Editer les données de base de la commune dans kiBon  

Dans ce billet de blog, nous expliquons diverses choses sur l’édition des données de base de la commune.

Il y a différents onglets dans les données de base de la paroisse selon l’offre que la paroisse utilise dans kiBon :

1. données de base
2. les bons de garde d’enfants
3. Ecole à journée continue école 
4. acceuil extrascolaire pendant les vacances

Données de base générales

Sous l’onglet « Données de base », les données de la commune sont complétées pour le kiBon et l’offre, que la commune a sélectionnée, est visible.

Important : les données de base générales de la commune sont enregistrées ici, et non les données de base spécifiques à les bons de garde ou à l’école à journée continue.

1. 1. Vérifiez que vous avez bien rempli tous les champs marqués d’un astérisque.
   2. l’offre que vous utilisez via kiBon dépend de ce que vous avez demandé au canton. Le canton (GSI ou BKD) sélectionne l’offre correspondante dans kiBon. La seule exception est l’accueil extrascolaire pendant les vacances. Pour utiliser l’accueil extrascolaire pendant les vacances dans kiBon, vous pouvez contacter le support de kiBon. Il ne s’agit pas d’une offre au nom du canton et elle est payée par les communes elles-mêmes (coûts par enfant qui n’a qu’une offre de type accueil extrascolaire pendant les vacances – c’est-à-dire pas d’offre de bons de garde ou d’école à journée continue).
   3. Veuillez sauvegarder les entrées.

Données de base pour les bons de garde d’enfants

Dans l’onglet des bons de garde d’enfants, vous pouvez saisir les données spécifiques aux bons de garde d’enfants et adapter les configurations des bons de garde d’enfants. La commune est configurée selon les règles de l’OEJF. Cependant, vous pouvez encore procéder à quelques ajustements spécifiques à la commune.

Voici quelques explications sur la manière de saisir les données et les configurations spécifiques :

Coordonnées bancaires pour les versements : Vous devez saisir ici les données du compte à partir duquel vous souhaitez effectuer les versements des bons de garde d’enfants.

Envoyer automatiquement des notifications par email lorsqu’une décision est prise : Une fois la décision terminée, une confirmation est automatiquement envoyée par email. Réglage recommandé : activé.

Pied de page standard utilisé lors de décisions : Par défaut, une signature électronique est générée à la fin d’une décision. Les documents qui en résultent sont définitifs. Paramètre recommandé : activé.

Informer le responsable pour les écoles à journée continue par email lorsqu’une demande mixte a été décidée : Après qu’une demande mixte a été terminée par la personne responsable des bons de garde d’enfants, la personne responsable des écoles de jour reçoit un courriel. Cela est nécessaire pour les processus internes dans certaines communes.
Paramètre recommandé : désactivé.

Informer les auteurs de demandes lors de l’ouverture d’une nouvelle période par email : Lors de l’ouverture d’une nouvelle période de demande, par défaut, tous les parents qui avaient effectué une demande de bon de garde lors de la période précédente seront informés par email. Les auteurs de demande qui n’ont qu’une inscription à une école à journée continue ne reçoivent pas d’email. Avec ce réglage vous pouvez désactiver l’envoie automatique de cet email.

Responsable standard alternatif : désignez un utilisateur de kiBon dans votre commune qui recevra les messages concernant les bon de gardes dans kiBon par défaut.

Adresse de contact alternative : Vous pouvez y enregistrer une adresse, un courriel et un numéro de téléphone qui seront visibles sur la correspondance des demandes de bons de garde d’enfants uniquement. Dans le cas d’une demande mixte, l’adresse des données de base sera prise.

Recours : Vous pouvez choisir ici si vous voulez le texte de plainte par défaut ou un texte personnalisé. Si le texte par défaut est sélectionné, les instructions de recours suivantes seront insérées à la fin des ordres :

Indication des voies de droit

Les plaintes contre cette décision peuvent être déposées dans les 30 jours. La période de plainte ne peut pas être ralongée. Les plaintes doivent être déposées à l’adresse suivante: (L’adresse sera insérée). Vous devez nous transmettre, (a) quelle est la décision demandée à la place de celle qui est contestée; (b) pour quelles raisons vous demandez une autre décision, (c) la signature de la partie plaignante ou de la personne qui la représente. Le recours doit être accompagné des preuves dans la mesure où elles sont disponibles et que la décision contestée.

