COMPENSATION DES CHARGES RELATIVES AUX ÉCOLE Á JOURNÉE CONTINUE

Dès l’automne 2022, le décompte pour la compensation des charges relatives aux écoles à journée continue se fait via kiBon pour toutes les communes. Le formulaire de décompte est disponible sur kiBon à partir du 8 août 2022.

Cet article vous explique comment procéder si

a) Votre commune utilise déjà kiBon pour gérer les inscriptions aux modules d’école à journée continue,
b) Votre commune n’utilise PAS encore kiBon pour gérer les inscriptions aux modules d’école à journée continue

a) Votre commune utilise déjà kiBon pour les inscriptions aux modules d’école à journée continue

Connectez-vous à kiBon en tant qu’administrateur·trice ou collaborateur·trice spécialisé·e école à journée continue ou en tant qu’administrateur·trice ou collaborateur·trice spécialisé·e bons de garde (BG) et école à journée continue.

Vérifier les données de base

Vérifiez les données de base de la commune : la décision relative à la compensation des charges est envoyée à l’adresse postale enregistrée dans les données de base. Sous l’onglet « École à journée continue », vous avez la possibilité de saisir une autre adresse de contact.

Remplir le décompte pour la compensation des charges de votre commune

Cliquez sur « Décomptes de la commune » dans le ruban rouge.

Une entrée de type « Compensation des charges pour les écoles à journée continue » s’affiche alors pour votre commune. Cliquez sur cette entrée pour l’ouvrir.

Saisir les « Données de la commune »

Remplissez le formulaire sous la rubrique « Données de la commune ». Les champs marqués d’un (i) vous donnent de plus amples informations sur les données à saisir. Vous pouvez sauvegarder à tout moment les données saisies en cliquant sur le bouton « Enregistrer » qui se trouve à la fin du formulaire. Tant que vous n’avez pas saisi les données relatives aux écoles à journée continue (cf. point suivant), vous ne pouvez pas terminer le formulaire. Le message suivant s’affiche alors : « La demande ne peut être terminée que lorsque tous les formulaires des écoles à journée continue sont remplis et contrôlés. Vous pouvez par contre sauvegarder vos données. »

Important : à la question « Est-ce que toutes les inscriptions aux modules d’école à journée continue sont saisies dans kiBon ? », ne répondez par « oui » que si toutes les inscriptions ont effectivement été saisies dans kiBon, y compris celles qui ont été faites sur des formulaires papier.

Sous la rubrique « Données des écoles à journée continue », vérifiez que toutes les écoles à journée continue de la commune sont enregistrées. Vous pouvez ajouter les écoles à journée continue manquantes, qui n’étaient pas encore enregistrées sur kiBon au début de l’année scolaire 2021-2022, en cliquant sur « Ajouter une école à journée continue ».

Saisie des « Données des écoles à journée continue » par l’école à journée continue

En général, c’est la direction d’école à journée continue qui saisit les données relatives à son établissement. Pour ce faire, elle doit détenir le rôle d’administratrice institution ou de collaboratrice spécialisée institution pour l’école en question (cf. ). Lorsque la direction se connecte à kiBon avec ce rôle, elle trouve la liste des décomptes sous la rubrique « Décomptes de la commune » dans le ruban rouge.

En cliquant sur le décompte souhaité, la direction est redirigée automatiquement vers la liste des écoles à journée continue dont elle est responsable.

Elle peut alors ouvrir le formulaire de décompte pour chaque école en cliquant sur la ligne correspondante dans la liste.

Les données de ces formulaires peuvent également être sauvegardées à tout moment pendant le remplissage. Une fois que le formulaire est rempli, la direction de l’école à journée continue valide les données afin que la commune puisse les vérifier.

Lorsque vous vous connectez avec le rôle de la commune, vous pouvez accéder aux formulaires et les vérifier. Si vous faites des modifications, les données saisies initialement sont conservées :

Une fois que vous avez vérifié toutes les données, vous pouvez clôturer la demande en cliquant sur le bouton « Vérifié ».

En tant que personne responsable des écoles à journée continue de votre commune, vous pouvez également saisir les données de l’école à journée continue en choisissant le rôle d’administrateur·trice commune ou de collaborateur·trice spécialisé·e commune.

Remplissage automatique des données de l’école à journée continue

Si vous avez répondu « oui » à la première question du formulaire destiné aux communes « Est-ce que toutes les inscriptions aux modules d’école à journée continue sont saisies dans kiBon ? », certains champs de la rubrique « Données des écoles à journée continue » peuvent être remplis automatiquement.

Pour cela, il est important que toutes les inscriptions aient effectivement été saisies dans kiBon, y compris celles qui ont été faites sur des formulaires papier, comme mentionné plus haut.

L’information suivante s’affiche alors :

Si vous cliquez sur « Compléter avec les données de kiBon », les données suivantes sont reprises des inscriptions saisies dans kiBon:

Les données peuvent aussi être modifiées manuellement.

Terminer et valider

En tant que personne responsable des écoles à journée continue de votre commune, vous vérifiez les données saisies sous la rubrique « Données des écoles à journée continue » et terminez la vérification en cliquant sur « Vérifié ». Vous êtes alors redirigé·e vers la page contenant la liste de toutes les écoles à journée continue et verrez que le statut de l’école traitée a changé.

Une fois que tous les formulaires des écoles à journée continue ont été remplis et vérifiés, vous pouvez également terminer les formulaires de la commune sous la rubrique « Données de la commune ». Vous trouverez le bouton « Terminer » à la fin des formulaires. Vous êtes alors redirigé·e vers la page de validation.

