BE-Login

L’identifiant kiBon ne fonctionne qu’en association avec un compte BE-Login. Lorsque vous vous inscrivez dans kiBon sans avoir été au préalable invité·e par une administratrice ou un administrateur de votre commune/institution, le système ne peut pas identifier les droits d’accès dont vous avez besoin et vous attribue automatiquement le rôle d’« auteur·e de la demande ».

Dans kiBon, l’administratrice ou l’administrateur de votre commune/institution a uniquement la possibilité d’ajouter de nouvelles utilisatrices et nouveaux utilisateurs, de modifier les rôles ou de les bloquer. D’autres modifications, concernant par exemple le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone portable, etc., doivent être effectuées par l’utilisatrice ou l’utilisateur directement dans l’environnement de BE-Login.

kiBon dispose d’un environnement productif (données réelles) et d’un environnement de test. Les deux environnements nécessitent un BE-Login distinct et une inscription séparée.

Chapitres :

De quelle manière les personnes ayant le rôle d’« administrateur·trice » peuvent-ils inviter de nouvelles utilisatrices et nouveaux utilisateurs dans kiBon ?

L’invitation pour les personnes ayant le rôle d’« administrateur·trice » est envoyée par le canton de Berne dans l’environnement de production et par le service d’assistance dans l’environnement de test. L’administratrice ou l’administrateur a ensuite la possibilité d’inviter dans kiBon de nouvelles utilisatrices et de nouveaux utilisateurs pour sa commune/son institution.

Pour cela, cliquez dans kiBon tout en haut à droite sur votre nom et sélectionnez « Utilisateur·trice ».

Cela permet d’afficher l’ensemble des utilisatrices et utilisateurs de votre commune/institution. Cliquez tout en bas de la page sur « Ajouter un·e utilisateur·trice ». Vous pouvez à présent inviter une ou plusieurs personnes dans kiBon. Veuillez lire à cet effet le chapitre sur l’adresse électronique professionnelle personnelle.

Le chapitre « Message d’erreur : une autre personne utilise déjà cette même adresse courriel » vous donne des informations sur la manière de procéder lorsqu’une adresse électronique est déjà enregistrée.

Adresse électronique professionnelle personnelle

Nous vous recommandons vivement d’utiliser une adresse électronique professionnelle personnelle pour BE-Login.

Une adresse électronique ne peut être utilisée que par un compte BE-Login. Il est important que nous n’utilisiez pas votre adresse électronique privée, parce que des données sensibles sont traitées dans kiBon et qu’une adresse privée n’est pas prévue à des fins professionnelles.

Pour des raisons de protection des données, l’adresse électronique professionnelle doit être personnelle pour que, en cas de changement de poste, le compte kiBon de l’utilisatrice ou de l’utilisateur concerné puisse être bloqué. Si, malgré tout, une adresse professionnelle générale est employée (p. ex. info@xy.ch), il faut impérativement procéder à un changement de mot de passe et de nom au moment où une personne quitte son poste. Cf. chapitre « De quelle manière puis-je modifier mon adresse électronique, mon nom, mon numéro de téléphone portable ? »

Message d’erreur : une autre personne utilise déjà cette même adresse courriel

Vous avez suivi la marche à suivre du chapitre « De quelle manière les personnes ayant le rôle d’« administrateur·trice » peuvent-ils inviter de nouvelles utilisatrices et nouveaux utilisateurs dans kiBon ? », mais avez reçu le message d’erreur suivant en cliquant sur « Ajouter un·e utilisateur·trice » :

Cela signifie que l’adresse électronique est déjà utilisée pour un compte utilisateur. Chaque compte utilisateur (et donc chaque adresse électronique) doit être unique. Pour cette raison et comme évoqué au chapitre « Adresse électronique professionnelle personnelle », il convient d’utiliser une adresse personnelle. Même si un compte a été bloqué, il existe toujours. C’est pourquoi la même adresse électronique ne peut pas être utilisée plusieurs fois.

En revanche, si la même adresse est utilisée par une nouvelle personne, il est possible d’adapter le compte BE-Login. Cf. chapitre « De quelle manière puis-je modifier mon adresse électronique, mon nom, mon numéro de téléphone portable ? »

Veuillez vérifier si la personne devant être invitée possède déjà un compte BE-Login avec l’adresse électronique qu’elle a indiquée et si elle a un profil « auteur·e de la demande » sur kiBon. Si c’est le cas, vous pouvez lire ce qu’il faut faire dans le chapitre suivant.

Une utilisatrice ou un utilisateur a été affecté par erreur au rôle d’« auteur·e de la demande »

Il arrive parfois qu’une personne s’inscrive avec son adresse électronique sur kiBon et BE-Login sans avoir reçu de lien d’invitation. Dans un tel cas, le système ne sait pas de quel(s) rôle/droits d’accès la personne a besoin et lui attribue automatiquement le rôle « auteur·e de la demande ». Pour savoir si elle est concernée, la personne doit avoir une page d’accueil kiBon qui ressemble à l’image suivante lorsqu’elle se connecte :

En tant qu’administratrice ou administrateur, vous ne voyez pas la personne dans la liste d’utilisatrices et utilisateurs de votre commune/institution et ne pouvez pas modifier vous-même le(s) rôle/droits d’accès de la personne.

