Betreuungspensum bestimmen bei Kitas / Platzbestätigung Kitas

Kitas stellen über kiBon sogenannte Platzbestätigungen aus. In diesem Eintrag finden Kitas wichtige Hinweise zum Ausstellen der Platzbestätigung.

1. Wie erfasse ich das Betreuungspensum und die Kosten in der Platzbestätigung?

In kiBon erfasst die Kita das monatliche Betreuungspensum in Prozent oder in Tagen pro Monat sowie die dafür in Rechnung gestellten Betreuungskosten (ohne Verpflegungskosten und Kosten für weitere Leistungen, z.B. für einen Pikettdienst). Auf dieser Basis berechnet die Gemeinde den Betreuungsgutschein.

Ändern das vereinbarte Pensum und/oder die Kosten, nachdem die Platzbestätigung ausgestellt wurde (z.B., weil Zusatztage gebucht wurden), muss die Kita dies der Gemeinde melden damit der Betreuungsgutschein neu berechnet werden kann.

Die Institution kann dazu in kiBon entweder die Funktion «Mutationsmeldung erstellen» oder «Abweichungen melden» nutzen. Wann welche Funktion genutzt werden kann und was dabei zu beachten ist, wird weiter unten genauer erklärt.

Meldet die Kita eine Änderung, wird der Betreuungsgutschein angepasst. Wurde ein höheres Betreuungspensum mit entsprechend höheren Kosten gemeldet und haben die Erziehungsberechtigten das anspruchsberechtigte Pensum noch nicht ausgeschöpft, wird der Betreuungsgutschein erhöht – auch rückwirkend. Das gilt auch in Gemeinden, die kontingentieren.

Um häufige Mutationen und hohe Korrekturzahlungen zu vermeiden, soll das Betreuungspensum in der Platzbestätigung grundsätzlich so präzise wie möglich angegeben werden.

Weiss eine Kita zum Zeitpunkt, wenn sie die Platzbestätigung ausstellt, dass im Laufe der Gutscheinperiode das Betreuungspensum erhöht wird oder die Betreuungskosten runtergehen, weil das Kind bald Geburtstag feiert und für Kinder, die älter als 12 Monate sind ein tieferer Stundentarif verrechnet wird, kann sie im Voraus mehrere Betreuungspensen erfassen (vgl. dazu auch den Blogeintrag «Betreuungspensum erfassen für Kind unter 1-jährig»).

Auch Kitas, die jeden Monat die effektiven Betreuungstage verrechnen, können im Vorhinein Betreuungsperioden erfassen mit der korrekten Anzahl der geplanten Betreuungstage pro Monat. Sie können alternativ auch später die effektiven Tage samt den dafür verrechneten Kosten mit der Funktion «Abweichungen melden» erfassen.

2. Was muss ich als Kita bei einem untermonatlichem Ein- oder Austritt und Änderungen machen?

In der Platzbestätigung muss die Kita immer das Betreuungspensum und die Kosten für einen ganzen Monat angeben – auch wenn die Betreuungsperiode kürzer ist, weil z.B. der Betreuungsvertrag erst Mitte Monat gestartet hat.

Damit es beim Zeitabschnitt keine Differenz gibt zwischen den Kosten, die die Kita in Rechnung stellt und den Kosten, die kiBon aufgrund der Eingabe in der Platzbestätigung für den Monat berechnet, muss die Kita folgenden Dreisatz machen, um die Kosten auf den Monat hochzurechnen:

in Rechnung gestellte Kosten x Tage im Monat / Tage Zeitabschnitt.

Kitas erfassen in der Platzbestätigung dann mindestens zwei Betreuungspensen: eins für den Zeitabschnitt, der kleiner als ein Monat ist und eins für die vollständigen Monate.

