Betreuungspensum bestimmen bei TFO / Platzbestätigungen von TFO

Tagesfamilienorganisationen (TFO) stellen über kiBon sog. Platzbestätigungen aus. In diesem Eintrag finden TFO wichtige Hinweise zum Ausstellen der Platzbestätigung.

1. Wie erfasse ich das Betreuungspensum und die Kosten in der Platzbestätigung?

In kiBon erfasst die TFO das monatliche Betreuungspensum in Stunden oder in Prozent sowie die dafür in Rechnung gestellten Betreuungskosten (ohne Verpflegungskosten und Kosten für weitere Leistungen, z.B. für einen Pikettdienst). Auf dieser Basis berechnet die Gemeinde den Betreuungsgutschein.

Ändern das vereinbarte Pensum und/oder die Kosten nachdem die Platzbestätigung ausgestellt wurde (z.B., weil die TFO gemäss ihrem Tarifreglement immer die effektiven Stunden verrechnet und somit immer erst Ende Monat die genauen Angaben kennt), muss die TFO dies der Gemeinde melden damit der Betreuungsgutschein neu berechnet werden kann.

Die Institution kann dazu in kiBon entweder die Funktion «Mutationsmeldung erstellen» oder «Abweichungen melden» nutzen. Wann welche Funktion genutzt werden kann und was dabei zu beachten ist, wird weiter unten genauer erklärt.

Meldet die TFO eine Änderung, wird der Betreuungsgutschein angepasst. Wurde ein höheres Betreuungspensum mit entsprechend höheren Kosten gemeldet und haben die Erziehungsberechtigten das anspruchsberechtigte Pensum noch nicht ausgeschöpft, wird der Betreuungsgutschein erhöht – auch rückwirkend. Das gilt auch in Gemeinden, die kontingentieren.

Um häufige Mutationen und hohe Korrekturzahlungen zu vermeiden, soll das Betreuungspensum in der Platzbestätigung grundsätzlich so präzise wie möglich angegeben werden. Schwanken die Betreuungsstunden in einem Fall erfahrungsgemäss häufig, macht es Sinn einen Durchschnitt zu berechnen. Weiss eine TFO zum Zeitpunkt, wenn sie die Platzbestätigung ausstellt, dass im Laufe der Gutscheinperiode das Betreuungspensum erhöht wird oder z.B. die Betreuungskosten runtergehen, weil das Kind bald Geburtstag feiert und für Kinder, die älter als 12 Monate sind ein tieferer Stundentarif verrechnet wird, kann sie im Voraus mehrere Betreuungspensen erfassen (vgl. dazu auch den Blogeintrag «Betreuungspensum erfassen für Kind unter 1-jährig»).

In der Platzbestätigung muss die TFO immer das Betreuungspensum und die Kosten für einen ganzen Monat angeben – auch wenn die Betreuungsperiode kürzer ist, weil z.B. der Betreuungsvertrag erst Mitte Monat gestartet hat. kiBon rechnet die monatlichen Kosten automatisch auf den Zeitabschnitt herunter.

2. Funktion «Mutationsmeldung erstellen»

TFO benutzen die Funktion «Mutationsmeldung erstellen» um künftige Anpassungen beim vereinbarten Betreuungspensum zu melden (wie zum Beispiel für eine auf längere Zeit vereinbarte Erhöhung oder Reduktion des Betreuungspensums) oder um falsche Angaben zu korrigieren.

Waren die Angaben im Antrag korrekt, haben jedoch nun geändert (z.B. Antrag: Betreuungspensum: 100 Stunden, Mutation: ab Oktober: 120 Stunden) wird die Betreuung, welche bereits erfasst ist, ergänzt mit dem “Bis”-Datum (z.B: bis: 30.09.2021) und ergänzend eine Neue hinzugefügt.

3. Funktion «Abweichungen melden»

TFO, die immer effektiv verrechnen oder auch solche, die mit den Erziehungsberechtigten eine Mindestanzahl an Betreuungsstunden vereinbaren und darüber hinaus gehende Stunden zusätzlich verrechnen, müssen die Abweichungen zum im Antrag bestätigten Pensum in kiBon melden. Dies ist notwendig damit der Betreuungsgutschein anhand des effektiven Betreuungspensum und den effektiven Betreuungskosten korrekt berechnet werden kann.

