Structures d’accueil durant les vacances scolaires

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Déroulement

Sur la plateforme kiBon, vous pouvez déposer une demande de contributions cantonales dans la rubrique Décomptes de la commune en saisissant le type Prise en charge de vacances et la période correspondante.

Vous pouvez sauvegarder vos données sur chaque page et les compléter ultérieurement.

Une fois les données (champs obligatoires) complétées, vous pouvez valider la page en cliquant sur terminer. Pour modifier une page déjà validée, vous pouvez la débloquer au moyen de la fonction Corriger les données.

Lorsque vous avez soumis votre demande à la page Validation, vous ne pouvez plus modifier les données. Vous recevez alors une confirmation automatique de réception de la demande.

L’Unité des Offres périscolaires de la Direction de l’instruction publique et de la culture examine ensuite votre demande et vous contacte en cas de questions ou de documents manquants. Afin de vous permettre de charger ces derniers sur la page Dépôt des documents, la demande sera débloquée préalablement.

La commune devrait recevoir la décision et les éventuelles subventions à la fin de l’année.

Accès au décompte concernant la prise en charge de vacances dans kiBon

Pour accéder à la plateforme kiBon, vous devez vous connecter à BE-Login. L’identifiant n’est pas le même que l’identifiant pour BE-Login qui a été utilisé pour accéder à l’environnement test.

Toute personne au sein de la commune à qui un rôle est déjà attribué peut accéder au domaine des structures d’accueil durant les vacances scolaires.

En outre, les collaborateurs et collaboratrices peuvent se voir attribuer les rôles Administrateur/trice prise en charge de vacances et Collaborateur/trice prise en charge de vacances. Ces personnes ont alors accès uniquement aux dossiers concernant la prise en charge de vacances mais pas aux données personnelles dans le domaine des bons de garde.

Tous les autres administrateurs et administratrices enregistrés dans kiBon pour la commune peuvent accorder les droits spécifiques d’accès au domaine Prise en charge de vacances. Les personnes ayant le rôle Administrateur/trice prise en charge de vacances peuvent à leur tour attribuer des droits à d’autres personnes en tant qu’Administrateur/trice prise en charge de vacances ou Collaborateur/trice prise en charge de vacances.

Données de base de la commune

L’organisme responsable de la prise en charge durant les vacances scolaires est une commune, une communauté scolaire ou un groupement de communes. Il dépose la demande de contributions auprès du canton, même s’il mandate un prestataire externe pour l’offre de prise en charge durant les vacances scolaires.

Si plusieurs communes se regroupent pour proposer une offre de prise en charge durant les vacances scolaires, elles sont considérées comme commune prestataire. Dans ce cas, une seule de ces commune dépose la demande au nom de toutes les autres et saisit les communes impliquées sous Autres communes impliquées. Exception : Si une communauté scolaire est saisie dans kiBon, la demande peut être déposée au moyen de l’identifiant de la communauté scolaire.

Structure d’accueil et fréquentation

Toutes les données se réfèrent à l’offre durant toute l’année scolaire considérée (période du 1er septembre au 31 août).

Pour le décompte des contributions cantonales, le nombre de journées de prise en charge sur toute l’année scolaire est calculé. Les demi-journées et les journées entières de prise en charge sont prises en compte comme suit : un jour de prise en charge est comptabilisé par enfant qui est accueilli pour une durée comprise entre 8 et 12 heures. Pour un enfant qui a été pris en charge durant moins de 8 heures, mais au moins 4 heures dans une journée, une demi-journée de prise en charge est prise en compte. Aucun jour de prise en charge n’est comptabilisé pour les enfants qui sont accueillis moins de 4 heures.

Le nombre d’enfants se base sur toute l’année scolaire. Chaque enfant est compté une fois à partir du moment où il est pris en charge dans le cadre d’une structure d’accueil durant les vacances scolaires au moins une fois durant l’année scolaire en question.

Coûts et recettes

Sur la page Coûts et recettes, vous devez saisir les frais de personnel (prise en charge des enfants et direction/administration) ainsi que les frais de matériel (par exemple pour l’eau, l’électricité, le chauffage, le nettoyage et le loyer) et les frais de repas. Les frais de matériel peuvent également inclure les frais de repas si ces derniers ne sont pas comptabilisés séparément.

Seuls les frais réels sont pris en compte, pas les coûts découlant de facturations internes à la commune, par exemple pour les locaux de l’école à journée continue qui sont déjà mis à disposition par la commune.

La participation de la commune prestataire résulte de la différence entre les coûts complets et les recettes (provenant des parents, du canton, autres recettes). À la réception de la demande, la plateforme kiBon examine si la participation de la commune prestataire est au moins égale à la contribution cantonale prévisionnelle pour les enfants issus de la commune prestataire. Si un message s’affiche, indiquant que la participation de la commune est trop faible, vérifiez les données que vous avez saisies ou contactez l’Unité des Offres périscolaires de la Direction de l’instruction publique et de la culture.