Rollen der Tagesschule

Tagesschulanmeldungen laufen in kiBon etwas anders als Anträge für Betreuungsgutscheine. Auch die Rollenverteilung der jeweiligen Bearbeiter/-innen ist etwas anders, weshalb wir dies in diesem Blogeintrag etwas näher erklären möchten:

Da die Tagesschulen zur Gemeinde gehören, kann in kiBon die gesamte Abwicklung der Tagesschulanmeldungen durch ein/e Mitarbeiter/-in der Gemeinde erledigt werden. Da jedoch jede Gemeinde Anmeldungen für Tagesschulen etwas anders handhabt, gibt es in kiBon verschiedene Möglichkeiten.
Die Gemeinde kann entweder innerhalb der Gemeindeangestellten eine verantwortliche Person bestimmen, welche alles betreffend Tageschschulanmeldungen in kiBon macht oder einen Teil (Anmeldeformular) an die Tagesschulleitung abgeben.

In kiBon gibt es folgende Rollen in Bezug auf Tagesschulanmeldungen:

Administration Institution (Tagesschule):
Verwaltung der Anmeldungen(Anmeldeformular) und zusätzlich administrative Aufgaben wie Benutzerverwaltung der Institution, Institutions- & Modulkonfigurationen.
Dieser Benutzer kann nur das eigentliche Anmeldeformular mit den Modulen verwalten (Module akzeptieren, wechseln, ablehnen, falsche Institution auswählen) und hat keinen Einblick in die finanzielle Situation der Familien.

Sachbearbeitung Institution (Tagesschule):
Verwaltung der Anmeldungen(Anmeldeformular).
Dieser Benutzer kann nur das eigentliche Anmeldeformular mit den Modulen verwalten (Module akzeptieren, wechseln, ablehnen, falsche Institution auswählen) und hat keinen Einblick in die finanzielle Situation der Familien.

Administration Tagesschule (Gemeindefunktion)
Bewirtschaftung der Tagesschulanmeldungen, Daten & finanzielle Verhältnisse kontrollieren, korrigieren, akzeptieren (können auch Anmeldungen (Anmeldeformular/Module) akzeptieren). Zusätzlich administrative Aufgaben wie Benutzerverwaltung der Gemeinde, Institutions- & Modulkonfigurationen.

Sachbearbeitung Tagesschule (Gemeindefunktion)
Bewirtschaftung der Tagesschulanmeldungen, Daten & finanzielle Verhältnisse kontrollieren, korrigieren, akzeptieren (können auch die Anmeldungen (Anmeldeformular/Module) akzeptieren).

Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten die Tagesschulanmeldungen zu verwalten:

  1. Administrator/in / Sachbearbeiter/in Tagesschule oder BG & TS verwaltet die gesamten TS Anmeldungen:
    1. die Gemeinde (Administration/Sachbearbeitung TS oder BG&TS) erhält die Freigabequittung und scannt diese ein.
    2. die Gemeinde kontrolliert den gesamten Fall inkl. Tagesschulanmeldeformular unter «Betreuung» und akzeptiert die Module, überprüft die finanzielle Situation.
    3. die Gemeinde schliesst die Anmeldung ab.
  2. Verwaltung Tagesschulanmeldungen wird aufgeteilt zwischen Gemeindemitarbeiter & Tagesschulleitung:
    1. die Gemeinde (Administration/Sachbearbeitung Tagesschule / BG&TS) erhält die Freigabequittung und scannt diese ein.
    2. die Gemeinde kontrolliert die Daten der Antragsteller sowie die finanziellen Verhältnisse (alles ausser Registerpunkt «Betreuung») und schliesst die Anmeldung danach ab.
    3. die Tagesschulleitung (Administration/Sachbearbeitung Institution) kontrolliert das Anmeldeformular (Registerpunkt «Betreuung») bearbeitet dies wo nötig, passt Module an und akzeptiert die Anmeldung oder lehnt diese ab resp. klickt auf «falsche Institution» sofern nicht die korrekte Institution ausgewählt wurde (in diesem Fall kann danach die Administration/Sachbearbeitung TS / BG&TS die richtige Tagesschule auswählen und somit geht die Anmeldung weiter und kann von der entsprechenden Leitung akzeptiert werden).
      • Punkt 2.2 & 2.3 können unabhängig voneinander erledigt werden (auch zeitlich umgekehrt oder zeitgleich)
      • 2 Varianten der Anmeldebestätigung:
        • sofern Punkt 2.2 vor 2.3 erledigt wird (Anmeldung durch Gemeinde abgeschlossen) erhalten die Antragstellenden eine definitive Anmeldebestätigung inkl. Tarif, sobald bei Punkt 2.3 die Anmeldung akzeptiert wurde.
        • sofern Punkt 2.3 vor 2.2 erledigt wird (Anmeldung unter «Betreuung» akzeptiert), erhalten die Antragstellenden eine provisorische Anmeldebestätigung ohne Tarif. Sobald danach Punkt 2.2 erledigt wurde (Anmeldung durch Gemeinde abgeschlossen) und somit die Module akzeptiert & die Anmeldung abgeschlossen ist, erhalten die Antragstellenden eine definitive Anmeldebestätigung inkl. Tarif.