TFO nutzen dafür am besten die Funktion «Abweichungen melden». Dort können sie am Ende eines Monats oder auch später pro Monat eingeben, wie viele Betreuungsstunden der Familie in Rechnung gestellt wurden und wie hoch die Kosten dafür waren. Wie Leistungserbringer, die effektiv verrechnen, Abweichungen aufgrund von Ferien oder Krankheit bei Kindern mit sprachlicher Indikation erfassen, erklärt dieser Blogeintrag: «Ferien / Krankheit bei sprachlicher Indikation».

Vorgehen Schritt für Schritt:

  1. Die TFO geht beim Fall auf den aktuellen Antrag bzw. falls der Fall bereits einmal mutiert wurde, auf die neueste Mutation. Im Register «Betreuung» wählt sie den Button „Abweichungen melden“. So kommt sie zur Maske, in der sie die Daten erfassen kann.
  2. In der Eingabemaske sind das vertragliche Pensum in Stunden und die monatlichen Betreuungskosten hinterlegt, wie sie zuletzt gemeldet wurden. Die TFO kann nun die Angaben korrigieren. Dafür passt sie die Anzahl Stunden und Kosten in den betroffenen Monaten an und klickt auf Speichern. Diese Maske kann so oft wie nötig ergänzt und abgespeichert werden. Die einmal erfassten und gespeicherten Werte bleiben bis zur Freigabe zwischengespeichert.
  3. Wurden die Änderungen gespeichert, können sie freigegeben werden. Mit der Freigabe durch die TFO werden die Daten an die Gemeinde gesendet. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
  4. Nach der Freigabe erhält die Gemeinde eine Mutationsmeldung, die sie einer Mutation hinzufügen kann (im Posteingang der Gemeinde oder unter «Mitteilungen» einsehbar). Tut sie dies, wechselt der Status in kiBon. Die Gemeinde prüft danach die Änderungen, verfügt neu und es wird ein angepasster Betreuungsgutschein ausgestellt, der den Früheren ersetzt. Dies hat dann zur Folge, dass die Gemeinde entweder von der Tagesfamilienorganisation Geld zurückfordern muss (wenn das effektive Pensum tiefer war als zuerst bestätigt) oder nachzahlen muss (wenn das effektive Pensum höher war als zuerst bestätigt).
  5. Bei einer rückwirkenden Anpassung des Gutscheins kommt es zu einer Korrekturzahlung (vgl. Blog Eintrag «Wie funktionieren Korrekturzahlungen?»)

Wichtig zu wissen:

Die Freigabe der Abweichungen muss mindestens 1x jährlich geschehen, spätestens zum Abschluss einer Gutscheinperiode. Die Institution kann selbst entscheiden, ob sie monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich Mutationsmeldungen verschickt.

Der Kanton empfiehlt den TFO auf monatliche Mutationsmeldungen zu verzichten da die Gemeinden aufgrund der aktuellen gesetzlichen Grundlagen nach jeder Anpassung der Betreuung eine neue Verfügung ausstellen müssen, was für die Gemeinden mit Aufwand und teilweise zusätzlichen Kosten verbunden ist. Die zeitnahe Freigabe von Abweichungen oder die Mutation einer Platzbestätigung machen vor allem dann Sinn, wenn in einem Fall regelmässig deutlich mehr oder weniger Stunden in Rechnung gestellt werden, als ursprünglich bestätigt wurden und hohe Korrekturen vermieden werden sollen.

Am besten besprechen die Institutionen dies auch mit den Gemeinden und bestimmen zusammen, wie oft Abweichungen freigegeben werden.

4. Wie funktionieren Korrekturzahlungen?

Wenn eine TFO die Angaben aus der Platzbestätigung anpasst – egal ob sie hierfür die Funktion «Mutationsmeldung erstellen» oder «Abweichungen melden» nutzt – wird nach jeder Mutation eine neue Verfügung ausgestellt. Darin sieht die TFO den korrekten Betreuungsgutschein. In kiBon wird die Differenz zu den bereits ausbezahlten Beträgen berechnet und beim nächsten Zahlungslauf berücksichtigt. Wurde der Betreuungsgutschein rückwirkend kleiner, wird die Differenz von den aktuellen Auszahlungen abgezogen. Sofern die Gutscheine im Nachhinein grösser wurden, wird dies einfach zusätzlich noch ausbezahlt. Ist der Betrag, den die Institution aufgrund der Neuberechnung zurückzahlen muss, grösser als der auszubezahlende Betrag der Gemeinde für den aktuellen Monat, muss die Gemeinde der Institution den Betrag in Rechnung stellen.