Remarques:

à partir du 1^er septembre 2022, vous pouvez imprimer les données de la commune en cliquant sur « Exporter au format PDF» dans le menu à gauche.
Vous avez la possibilité de rouvrir le formulaire « Données de la commune » et d’en modifier le contenu en cliquant sur le bouton « Corriger les données » situé tout en bas. Cela est possible tant que le formulaire n’a pas encore été validé et transmis au canton pour vérification.

Sous la rubrique « Validation » du menu, vous trouverez le bouton « validé our la vérification par le canton ». En cliquant sur celui-ci, les formulaires sont transmis au canton, qui vérifie les données.

Une fois les formulaires transmis au canton, la procédure de décompte est généralement terminée pour la commune. Il est possible que le canton vous contacte pour vous demander de vérifier certaines données. Le canton peut aussi modifier lui-même les données (p. ex. si la première tranche n’a pas été saisie correctement). Les saisies effectuées par la commune restent toutefois visibles.

Vous recevez la décision concernant le montant admis à la compensation des charges par la poste à la fin de l’année.

**b) Votre commune n’utilise pas kiBon pour les inscriptions aux modules d’école à journée continue**

Remarque : vous utilisez kiBon uniquement pour effectuer le décompte pour la compensation des charges relatives aux écoles à journée continue. La commune et les écoles à journée continue ne sont pas visibles pour les parents et il n’est pas possible de saisir des inscriptions.

Vous souhaitez recevoir les inscriptions aux modules d’école à journée continue via kiBon pour l’année scolaire 2023-2024 ? Dans ce cas, remplissez le formulaire correspondant sur cette page du site Internet de la Direction de l’instruction publique et de la culture.

Accès au décompte pour la compensation des charges relatives aux écoles à journée continue

Votre commune est déjà inscrite sur kiBon pour les bons de garde (BG). L’administrateur·trice de votre commune vous invite sur kiBon en tant que personne responsable des écoles à journée continue.

Pour ce faire, l’administrateur·trice de la commune se rend sur l’onglet de gestion des utilisateur·trice·s (en cliquant sur son nom en haut à droite sur l’interface kiBon), sélectionne « Utilisateur·trice » et clique sur « Ajouter un·e utilisateur·trice » en bas de la page. Elle ou il peut alors vous attribuer le rôle d’administrateur·trice école à journée continue ou, si vous effectuez également des tâches en lien avec les bons de garde, le rôle d’administrateur·trice BG et école à journée continue.
Vous trouverez de plus amples informations sur les différents rôles d’utilisateur·trice sur: « Écoles à journée continue : rôles dans kiBon »

Vous recevez ensuite un lien d’invitation. Cliquez sur ce dernier et suivez les indications de la page Internet pour arriver sur le profil de votre commune.

Veuillez impérativement vérifier les données de base de votre commune (en cliquant sur votre nom en haut à droite, puis sur « Communes »), étant donné que la décision relative à la compensation des charges est envoyée à l’adresse postale enregistrée dans les données de base. Sous l’onglet « École à journée continue », vous avez la possibilité de saisir une autre adresse de contact si l’adresse enregistrée dans les données de base ne correspond pas à l’école en question.

Remarques :

Dès que vous êtes enregistré·e en tant qu’administrateur·trice école à journée continue ou en tant qu’administrateur·trice BG et école à journée continue, vous pouvez ajouter vous-même d’autres collaborateur·trice·s, par exemple dans le rôle de collaborateur·trice spécialisé·e école à journée continue.
Il peut arriver que la personne responsable des bons de garde pour la commune s’occupe également du décompte pour la compensation des charges relatives aux écoles à journée continue. Pour ce faire, elle doit s’attribuer le rôle d’administrateur·trice BG et école à journée continue.

Créer une école à journée continue (ancien formulaire 2) dès le 11 juillet 2022

Créer une institution

Pour que vous puissiez saisir toutes vos écoles à journée continue dans le décompte, procédez comme suit :

Cliquez sur votre nom en haut à droite, choisissez « Institutions » et cliquez sur « Ajouter une école à journée continue », puis sur « Ajouter une école à journée continue pour le décompte de la compensation des charges ».

Saisissez ensuite les données de l’école à journée continue que vous voulez ajouter et cliquez sur « Nouvelle institution ». Attention : la date de l’école à journée continue active (“Période de validité de l’école à journée”) doit être fixée au 1.8.2021 (sinon l’école à journée continue n’est pas visible pour le décompte 2021/22). Complétez les informations sur la page suivante et terminez en cliquant sur « Enregistrer l’institution ».

Ajouter une direction d’école à journée continue

Rendez-vous sur l’onglet de gestion des utilisateur·trice·s (en cliquant sur votre nom en haut à droite), choisissez « Utilisateur·trice » et cliquez sur « Ajouter un·e utilisateur·trice ». Saisissez les données requises et attribuez la fonction « Administrateur·trice institution ». Sous « Institution », choisissez l’école à journée continue que vous venez de créer et cliquez sur « Inviter l’utilisateur·trice ». La direction de l’école à journée continue suit les indications qu’elle reçoit avec le courriel d’invitation et devient administratrice de l’école à journée continue sur kiBon. Elle peut alors saisir les données relatives à son école en vue du décompte pour la compensation des charges sur kiBon.

Remarque : l’ajout de la direction de l’école à journée continue n’est pas obligatoire. En tant qu’administrateur·trice de la commune, vous pouvez aussi saisir vous-même les données de l’école à journée continue.

Créer un formulaire pour l’école à journée continue

En cliquant sur « Décomptes de la commune » dans le ruban rouge, vous retrouvez les décomptes pour la compensation des charges relatives aux écoles à journée continue. Sous le registre « Données des écoles à journée continue », vous choisissez « Ajouter une école à journée continue ».

Remplir le décompte pour la compensation des charges de votre commune

Suivez les indications sous le point a).