LASTENAUSGLEICH TAGESSCHULEN

Im Herbst 2022 erfolgt die Abrechnung des Lastenausgleich Tagesschulen für alle Gemeinden via kiBon. Die Abrechnung steht ab 8. August 2022 auf kiBon zur Verfügung.

Sie finden in diesem Blogbeitrag

• a) Das Vorgehen, wenn Ihre Gemeinde bereits kiBon für die Tagesschulanmeldungen verwendet
• b) Das Vorgehen, wenn Ihre Gemeinde kiBon für die Tagesschulanmeldungen noch NICHT verwendet

a) Ihre Gemeinde verwendet kiBon bereits für die Tagesschulanmeldungen

Loggen Sie sich mit Ihrem Login als Administrator/in oder Sachbearbeiter/in TS oder TS & BG in kiBon ein.

Prüfen der Stammdaten

Prüfen Sie die Stammdaten der Gemeinde: Die Verfügung über den Lastenausgleich wird an die in den Stammdaten hinterlegte Postadresse versendet. Sie haben auch die Möglichkeit, im Register Tagesschule eine «alternative Kontaktadresse» zu erfassen.

Ausfüllen des Lastenausgleiches für Ihre Gemeinde

Klicken Sie auf den Menüeintrag «Gemeindeanträge» in der roten Navigationsliste.

Sie sehen einen Eintrag mit dem Typ «Lastenausgleich Tagesschulen» für Ihre Gemeinde. Mit einem Klick auf diesen öffnen Sie den Antrag.

Ausfüllen der «Angaben Gemeinde»

Füllen Sie nun das Formular aus. Über die (i) Felder erhalten Sie weitere Informationen zu den Angaben. Mit der Schaltfläche «Speichern», welche Sie zuunterst im Formular finden, können Sie die Eingaben jederzeit zwischenspeichern. Solange die Angaben zu den Tagesschulen (s. nächstes Kapitel) noch nicht gemacht wurden, können Sie das Formular noch nicht abschliessen. Sie sehen die Meldung «Der Antrag kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Formulare der Tagesschulen ausgefüllt und geprüft worden sind. Sie können die Angaben aber zwischenspeichern.»

Wichtig: beantworten Sie die Frage «Wurden alle Tagesschulanmeldungen in kiBon erfasst?» nur dann mit «Ja», wenn wirklich alle Tagesschulanmeldungen in kiBon erfasst sind, auch diejenigen, die via Papierformular eingetroffen sind.

Prüfen Sie im Menüpunkt «Angaben Tagesschulen», ob alle Tagesschulen der Gemeinde erfasst sind. Fehlende Tagesschulen, welche anfangs Schuljahr 2021/22 noch nicht in kiBon erfasst waren, können Sie mit dem Button «fehlende Tagesschule erstellen» hinzufügen.

Ausfüllen der «Angaben Tagesschulen» durch die Tagesschule

In der Regel füllt die Tagesschulleitung die Angaben zu ihrer Tagesschule aus. Sie muss dazu in kiBon die Rolle «Administration Institution» oder «Sachbearbeitung Institution» für die entsprechende Tagesschule haben (siehe Rollen der Tagesschule). Loggt die Tagesschulleitung sich mit dieser Rolle in kiBon ein, sieht sie unter dem Register «Gemeindeanträge» die Tabelle mit dem Antrag.

Mit einem Klick auf den Antrag wird sie direkt zur Liste der Tagesschulen navigiert, wobei nur die Tagesschulen sichtbar sind, für welche die Tagesschulleitung berechtigt ist.

Mit einem Klick auf eine Zeile der Tabelle öffnet sich das entsprechende Formular.

Auch dieses Formular lässt sich jederzeit zwischenspeichern. Nach dem Ausfüllen des Formulars, gibt die Tagesschulleitung das Formular zur Prüfung durch die Gemeinde frei.

