Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les crèches

Le présent article contient des informations importantes pour les crèches qui émettent des confirmations de place via kiBon.

1. Comment saisir le taux et les frais de prise en charge dans la confirmation de place ?

Les crèches saisissent dans kiBon le taux de prise en charge mensuel en jours ou en pour cent ainsi que les frais de prise en charge facturés (à l’exception des frais de repas et des coûts pour les autres prestations comme le service de piquet). La commune calcule ensuite le montant du bon sur cette base.

Si le taux de prise en charge convenu et/ou les frais changent après que la confirmation de place a été établie (p. ex. parce que des jours supplémentaires ont été comptabilisés), la crèche doit en informer la commune afin que le bon puisse être recalculé.

Pour ce faire, l’institution a le choix entre les deux fonctions suivantes dans kiBon : « Créer une annonce de changement » ou « Annoncer les différences ». Les modalités d’utilisation de chaque fonction sont expliquées en détail ci-après.

Le bon de garde est adapté en cas de changement annoncé par la crèche. Si un taux de prise en charge plus élevé – impliquant donc aussi des frais plus importants – a été communiqué et que les personnes détenant l’autorité parentale n’ont pas encore épuisé leur taux de prise en charge admissible, le montant du bon est augmenté, si nécessaire avec effet rétroactif. Cette règle vaut aussi pour les communes qui appliquent des contingents.

Afin d’éviter des modifications fréquentes et des versements correctifs importants, le taux de prise en charge doit être indiqué aussi précisément que possible dans la confirmation de place.

Lorsqu’une crèche sait, au moment d’émettre la confirmation de place, que le taux de prise en charge augmentera au cours de la période de validité du bon ou que les frais diminueront une fois que l’enfant aura fêté son premier anniversaire (application d’un tarif horaire inférieur pour les enfants de plus de 12 mois), elle peut saisir à l’avance plusieurs taux de prise en charge (voir aussi à ce sujet l’article Saisir le taux de prise en charge pour les enfants de moins de 1 an).

Les crèches qui facturent chaque mois les jours de prise en charge effectifs peuvent également saisir au préalable des périodes de prise en charge en indiquant le nombre de jours prévus par mois. Elles peuvent aussi saisir ultérieurement les jours effectifs et les frais facturés au moyen de la fonction « Annoncer les différences ».

2. Comment procéder en cas d’arrivée ou de départ d’un enfant en cours de mois ou de changement ?

Les crèches doivent toujours saisir, dans la confirmation de place, le taux et les frais de prise en charge pour un mois entier, et ce même si la période d’accueil est plus courte en raison par exemple du début au milieu du mois du contrat de prise en charge. Le système calcule ensuite les coûts sur la période prise en charge.

Afin d’éviter, pour chaque période considérée, des écarts entre les frais facturés par la crèche et ceux calculés par kiBon en fonction du montant mensuel indiqué dans la confirmation de place, les crèches doivent effectuer la règle de trois suivante (extrapolation des coûts par mois) :

frais facturés * nombre de jours dans le mois / nombre de jours par période considérée.

Elles doivent ensuite saisir au moins deux taux de prise en charge dans la confirmation de place : un pour les périodes de moins d’un mois et un pour les mois complets.

Les crèches peuvent utiliser le fichier Excel disponible sous ce lien pour effectuer le calcul.

Exemple de calcul et de saisie manuelle :

Début de la prise en charge le 16.08.2023 :
Taux de prise en charge : 40%
Frais de prise en charge facturés par la crèche pour la période du 16 au 31 août 2023 : 460 francs

Calcul : 460 x 31 / 16 = 891,25 francs

Le taux de prise en charge est également automatiquement ajusté à la période effective, afin de calculer le montant correct du bon.

Premier taux de prise en charge :

Taux de prise en charge mensuel : 40%
Frais de prise en charge mensuels : 891,25 francs (kiBon ajuste ensuite ce montant à 460 francs)
du : 16.08.2023       au : 31.08.2023

Les frais facturés normalement sont saisis à partir du 1er septembre 2023.

Deuxième taux de prise en charge :

Taux de prise en charge : 40%
Frais de prise en charge : 920 francs

Du : 01.09.2023       au : 31.07.2024

kiBon calcule ensuite dans la décision le montant correct des frais, soit 460 francs :

3. Fonction « Créer une annonce de changement »

La fonction « Créer une annonce de changement » permet aux crèches de signaler des adaptations à venir (p. ex. augmentation ou réduction convenues du taux de prise en charge pour une plus longue période).

En cas de changement des informations relatives à la demande, les données déjà enregistrées concernant la prise en charge peuvent être modifiées et complétées. Par exemple, si un taux de prise en charge de 60%, et non plus de 40%, est requis à compter de octobre, il faut compléter les données et indiquer la date de fin de la période au taux de 40% (p. ex. jusqu’au 30 septembre 2023).

