Dubletten

Wenn das Kind erfasst ist (Papierantrag) oder wenn Sie den Onlineantrag kontrollieren, dann sollte unter dem Menüpunkt «Kinder» bei «Potenzielle Dubletten» grundsätzlich keine Zahl erscheinen. Erscheint dort eine Zahl, ist es möglich, dass dieses Kind bereits einen Antrag hat. Dies kann aufgrund einer Doppelerfassung, verschiedener Perioden, eines Umzugs oder mehreren Betreuungen sein, oder aber auch bei getrennten Eltern mit geteilter Obhut.

Eine Fallnummer unter «Potenzielle Dubletten» ist nur dann ersichtlich, wenn der Antrag zu einer Gemeinde angehört, für die Sie auch berechtigt sind.

Kapitel:

Wann wird eine potenzielle Dublette angezeigt?

Dafür müssen Vorname, Nachname und Geburtsdatum des Kindes identisch mit einem anderen Antrag sein. Sie sehen nur diejenigen Dubletten, auf die Sie selbst auch zugreifen können. Gibt es somit einen Antrag mit den identischen Angaben in einer Gemeinde für die Sie keine Berechtigung haben, so wird Ihnen diese potenzielle Dublette nicht angezeigt.

Beispiel 1:

  • Antrag #1: Lio Mario Huber, 23.1.2020
  • Antrag #2: Lio Mario Huber, 23.1.2020

Dies wird als potenzielle Dublette erkannt und aufgeführt.

Beispiel 2:

  • Antrag #1: Lio Mario Huber, 23.1.2020
  • Antrag #2: Lio Huber, 23.1.2020

Dies wird nicht als potenzielle Dublette erkannt, da der zweite Vorname fehlt.

Beispiel :

  • Antrag #1: Lio Mario Huber, 23.1.2020, Gemeinde Paris
  • Antrag #2: Lio Mario Huber, 23.1.2020, Gemeinde London

Dies wird nur dann als potenzielle Dublette angezeigt, wenn Sie sowohl für die Gemeinde Paris als auch London berechtigt sind. Sind Sie nur für eine der beiden Gemeinden zuständig, so sehen Sie keine Fallnummer.

Wie vorgehen, wenn potenzielle Dubletten vorhanden sind?

Wenn im Menüpunkt «Kinder» eine oder mehrere Fallnummer(n) unter «Potenzielle Dubletten» zu sehen ist/sind, bedeutet dies, dass es für dieses Kind einen weiteren Antrag gibt. Es gilt nun zu prüfen, woran dies liegt.

Klicken Sie auf die Zahl unter der markierten Position und vergleichen Sie die beiden Anträge miteinander. Konsultieren Sie die nächsten Kapitel, um zu erfahren, wie Sie in welchem Fall vorgehen müssen.

Gründe für potenzielle Dubletten

  • Eltern erstellen 2x einen Antrag (siehe Doppelerfassung)
  • Eltern geben zuerst einen Papierantrag ein und erstellen dann doch noch einen Onlineantrag, obwohl der Papierantrag bereits eingereicht wurde. Oder umgekehrt. (siehe Doppelerfassung)
  • Es existiert bereits ein Antrag durch den Unterstützungsdienst. Gleichzeitig reichen die Eltern selber einen Onlineantrag oder einen Papierantrag ein. (siehe Doppelerfassung)
  • Für die laufende Periode haben die Antragstellenden einen Onlineantrag gestellt. Für die neue Periode hat hingegen stellt die Gemeinde einen Papierantrag. (siehe verschiedene Perioden)
  • Eltern leben getrennt und haben geteilte Obhut. Die Kitarechnung wird auf beide Eltern aufgeteilt, somit haben beide Eltern Anrecht auf einen Betreuungsgutschein. (siehe geteilte Obhut)
  • Die Eltern ziehen von einer Gemeinde in eine andere und stellen bei beiden korrekterweise einen Antrag. (siehe Umzug)
  • Das Kind besucht einerseits eine Kita und andererseits eine Tagesschule. Der Antrag für die Kita muss jeweils in der Wohnsitzgemeinde erfolgen, jene für die Tagesschule bei der Gemeinde der Tagesschule selbst. Wenn dies nicht die gleichen Gemeinden sind, hat das Kind folglich zwei Anträge in zwei verschiedenen Gemeinden. (siehe mehrere Betreuungen)

Potenzielle Dubletten aufgrund Doppelerfassung

Falls für ein Kind versehentlich zwei identische Anträge erfasst wurden, und dies nichts mit geteilter Obhut, mehreren Betreuungen oder einem Umzug zu tun hat, so darf im Falle einer Doppelerfassung nur bei einem der Anträge ein Betreuungsgutschein gewährt werden.