Wenn Sie sich anschliessend in der Gemeinderolle einloggen, sehen Sie das Formular und können dieses überprüfen. Falls Sie Änderungen vornehmen, bleiben die ursprünglichen Angaben erhalten:

Sobald Sie mit allen Angaben einverstanden sind, schliessen Sie den Antrag über die Schaltfläche «geprüft» ab.

Es ist ebenfalls möglich, dass Sie als zuständige Person der Gemeinde (in der Rolle Administratorin / Sachbearbeiterin Gemeinde) die Angaben der Tagesschule erfassen.

Tagesschule Angaben automatisch ausfüllen

Falls Sie die erste Frage auf dem Gemeindeformular «Wurden alle Tagesschulanmeldungen in kiBon erfasst?» mit «Ja» beantwortet haben, können Sie einige Felder im Menüpunkt «Angaben Tagesschule» durch kiBon ausfüllen lassen.

Wie bereits oben erwähnt, ist hierfür wichtig, dass alle Tagesschulanmeldungen in kiBon erfasst sind, auch diejenigen, die via Papierformular eingereicht wurden.

Sie sehen auf den Formularen folgenden Hinweis:

Klicken Sie auf «durch kiBon ausfüllen», werden folgende Angaben aus den Anmeldungen, die in kiBon verwaltet werden, berechnet:

Sie können diese Angaben auch manuell bearbeiten.

Abschluss und Freigabe

Als zuständige Person der Gemeinde für die Tagesschulen prüfen Sie nun die Angaben der Tagesschulen im Menüpunkt «Angaben Tagesschulen». Sobald Sie diese geprüft haben, schliessen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche «Geprüft» ab. Sie werden zurück auf die Seite mit allen Tagesschulen geführt. Dort sehen Sie, dass sich der Status der gerade bearbeiteten Tagesschule geändert hat.

Nachdem alle Tagesschul-Formulare fertig ausgefüllt und geprüft sind, können Sie die Angaben unter «Angaben Gemeinde» ebenfalls abschliessen. Zuunterst im Formular finden Sie die Schaltfläche «Abschliessen». Anschliessend werden Sie auf die Seite der Freigabe weitergeleitet.

Hinweise:

• Ab 1. September können Sie mit Klick auf «PDF drucken» links in der Menüleiste die «Angaben Gemeinde» auszudrucken.
• Sie haben die Möglichkeit, dass Formular «Angaben Gemeinde» mit Klick auf «Angaben korrigieren» ganz unten erneut zu öffnen und zu bearbeiten. Dies ist so lange möglich, bis das Formular zur Prüfung an den Kanton freigegeben wurde.

Im Menüpunkt Freigabe finden Sie die Schaltfläche «Freigeben zur Prüfung durch den Kanton». Klicken Sie diese nun an. Nach der Bestätigung werden die Formulare an den Kanton weitergeleitet, welcher Ihre Angaben prüft.

Die Abrechnung ist für Sie somit grundsätzlich abgeschlossen. Es kann sein, dass sich der Kanton im Rahmen der Prüfung bei Ihnen meldet und Sie bittet, bestimmte Angaben zu prüfen. Ebenfalls kann der Kanton Angaben überschreiben (z. B. falls die erste Rate nicht korrekt erfasst ist), wobei in diesem Fall in kiBon die Angabe der Gemeinde weiterhin sichtbar bleibt.

Die Verfügung über den lastenausgleichsberechtigten Betrag erhalten Sie Ende Jahr wie üblich per Post.

b) Ihre Gemeinde verwendet kiBon nicht für die Tagesschulanmeldungen

Hinweis: Sie nutzen kiBon ausschliesslich für die Abrechnung der Tagesschule mit dem Lastenausgleich. Die Gemeinde und die Tagesschulen sind für Eltern nicht sichtbar, es sind keine Anmeldungen möglich.

Möchten Sie per Schuljahr 2023/24 die Tagesschulanmeldungen über kiBon entgegennehmen? Melden Sie sich dafür mit dem Formular auf dieser Website bei der Bildungs- und Kulturdirektion an.