Envoyez (uniquement l’administrateur·trice) un courrier électronique à support@kibon.ch en donnant les informations suivantes :

  • Compte utilisateur concerné (= adresse électronique)
  • Rôle attribué (= auteur·e de la demande)
  • Rôle souhaité
  • Commune/institution souhaitée

Le service d’assistance kiBon se charge alors de modifier le rôle.

De quelle manière les nouvelles utilisatrices et nouveaux utilisateurs doivent-ils s’inscrire dans kiBon ?

Dès que l’administratrice ou l’administrateur a ajouté une nouvelle utilisatrice ou un nouvel utilisateur, celle-ci ou celui-ci reçoit un courriel contenant un lien d’invitation :

La personne invitée clique sur « Confirmation ». Par ce lien, elle arrive sur kiBon et a la possibilité de se connecter à BE-Login.

La personne voit soit le BE-Login de l’environnement productif, soit le BE-Login de l’environnement de test, selon celui qui lui a été attribué dans l’invitation. Pour plus d’informations, consultez le chapitre « Différence entre environnement de test et environnement productif ».

En cliquant sur « S’inscrire », la personne ouvre une nouvelle page :

La personne doit absolument utiliser l’adresse électronique à laquelle elle a reçu l’invitation.

Ensuite, la personne reçoit un lien de confirmation par courrier électronique :

Le lien ramène à BE-Login où toutes les données sur la personne peuvent être saisies.

Sur la page suivante, la personne peut choisir l’attribut de sécurité :

La personne est libre de choisir l’option qu’elle souhaite. Les trois options sont valables. Nous expliquons le processus à l’aide d’une variante. Si la personne choisit la variante « Code par SMS », elle doit saisir le numéro de téléphone portable souhaité.

Un code composé de chiffres et de lettres est ensuite envoyé par SMS au numéro de téléphone portable enregistré pour l’authentification à deux facteurs, code qui doit ensuite être saisi sur le site Internet :

Le compte utilisateur BE-Login est activé :

Il faut ensuite terminer l’inscription dans kiBon :

Une petite présentation de kiBon est proposée à la nouvelle personne.

Différence entre environnement de test et environnement productif

Dans l’environnement de test, l’administratrice ou l’administrateur d’une commune/institution reçoit une invitation du service d’assistance de kiBon pour passer à l’environnement productif. L’administratrice ou l’administrateur peut ensuite inviter elle-même ou lui-même des nouvelles personnes dans kiBon, comme décrit dans ce chapitre. En cliquant sur le lien d’invitation, vous parvenez sur la page de connexion de BE-Login. L’environnement de test et l’environnement productif nécessitent deux BE-Login différents.

L’affichage du BE-Login test est cependant le même que celui du vrai BE-Login. C’est grâce à l’URL que vous pouvez vérifier dans quel environnement vous vous trouvez :

URL Production : https://www.belogin.directories.be.ch/cms/fr/welcome.html

URL Test : https://beloginportal-st.fin.be.ch/cms/fr/welcome.html

De quelle manière puis-je modifier mon adresse électronique, mon nom, mon numéro de téléphone portable ?

Si, par exemple, vous vous êtes marié·e et vous avez un nouveau nom et une nouvelle adresse électronique, vous pouvez les modifier non pas dans kiBon, mais via le compte BE-Login.

Pour cela, vous devez vous connecter à kiBon. Contrôlez si vous êtes dans l’environnement de test ou l’environnement productif. Ensuite, dans la même fenêtre, saisissez l’URL correspondante dans la barre d’adresse et cliquez sur « Entrée » :

URL Production : https://www.belogin.directories.be.ch/cms/fr/index/meinedaten.html

URL Test : https://beloginportal-st.fin.be.ch/cms/fr/index/meinedaten.html

Vous êtes de nouveau sur la page de BE-Login, mais cette fois vous êtes déjà connecté·e, comme l’indique la présence de votre nom en haut à droite de la page.

Choisissez maintenant la modification que vous souhaitez apporter. Suivez les étapes correspondantes.

Problèmes : mot de passe oublié, etc.

Veuillez avant tout vous assurer qu’il ne s’agit pas d’un problème que vous pouvez résoudre vous-même dans votre compte BE-Login. Cf. chapitre « De quelle manière puis-je modifier mon adresse électronique, mon nom, mon numéro de téléphone portable ? »

Veuillez noter que le service d’assistance technique de kiBon ne peut qu’envoyer un nouveau lien d’invitation pour les liens déjà expirés, bloquer des utilisatrices ou utilisateurs ou procéder à des adaptations de rôles. Vous devez soit effectuer vous-même toutes les autres modifications dans BE-Login, soit, en cas de problèmes tels que l’oubli du mot de passe, contacter directement le service d’assistance de BE-Login : 031 636 99 99.