4. Fonction « Annoncer les différences »

Les crèches peuvent saisir des jours supplémentaires à l’aide de la fonction « Annoncer les différences ». Celles qui facturent les jours de prise en charge effectifs peuvent également utiliser cette fonction pour indiquer à la fin de chaque mois ou ultérieurement le nombre de jours de prise en charge facturés aux parents et le montant des frais correspondants. Cette opération est nécessaire pour que le bon de garde puisse être calculé correctement en fonction du taux et des frais de prise en charge effectifs. Les différences doivent être annoncées au plus tard à la fin de la période de validité du bon. Les fournisseurs de prestations facturant le taux de prise en charge effectif trouveront des précisions sur la manière de saisir les différences dues à des vacances ou à une maladie dans le cas des enfants présentant un besoin d’ordre linguistique dans l’article correspondant.

Procédure :

  1. Afficher la demande actuelle pour l’enfant concerné ou la dernière modification le cas échéant. A la rubrique « Prise en charge », cliquer sur le bouton « Annoncer les différences ». Le masque de saisie s’ouvre.
  2. Le masque de saisie indique le taux de prise en charge convenu (en jours) et les frais mensuels tels qu’ils ont été annoncés la dernière fois. Le nombre de jours et les frais pour les mois concernés peuvent à présent être adaptés. Il convient ensuite de cliquer sur « Enregistrer » (voir également ci-dessous les explications sur le calcul du nombre de jours). Il est possible de modifier et d’enregistrer le masque aussi souvent que nécessaire. Les valeurs saisies et enregistrées sont conservées jusqu’à la validation.
  3. Une fois les modifications enregistrées, la crèche peut les valider, c’est-à-dire les transmettre à la commune.
  4. Dès que les données ont été validées par la crèche, la commune reçoit une notification (visible dans la boîte de réception ou à la rubrique « Messages ») l’informant qu’elle peut ajouter un changement. Le statut dans kiBon est modifié le cas échéant. La commune contrôle ensuite les modifications, rend une nouvelle décision et émet un bon de garde adapté, qui remplace le précédent. Deux cas de figure sont alors possibles : soit la commune demande un remboursement à la crèche (lorsque le taux effectif est plus bas que dans la confirmation initiale), soit elle effectue un versement a postériori (lorsque le taux effectif est plus élevé que dans la confirmation initiale).
  5. Lorsque le bon est adapté rétroactivement, un montant est versé à titre correctif (cf. « Versements à titre correctif »).

Remarque à l’intention des crèches facturant en principe chaque mois le même nombre de jours de prise en charge (facturation forfaitaire) :

Si des jours supplémentaires sont saisis, il convient d’annoncer pour ce mois non pas le nombre de jours civils d’accueil effectifs, mais le nombre de jours correspondant au taux convenu dans le contrat plus les jours supplémentaires.

Exemple :

Taux de prise en charge convenu dans le contrat et facturé : 40% (les lundis et les mardis). Conformément à l’article 17 de l’ordonnance de Direction sur le système des bons de garde (ODBG), ce taux de 40% correspond à 8 jours de prise en charge (40% x 20 jours). Un jour supplémentaire est comptabilisé en novembre 2023.

Comme le mois de novembre 2021 commence par un lundi, l’enfant sera pris en charge pendant 10 jours civils – les lundis et mardis – au cours de ce mois. En ajoutant un jour supplémentaire, on obtient 11 jours civils, ce qui ne correspond pas au taux de prise en charge convenu dans le contrat de 40%. Dans un tel cas, il convient d’ajouter le jour supplémentaire au nombre de jours de prise en charge convenus et donc d’annoncer 9 jours.

Il est prévu de simplifier cette procédure à l’avenir.

Remarque : si la prise en charge a commencé en cours de mois, qu’un jour supplémentaire a été comptabilisé pendant cette période et que la crèche applique une facturation forfaitaire, la structure doit signaler ce jour supplémentaire au moyen de la fonction « Annoncer les différences ». Les jours qui y sont enregistrés sont automatiquement ajustés sur la base des données et du taux saisis. La crèche ajoute le jour supplémentaire aux jours indiqués dans le masque de saisie « Différences ». S’agissant des frais de prise en charge, elle indique le montant effectivement facturé aux parents pour le mois en question (taux convenu plus jour supplémentaire). Un outil est également disponible pour calculer les jours de prise en charge en cas de changement (jours supplémentaires) en cours de mois.

5. Versements à titre correctif

Une nouvelle décision indiquant le montant corrigé du bon de garde est rendue à chaque fois qu’une crèche adapte les données figurant sur la confirmation de place, et ce quelle que soit la fonction utilisée par cette dernière (« Créer une annonce de changement » ou « Annoncer les différences »). La différence par rapport aux montants déjà versés est calculée dans kiBon et prise en compte lors des versements suivants. Si le montant du bon de garde est réduit rétroactivement, la différence est déduite des versements actuels. S’il augmente, un montant est simplement versé en sus. Lorsque le montant à rembourser par l’institution est supérieur à celui que doit lui verser la commune pour le mois en cours, cette dernière le facture à l’institution.