Zugang zur Abrechnung Lastenausgleich Tagesschulen

Ihre Gemeinde ist für die Betreuungsgutscheine bereits in kiBon registriert. Der Administrator / die Administratorin Ihrer Gemeinde lädt Sie als zuständige Person für die Tagesschule zu kiBon ein.

Er/Sie navigiert dazu in kiBon in die Benutzerverwaltung (via Klick auf seinen/ihren Namen oben rechts, «Benutzende») und wählt unten links den Button «Benutzer/in hinzufügen».

Er/sie teilt Ihnen die Rolle «Administrator/in TS» oder «Administrator/in BG & TS» (falls Sie auch Aufgaben im Zusammenhang mit den Betreuungsgutscheinen erledigen) zu. Mehr zu den verschiedenen Rollen in kiBon: Rollen der Tagesschule – kiBon

Sie erhalten nun einen Einladungslink. Folgen Sie diesem und den Anweisungen auf der Website bis zum Profil Ihrer Gemeinde.

Prüfen Sie unbedingt die Stammdaten der Gemeinde (klick auf Namen oben rechts, Gemeinden): Die Verfügung über den Lastenausgleich wird an die in den Stammdaten hinterlegte Postadresse versendet. Sie haben die Möglichkeit, im Register Tagesschule eine «alternative Kontaktadresse» zu erfassen, falls die Adresse in den Stammdaten für die Tagesschule nicht zutrifft.

Hinweise:

• Sobald Sie als Administrator/in TS oder Administrator/in TS & BG registriert sind, können Sie selbst weitere Mitarbeiter/innen hinzufügen, z. B. in der Rolle Sachbearbeiter/in TS.
• Es ist möglich, dass in der Gemeinde für die Betreuungsgutscheine zuständige Person auch die Abrechnung Tagesschulen übernimmt. Dafür muss sie sich die Rolle «Administratorin BG & TS» zuweisen.

Erstellen der Tagesschulen (ehemals Formular 2), (ab 11. Juli 2022) 

Institution erstellen

Damit Sie Ihre Tagesschule(n) der Abrechnung hinzufügen können, gehen Sie folgendermassen vor:

Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf «Institutionen» und anschliessend auf «Tagesschule für Abrechnung Lastenausgleich hinzufügen».

Erfassen Sie anschliessend im Fenster, das sich öffnet, die Angaben zur Tagesschule und klicken sie auf «Institution erstellen». Im folgenden Fenster erfassen Sie weitere Angaben zur Tagesschule. Achtung: Das Datum “Tagesschule aktiv ab” setzen Sie auf 1.8.2021 (ansonsten ist die Tagesschule für die Abrechnung 2021/22 nicht sichtbar). Speichern Sie anschliessend die Institution.

Tagesschulleitung hinzufügen

Navigieren Sie in die Benutzerverwaltung, indem Sie oben rechts auf Ihren Namen, anschliessend auf «Benutzende» klicken. Fügen Sie eine/n neue/n Benutzer/in hinzu, erfassen Sie die Angaben und weisen Sie ihm/ihr die Rolle «Administrator/in» Institution zu. Wählen Sie unter «Institution» die soeben erstellte Tagesschule aus und klicken Sie auf «Benutzer/in einladen». Die Tagesschulleitung folgt nun der Anleitung im Einladungsmail und erhält den Zugang als Administratorin der Tagesschule. Damit kann sie im Rahmen der Abrechnung die Angaben zu ihrer Tagesschule in kiBon erfassen.

Hinweis: Es ist nicht zwingend, die Tagesschulleitung hinzuzufügen. Sie als Administrator/in der Gemeinde können die Angaben der Tagesschule ebenfalls eintragen.

Formular für die Tagesschule erstellen

Als Nächstes kehren Sie über «Gemeindeanträge» zurück in die Abrechnung Lastenausgleich Tagesschulen. Öffnen Sie dort das Register «Angaben Tagesschulen» und klicken Sie auf «fehlende Tagesschule erstellen».

Ausfüllen des Lastenausgleiches für Ihre Gemeinde

Folgen Sie den Anweisungen gemäss Punkt a).