Hier ein Beispiel, wie es manuell berechnet / eingetragen werden könnte:

Beispiel: Eintritt am 16.8.2021:
Betreuungspensum: 40%
Betreuungskosten für den Zeitabschnitt 16.8.-31.8.2021 durch Kita in Rechnung gestellt: 460.-

D.h.: CHF 460.- * 31 / 16 = CHF 891.25

Das Pensum wird zur korrekten Berechnung des Gutscheins ebenfalls auf die Periode heruntergerechnet. Dies geschieht jedoch automatisch.

Erstes Betreuungspensum:

Monatliches Betreuungspensum: 40%
monatliche Betreuungskosten: CHF 891.25 (kiBon rechnet dies dann wieder auf 460.- herunter)
von: 16.8.2021         bis: 31.8.2021

Ab 1.9.2021 (nicht untermonatlich) werden die normalen in Rechnung gestellten Kosten eingetragen:

Zweites Betreuungspensum:

Betreuungspensum: 40%
Betreuungskosten: CHF 920

von: 1.9.2021           bis: 31.7.2021

kiBon rechnet dann in der Verfügung die Kosten korrekt auf 460.- herunter:

Den Kitas wird unter diesem Link ein Excel zur Verfügung gestellt, welches die Hochrechnung vornimmt.

3. Funktion Mutationsmeldung erstellen

Kitas benutzen die Funktion «Mutationsmeldung erstellen» für vorgesehenen Änderungen, wie zum Beispiel für eine auf längere Zeit vereinbarte Erhöhung oder Reduktion des Betreuungspensums.

Waren die Angaben im Antrag korrekt, haben jedoch nun geändert (z.B. Antrag: Betreuungspensum: 40%, Mutation: ab November: 60%) wird die Betreuung, welche bereits erfasst ist, ergänzt mit dem “Bis”-Datum (z.B. bis: 30.09.2021) und ergänzend eine Neue hinzugefügt.

4. Funktion Abweichungen melden

Kitas können mithilfe der Funktion «Abweichungen melden» Zusatztage erfassen. Auch Kitas, die die effektiven Betreuungstage in Rechnung stellen, können diese Funktion nutzen und am Ende eines Monats oder auch später die Anzahl Betreuungstage eingeben, die der Familie in Rechnung gestellt wurden und wie hoch die Kosten dafür waren. Dies ist notwendig damit der Betreuungsgutschein anhand des effektiven Betreuungspensum und den effektiven Betreuungskosten korrekt berechnet werden kann. Die Abweichungen müssten spätestens zum Abschluss einer Gutscheinperiode nachgemeldet werden. Wie Leistungserbringer, die effektiv verrechnen, Abweichungen aufgrund von Ferien oder Krankheit bei Kindern mit sprachlicher Indikation erfassen, erklärt dieser Blogeintrag: «Ferien / Krankheit bei sprachlicher Indikation».

Vorgehen Schritt für Schritt:

  1. Die Kita geht beim Fall auf den aktuellen Antrag bzw. falls der Fall bereits einmal mutiert wurde, auf die neueste Mutation. Im Register «Betreuung» wählt sie den Button „Abweichungen melden“. So kommt sie zur Maske, in der sie die Daten erfassen kann.
  2. In der Eingabemaske sind das vertragliche Pensum in Tagen und die monatlichen Betreuungskosten hinterlegt, wie sie zuletzt gemeldet wurden. Die Kita kann nun die Angaben korrigieren. Dafür passt sie die Anzahl Tage und Kosten in den betroffenen Monaten an und klickt auf Speichern (siehe dazu auch den Hinweis zur Berechnung der Anzahl Tage weiter unten). Diese Maske kann so oft wie nötig ergänzt und abgespeichert werden. Die einmal erfassten und gespeicherten Werte bleiben bis zur Freigabe zwischengespeichert.
  3. Wurden die Änderungen gespeichert, können sie freigegeben werden. Mit der Freigabe durch die Kita werden die Daten an die Gemeinde gesendet.
  4. Nach der Freigabe erhält die Gemeinde eine Mutationsmeldung, die sie einer Mutation hinzufügen kann (im Posteingang oder unter «Mitteilungen» einsehbar). Tut sie dies, wechselt der Status in kiBon. Die Gemeinde prüft danach die Änderungen, verfügt neu und es wird ein angepasster Betreuungsgutschein ausgestellt, der den Früheren ersetzt. Dies hat dann zur Folge, dass die Gemeinde entweder von der Kita Geld zurückfordern muss (wenn das effektive Pensum tiefer war als zuerst bestätigt) oder nachzahlen muss (wenn das effektive Pensum höher war als zuerst bestätigt).
  5. Bei einer rückwirkenden Anpassung des Gutscheins kommt es zu einer Korrekturzahlung (vgl. Blog Eintrag «Wie funktionieren Korrekturzahlungen?)

