionen in kiBon

Um die Administration der Betreuungsgutscheine für eine oder mehrere Institutionen über kiBon zu machen, braucht es mindestens eine Person mit der Benutzerrolle „Administration Trägerschaft“. Weitere Benutzer sind optional und werden bei Bedarf direkt von der „Administration Trägerschaft“ erfasst.

Vorgehen bei der Aufschaltung von Sachbearbeiter Kanton:

  1. Die Sachbearbeitung Kanton erfasst die Trägerschaft und hinterlegt die e-Mail-Adresse des Benutzers, welcher die Rolle „Administration Trägerschaft“ übernehmen wird. Falls eine Person alle Institutionen administrieren soll, muss diese Person als „Administration Trägerschaft“ erfasst werden.
    (–> e-Mail-Adresse gemäss Antragsformular Zulassung – wir empfehlen die persönliche Geschäfts-e-Mail-Adresse zu wählen, damit die Person für private Zwecke (als Gesuchsteller) sich gegebenenfalls auch registrieren kann. Bei einem Verlass der Mitarbeiter/in muss der Account in kiBon gesperrt werden können, weshalb sich eine info@xy.ch – Adresse nicht eignet.
  2. Die Sachbearbeitung Kanton erfasst die Institutionen (Betreuungsangebot, Name Institution, Datum ab wann BG) mit der e-Mail-Adresse der Trägerschaft gemäss Antragsformular Zulassung.
  3. Die Trägerschaft erhält eine „Einladung zur Mitarbeit“ per Mail zugestellt an die e-Mail-Adresse gemäss Antragsformular Zulassung. Der Link führt zur Startseite von BE-Login, wo sich die Person mit der Benutzerrolle „Administration Trägerschaft“ entweder einloggen oder registrieren kann. Es muss zwingend die e-Mail-Adresse verwendet werden, an welche die Person den Link geschickt bekommen hat. Ansonsten wird sie nach dem registrieren die Rolle „Gesuchsteller“ anstatt Administration Trägerschaft haben.
    Nach erfolgreicher Anmeldung / Registration, wird die Administration Trägerschaft auf die kiBon-Seite weitergeleitet.
  4. Die Administration Trägerschaft aktiviert die Institutionen, indem er die Stammdaten erfasst und hinterlegt bei der e-Mail-Adresse jene e-Mail-Adresse welche von den Eltern für die geschäftliche Kommunikation verwendet werden soll. (wird auf dem Familienportal angezeigt; es kann sein, dass für jede Institution dieselbe e-Mail-Adresse angegeben wird.)
  5. Die Administration Trägerschaft erstellt bei Bedarf weitere Benutzer und teilt ihnen die jeweiligen Rollen und Institutionen zu.

Erstellung eines neuen Benutzers:

  • Für die Erstellung der Benutzer geht der Admin über das Menü, wählt „Benutzer“ aus und kann dann weitere Benutzer einladen.

Wichtig:

  • Es müssen nur Mitarbeitende in kiBon erfasst werden, welche auch damit arbeiten werden.
  • Der Benutzer mit der Rolle „Administration Trägerschaft“ muss organisatorisch nicht zwingend der Trägerschaft (verantwortlich für die strategische Führung) zugeteilt sein, sondern kann auch Teil der Geschäftsleitung (operative Führung) sein. Das Attribut „Trägerschaft“ bezieht sich auf den Umstand, dass die Person die Aufgaben in kiBon für sämtliche Institutionen derselben Trägerschaft wahrnehmen kann.
  • Es können nicht zwei Benutzer mit derselben e-Mail-Adresse erfasst werden. z.B. ist es nicht möglich, dass dieselbe e-Mail-Adresse für die Benutzerrolle „Administration Institution A“ und „Administration Institution B“ einer selben Trägerschaft erfasst wird.
  • Die Rolle „Administration Trägerschaft“ oder „Administration Institution“ kann mehrmals pro Trägerschaft / Institution vergeben werden.
  • Pro Benutzerrolle, 1 Person -> Die Loginprofile sind persönlich! Zwei Mitarbeitende können sich nicht ein BE-Login teilen.
  • Sobald eine Institution oder Gemeinde eingeladen wurde, ist sie sofort für die Gesuchsteller ersichtlich & auswählbar! Daher ist es wichtig, falsch erfasste Daten, dem kiBon-Support-Team so rasch als möglich zu melden.