DÉCOMPTE POUR LA COMPENSATION DES CHARGES RELATIVES AUX ÉCOLES À JOURNÉE CONTINUE
Le décompte pour la compensation des charges relatives aux écoles à journée continue se fait via kiBon pour toutes les communes. Le formulaire de décompte 2022-2023 est disponible sur kiBon à partir du 9 août 2023.
Connectez-vous à kiBon en tant qu’administrateur·trice ou collaborateur·trice spécialisé·e école à journée continue ou en tant qu’administrateur·trice ou collaborateur·trice spécialisé·e bons de garde (BG) et école à journée continue.
1. Vérifier les données de base
Vérifiez les données de base de la commune : la décision relative à la compensation des charges est envoyée à l’adresse postale enregistrée dans les données de base. Sous l’onglet « École à journée continue », vous avez la possibilité de saisir une autre adresse de contact.
2. Remplir le décompte pour la compensation des charges
Cliquez sur « Décomptes de la commune » dans le ruban rouge.
Une entrée de type « Compensation des charges pour les écoles à journée continue » s’affiche alors pour votre commune. Cliquez sur cette entrée pour l’ouvrir. Veillez à ce que l’année scolaire 2022-2023 soit sélectionnée sous « Période »
2.1 Saisir les « Données de la commune »
Remplissez le formulaire sous la rubrique « Données de la commune ». Les champs marqués d’un (i) vous donnent de plus amples informations sur les données à saisir. Vous pouvez sauvegarder à tout moment les données saisies en cliquant sur le bouton « Enregistrer » qui se trouve à la fin du formulaire. Tant que vous n’avez pas saisi les données relatives aux écoles à journée continue (cf. point suivant), vous ne pouvez pas terminer le formulaire. Le message suivant s’affiche alors : « La demande ne peut être terminée que lorsque tous les formulaires des écoles à journée continue sont remplis et contrôlés. Vous pouvez par contre sauvegarder vos données. »
Important : à la question « Est-ce que toutes les inscriptions aux modules d’école à journée continue sont saisies dans kiBon ? », ne répondez par « oui » que si toutes les inscriptions ont effectivement été enregistrées dans kiBon, y compris celles qui ont été faites sur des formulaires papier.
Sous la rubrique « Données des écoles à journée continue », vérifiez que toutes les écoles à journée continue de la commune sont enregistrées et portent le bon nom. Vous pouvez ajouter les écoles à journée continue manquantes, qui ne sont pas encore enregistrées sur kiBon, en cliquant sur « Ajouter une école à journée continue ». Pour modifier les données de base (p. ex. nom) des écoles à journée continue déjà enregistrées, cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur « Institutions ».
2.2 Saisie des « Données des écoles à journée continue » par l’école à journée continue
En général, c’est la direction d’école à journée continue qui saisit les données relatives à son établissement. Pour ce faire, elle doit détenir le rôle d’administratrice institution, de collaboratrice spécialisée institution ou d’administratrice/collaboratrice spécialisée organisme responsable pour l’école en question (cf. Écoles à journée continue : rôles dans kiBon). Lorsque la direction se connecte à kiBon avec ce rôle, elle trouve la liste des décomptes sous la rubrique « Décomptes de la commune » dans le ruban rouge.
En cliquant sur le décompte souhaité, la direction est redirigée automatiquement vers la liste des écoles à journée continue dont elle est responsable.
Elle peut alors ouvrir le formulaire de décompte pour chaque école en cliquant sur la ligne correspondante dans la liste.
Les données de ces formulaires peuvent également être sauvegardées à tout moment pendant le remplissage. Une fois que le formulaire est rempli, la direction de l’école à journée continue valide les données afin que la commune puisse les vérifier.
En tant que personne responsable des écoles à journée continue de votre commune, vous pouvez également saisir les données de l’école à journée continue en choisissant le rôle d’administrateur·trice commune ou de collaborateur·trice spécialisé·e commune.
2.3 Remplissage automatique des données de l’école à journée continue
Si vous avez répondu « oui » à la première question du formulaire destiné aux communes « Est-ce que toutes les inscriptions aux modules d’école à journée continue sont saisies dans kiBon ? », certains champs de la rubrique « Données des écoles à journée continue » peuvent être remplis automatiquement.
Pour cela, il est important que toutes les inscriptions aient effectivement été saisies dans kiBon, y compris celles qui ont été faites sur des formulaires papier, comme déjà mentionné.
L’information suivante s’affiche alors :
Si vous cliquez sur « Compléter avec les données de kiBon », les données suivantes sont reprises des inscriptions saisies dans kiBon :
Les données peuvent aussi être modifiées manuellement.
2.4 Terminer et valider
En tant que personne responsable des écoles à journée continue de votre commune, vous vérifiez les données saisies. Si vous procédez à des modifications, les données initiales s’affichent une nouvelle fois :
Une fois que toutes les données vous semblent correctes, fermez le formulaire en cliquant sur « Vérifié ». Vous serez alors redirigé·e vers la page contenant la liste de toutes les écoles à journée continue et verrez que le statut de l’école traitée a changé.
Une fois que tous les formulaires des écoles à journée continue ont été remplis et vérifiés, vous pouvez également terminer le formulaire de la commune sous la rubrique « Données de la commune ». Vous trouverez le bouton « Valider » à la fin des formulaires. Vous êtes alors redirigé·e vers la page de validation.
Remarques:
- Vous pouvez imprimer les données de la commune en cliquant sur « Exporter au format PDF» dans le menu à gauche.
- Vous avez la possibilité de rouvrir le formulaire « Données de la commune » et d’en modifier le contenu en cliquant sur le bouton « Corriger les données » situé tout en bas. Cela est possible tant que le formulaire n’a pas encore été validé et transmis au canton pour vérification.
Sous la rubrique « Validation » du menu, vous trouverez le bouton « Valider pour la vérification par le canton ». En cliquant sur celui-ci, les formulaires sont transmis au canton, qui vérifie les données.
Une fois les formulaires transmis au canton, la procédure de décompte est généralement terminée pour la commune. Il est possible que le canton vous contacte dans le cadre de son contrôle. Le canton peut aussi modifier lui-même les données (p. ex. la première tranche). Les données saisies par la commune restent toutefois visibles.
Vous recevez la décision concernant le montant admis à la compensation des charges par la poste à la fin de l’année.