kiBon – Version 2021.3.0 / 2021.5.0 / 2021.6.1 – Aktualisierungen

Gemeinden: Ortsname der Stammdaten wird übernommen auf Korrespondenz

Bisher wurde der Ortsname der gutscheinausgebenden Gemeinde auf der Korrespondenz beim Datum ausgewiesen. Für Gutscheinausgabestellen, welche für mehrere Gemeinden Gutscheine ausstellen, war verwirrend, wenn die Absenderadresse der Gutscheinausgabestelle war und der Ortsname beim «Datum, Ort» dann die Wohnsitzgemeinde des Antrages. Dies wurde aufgrund von vielen Kundenwünschen angepasst, so dass nun einheitlich die Gemeinde der Gutscheinausgabestelle / der Stammdaten angezeigt wird.

Gemeinden: Adresse/Kontaktdaten je nach Antragstyp/ automatische Mails je nach Antragstyp

Bisher wurde zwar die alternative Adresse je nach Antragstyp verwendet und auf der Korrespondenz angezeigt, es wurden aber immer die E-Mailadresse und Telefonnummer der Stammdaten der Gemeinden angezeigt. Neu wird auch die E-Mailadresse und Telefonnummer je nach Antragstyp auf der Korrespondenz angezeigt.

Die automatischen Mails wurden nun auch dem Antragstyp angepasst.

Gemeinde: Serienbriefe

Es gibt in kiBon neu eine Möglichkeit Kontaktdaten für einen Massenversand zu generieren. Dies kann über die Statistik «Kontaktdaten für Serienbriefe» gemacht werden. Diese Funktion dient z.B. dazu, dass Sie ein Erinnerungsschreiben an die Antragsteller senden können, welche z.B. noch keinen neuen Antrag für die neue Periode eingereicht haben.

Diese Statistik zeigt die Kontaktdaten der Antragstellenden einer bestimmten Periode an. Zusätzlich können weitere Parameter gesetzt werden:

• Auswahl Verantwortlichkeit: Wird z.B. die Checkbox «Betreuungsgutschein-Anträge» aktiviert, erscheinen nur die Antragstellenden in der Statistik, die einen reinen Betreuungsgutschein Antrag in der gewählten Periode gestellt haben. Diese Optionen können kombiniert werden.
• Von/Bis: Massgebend für das Datum «von» und «bis» ist bei Onlineanträgen der Zeitpunkt, an dem der Antrag freigegeben und bei Papieranträgen der Zeitpunkt, an dem der Antrag geprüft wurde.
• Auswahl Folgeaufträge: Wird diese Checkbox aktiviert, werden nur die Antragstellenden in der Statistik angezeigt, welche in der nachfolgenden Periode noch keinen Antrag gestellt haben.

Wichtig: Was im Feld «Bezeichnung für diesen Versand» reingeschrieben wird, ist nach dem Generieren der Kontaktdaten im Fall unter «Dokumente» ersichtlich, jedoch nur für die Gemeindebenutzer und nicht für die Antragsteller. Dadurch wissen Sie später, an wen Sie welchen Serienbrief versendet haben. Dieser Eintrag kann nicht mehr gelöscht werden. Generieren Sie deshalb immer zuerst die Statistik ohne Angabe dieses Textes, damit Sie überprüfen können, welche Anträge betroffen sind.

Gemeinden/Antragsteller: Unbezahlter Urlaub in Mutation erfassen

Bisher konnte in einer Mutation nur die Gemeinde einen unbezahlten Urlaub beim Beschäftigungspensum erfassen. Dies wurde angepasst, sodass der Antragsteller selbst eine Mutation für den unbezahlten Urlaube einreichen kann.

Gemeinden/Tagesschule: Module eigener Tagesschule für die nächste Periode importieren

Bisher konnten die Module einer eigenen Tagesschule bereits für andere eigene Tagesschulen importiert werden, damit man nicht mehrmals dieselben Module erstellen muss. Dies ist neu auch für eine neue Periode möglich.

Gemeinden/Tagesschule: Benutzer Institution Tagesschule kann auch Trägerschafts-Benutzer sein

Bei einer Gemeinde mit mehreren Tagesschulen, ist manchmal dieselbe Person (institutionsseitig) für mehrere Tagesschulen verantwortlich. Mit der Rolle Administrator/in oder Sachbearbeiter/in Institution Tagesschule hat ein/e Benutzer/in jedoch nur Zugriff auf eine Tagesschule. Nun können diese Benutzer auch die Rolle Administrator/in oder Sachbearbeiter/in Trägerschaft Tagesschule haben. Somit können sie die Betreuungen/Anmeldungen aller Tagesschulen einer Gemeinde verwalten.

Institution: Mutationsmitteilung Institution an Gemeinde: Betreuungspensum

Das Betreuungspensum muss innerhalb der Gültigkeit der Institution in kiBon liegen. D.h. wenn die Institution erst seit 1.1.2021 in kiBon ist, kann eine Betreuung auch nicht mehr ab 1.8.2020 bestätigt werden oder eine Mutation erstellt werden, in der eine Betreuung an diesem Datum startet, auch wenn das Kind zu diesem Zeitpunkt bereits eine Betreuung in der Kita hatte, sondern muss ab 1.1.2021 bestätigt werden; ab dem Datum, an welchem die Institution mit kiBon startete.

Institution: Familienportal – zweite E-Mailadresse

Kitas und Tagesfamilienorganisationen, die in kiBon erstellt werden, können auch über das Familienportal (www.be.ch/familie) des Kantons Bern gefunden werden. Dazu werden die Stammdaten regelmässig abgeglichen.
Die Suche nach Kitas und Tagesfamilienorganisationen im Familienportal kann auch über eine Karte erfolgen, auf welcher die Standorte eingetragen sind. In seltenen Fällen verfügt eine Kita über mehrere Standorte/Adressen. Damit Eltern auch einen ggf. näher von ihnen gelegenen Standort finden können, kann hier die Adresse des zweiten Betreuungsstandortes angegeben werden. Gemeint sind nur Standorte derselben Kita, nicht die Adressen von unterschiedlichen Kitas derselben Trägerschaft (diese werden in kiBon einzeln als Kitas erfasst).

Ausserdem kann eine E-Mailadresse angegeben werden, die auf dem Familienportal angezeigt werden soll. Falls das Feld leer gelassen wird, wird die E-Mailadresse aus den Stammdaten genommen.

Institutionen: JSON-Export wird weiterhin angeboten

Nach vielen Rückmeldungen, dass der JSON-Export für gewisse Softwareanbieter benötigt wird, wurde diese Warnung wieder gelöscht, der JSON-Export auf seine Korrektheit überprüft und wird weiterhin angeboten.

Alle: Neue Rolle Unterstützungsdienste

Die neue Rolle Unterstützungsdienste ist online. Unterstützungsdienste wie Sozialdienste, regionale Partner etc. können einen Zugang zu kiBon beim Kanton, respektive mit diesem Antragsformular beantragen. Die Schulungen dazu finden am 4.5.2021 (Deutsch) und am 6.5.2021 (Französisch) statt. Das Anleitungsdokument für die Unterstützungsdienste finden Sie hier.
Das Symbol, an welchem die Gemeinde einen Unterstützungsdienst-Fall erkennt, ist folgendes:

Diverses

Es wurden verschiedene kleinere Verbesserungen, Textanpassungen, Erweiterungen und Fehlerkorrekturen vorgenommen.