En outre, vous pouvez choisir d’inclure l’adresse de contact dans “l’avis de recours” (uniquement dans le cas de procédures de recours internes à la commune) ou l’adresse de la préfecture compétente.

La commune peut, dans le cadre de la “configuration du bon de garde”, par période :

– permettre le contingentement

– déterminer jusqu’à quel niveau votre commune souhaite offrir les bons de garde d’enfants

– Définissez si votre commune réduit la majoration cantonale de 20 % lors du calcul du taux de prise en charge.

Afin de garantir que toutes les informations sont correctes à tout moment et que les versements peuvent être effectués sans problème, ainsi que des calculs soient corrects, il est important que les institutions vérifient régulièrement leurs données de base.

Données de base pour Ecole à journée continue

Les données et les configurations spécifiques aux écoles à journée continue peuvent être ajustées sous l’onglet « Ecole à journée continue » :

1. 1. adresse de contact alternative pour les demandes d’inscription à l’école à journée continue : ne peut être consultée que sur la correspondance relative aux demandes d’inscription à l’école à journée continue. Voir sous « Données de base pour les bons de garde d’enfants ».
   2. responsable standard alternatif : explication voir responsable standard alternatif sous « Données de base pour les bons de garde d’enfants ».
   3. envoyer automatiquement une confirmations d’inscription par email : Lorsqu’une inscription est effectuée, une confirmation est automatiquement envoyée par email. Paramètres recommandés : activé
   4. application tierce autorisée: peut être sélectionnée pour les interfaces. Si vous travaillez avec un logiciel pour école de jour (par exemple Scolaris) qui a déjà une interface avec kiBon.
   5. accepter les inscriptions à l’école à journée continue à partir du : Vous ne pouvez pas ajuster cette date, elle est définie par nous et détermine à partir de quand l’école à journée continue doit être visible pour les auteurs-es de demande.

   Configuration par périodes :

1. 1. accepter les demandes d’inscription à l’école à journée continue dès le : À partir de cette date, les auteurs-es de demande peuvent faire une demande pour vos écoles à journée continue et sélectionner des modules. Important : cette date doit se situer dans le futur, une fois cette date passée, vous pourrez ajouter de nouveaux modules, mais vous ne pourrez en modifier ou en supprimer aucun. En effet, il se peut qu’une personne ait déjà fait une inscription à l’école à journée continue pour certains modules.

   Cela signifie : toujours fixer la date dans le futur, créer tous les modules et si les auteurs-es de demande doivent déjà pouvoir s’inscrire, vous pouvez changer la date après la création de tous les modules.

   2. premier jour d’école : vous pouvez entrer ici le premier jour d’école de cette période.
   3. conditions d’inscriptions aux écoles à journée continue : vous pouvez télécharger ici un modèle de fiche d’information pour l’école à journée continue en allemand et en français (si votre commune propose les deux langues) (icône Word) et l’adapter spécifiquement à votre commune, puis l’enregistrer en PDF. Vous pouvez ensuite télécharger le PDF à l’aide de l’icône de téléchargement. Ce dépliant sera ensuite affiché pour téléchargement sur la page d’inscription sous « Support » et les auteurs-es de demande doivent confirmer qu’ils ont lu ce dépliant lors de leur inscription après avoir sélectionné le module.

Données de base pour l’accueil extrascolaire pendant les vacances

Si votre commune possède un accueil extrascolaire pendant les vacances et souhaite la gérer via kiBon, vous pouvez en faire la demande auprès du support de kiBon. Nous vous activerons ensuite « offre un accueil extrascolaire pendant les vacances ». Cette offre ne provient pas du canton et doit être financée par la commune elle-même. Les coûts sont enregistrés par enfant. Toutefois, seuls les enfants qui n’ont pas déjà une demande de bon de garde ou une demande de placement en école à journée continue seront facturés.

Sous l’onglet « offre un accueil extrascolaire pendant les vacances », vous trouverez les configurations pour vos accueilles extrascolaire pendant les vacances. Ici, les communes peuvent entrer les dates des quatre vacances fixes (vacances d’automne, vacances sportives, vacances de printemps, vacances d’été) par période.