Hinweis für Kitas, die grundsätzlich jeden Monat dieselbe Anzahl Betreuungstage in Rechnung stellen (pauschale Berechnung):

Werden Zusatztage erfasst, wird in diesem Monat nicht die Anzahl Kalendertage, an denen eine Betreuung stattgefunden hat, gemeldet, sondern die Anzahl Tage, welche sich aus dem vertraglich vereinbarten Pensum ergeben plus die Zusatztage.

Beispiel: Betreuungspensum vertraglich / in Rechnung gestellt: 40 % jeweils montags & dienstags. Die 40% entsprechen gemäss Art. 17 der Direktionsverordnung über das Betreuungsgutscheinsystem (BGSDV) 8 Tagen (40% x 20Tage). Es wird ein Zusatztag im November 2021 gebucht.

Weil der Monat November im Jahr 2021 mit einem Montag beginnt, wird das Kind in diesem Monat insgesamt an 10 Kalendertagen jeweils an einem Montag und Dienstag betreut. Zusammen mit einem Zusatztag ergibt dies 11 Kalendertage. Dies würde jedoch nicht der vertraglich festgelegten Betreuungsdauer von 40% entsprechen. In diesem Fall rechnen Sie den Zusatztag zur hinterlegten Anzahl Betreuungstage (8 Tage) hinzu. Gemeldet werden 9 Tage.

Künftig ist geplant, dass die Eingabe vereinfacht wird.

Hinweis: Wenn die Betreuung in der Kita untermonatlich gestartet, in dieser Periode ein Zusatztag gebucht wurde und die Kita pauschal verrechnet, meldet die Institution diesen Zusatztag über die Funktion «Abweichungen melden». Die dort hinterlegten Tage wurden aufgrund der eingegebenen Daten und dem eingegebenen Pensum automatisch heruntergerechnet. Bei dem Erfassen des Zusatztages rechnet die Institution diesen zu den hinterlegten Tagen in der Eingabemaske «Abweichungen» hinzu. Bei den Kosten gibt die Kita an, welchen Betrag den Eltern effektiv in diesem Monat (vereinbartes Pensum plus Zusatztag) in Rechnung gestellt wurde. Auch hier steht Ihnen ein Tool zur korrekten Berechnung der Betreuungstage bei untermonatlichen Änderungen mit Zusatztag zur Verfügung.

5. Wie funktionieren Korrekturzahlungen?

Wenn eine Kita die Angaben aus der Platzbestätigung anpasst – egal ob sie hierfür die Funktion «Mutationsmeldung erstellen» oder «Abweichungen melden» nutzt – wird nachjeder Mutation eine neue Verfügung ausgestellt. Darin sieht die Kita den korrekten Betreuungsgutschein. In kiBon wird die Differenz zu den bereits ausbezahlten Beträgen berechnet und beim nächsten Zahlungslauf berücksichtigt. Wurde der Betreuungsgutschein rückwirkend kleiner, wird die Differenz von den aktuellen Auszahlungen abgezogen. Sofern die Gutscheine im Nachhinein grösser wurden, wird dies einfach zusätzlich noch ausbezahlt. Ist der Betrag, den die Institution aufgrund der Neuberechnung zurückzahlen muss, grösser als der auszubezahlende Betrag der Gemeinde für den aktuellen Monat, muss die Gemeinde der Institution den Betrag in Rechnung stellen.