Ansicht Menüpunkt «Kinder»:

Prüfen Sie als Erstes, in welchem Status die beiden Anträge sind. Allenfalls kann einer der beiden Anträge noch gelöscht werden. Dies ist bei einem Papierantrag solange möglich, bis   wird; Anträge mit Status «Verfügen» oder «Verfügt» können somit nicht mehr gelöscht werden. Bei einem Onlineantrag ist das Löschen des Falles durch die Gemeinde nicht mehr möglich, da dies nur solange möglich ist, wie der Antrag noch nicht freigegeben wurde.

Beispiel 1:

Der Papierantrag (002826) ist im Status «in Bearbeitung Gemeinde»; er kann also noch gelöscht werden. Öffnen Sie den Antrag und klicken Sie im blauen Balken auf «löschen».

Beispiel 2:

Beide Anträge sind bereits im Status «Verfügen» oder «Verfügt» und können somit nicht mehr gelöscht werden. Zu diesem Zeitpunkt kann der doppelte Antrag nur noch mit einer Mutation korrigiert werden. Je nach dem muss der «falsche» Antrag somit zuerst noch verfügt werden.

Erstellen Sie anschliessend eine Mutation und löschen Sie im Menüpunkt «Beschäftigungspensum» das eingetragene Beschäftigungspensum raus. So ist kein Anspruch vorhanden, weshalb auch kein Betreuungsgutschein berechnet wird. Passen Sie vor dem Verfügen die Begründungen an, indem Sie die Bemerkung zum Beschäftigungspensum löschen und eine neue bezüglich Doppelantrag hinzufügen.

Hier finden Sie mehr Infos zum Thema «Beschäftigungspensum anpassen».

Potenzielle Dubletten aufgrund verschiedener Perioden

Ist beispielsweise bereits ein Onlineantrag für die Periode 22/23 seitens der Antragstellenden vorhanden, und die Gemeinde erstellt nun für die Periode 23/24 einen Papierantrag ihrerseits, so wird die jeweilige Fallnummer unter «Potenzielle Dubletten» angezeigt.

Ebenfalls kommt es häufig vor, dass Antragstellende oder Unterstützungsdienste nicht die Funktion «erneuern» nutzen, um einen Antrag für die neue Periode zu erstellen, sondern mit einem neuen Login einen neuen Fall erstellen (Antragstellende) oder einen neuen Papierfall eröffnen (Unterstützungsdienste), was zu einer neuen Fallnummer für das gleiche Kind führt.

Ist dies so korrekt, können Sie den Hinweis auf potenzielle Dubletten anschliessend ignorieren.

Potenzielle Dubletten aufgrund geteilter Obhut

Sofern es ein Fall mit getrennten Eltern mit geteilter Obhut ist, kann die Mutter sowie der Vater je für die Betreuungszeiten, für welche sie/er die Rechnung der Kita bezahlt, einen Betreuungsgutschein beantragen. Somit bestehen für das Kind zwei Verträge bei der Institution und daher werden zwei Rechnungen verschickt; je eine für die Mutter und eine für den Vater.

Achtung: Wohnen Mutter und Vater neu in unterschiedlichen Gemeinden, so sehen Sie die Dublette nur, wenn Sie für beide Gemeinden berechtigt sind. Bei einer Änderung der Familiensituation aufgrund einer Trennung lohnt es sich, im Zweifelsfall Kontakt mit den Eltern oder der Institution .

Wenn alles korrekt ist, können Sie den Hinweis auf potenzielle Dubletten anschliessend ignorieren.

Potenzielle Dubletten aufgrund Umzugs

Hier können Sie nachlesen, wie die Antragstellenden und Sie als Gemeinde bei einem Umzug vorgehen müssen:

https://blog.kibon.ch/umzug-in-einer-mutation-in-kibon-erfassen/

https://blog.kibon.ch/umzug-hakchen-korrekt-setzen/

Beispiel:

Die Familie Chambre zieht von der Gemeinde London in die Gemeinde Paris um. Sie hat für beide Gemeinden einen Antrag gestellt. Diese haben dieselbe Fallnummer, da es sich um denselben Onlineantrag handelt. Unter «Betreuung» im Antrag der Gemeinde Paris sehen wir, dass als Potenzielle Dublette die gleiche Fallnummer erscheint, da diese auf den Antrag der Gemeinde London verweist, welche die gleiche Fallnummer hat.

Sie sehen die potenzielle Dublette allerdings nur, wenn Sie für beide Gemeinden (hier Paris und London) berechtigt sind. Ist dies nicht der Fall, sehen Sie unter «Potenzielle Dubletten» keine Zahl. Auskunft über einen möglichen Umzug gibt Ihnen einerseits der Menüpunkt «Umzug», sofern von den Antragstellenden ausgefüllt, oder aber die GERES-Abfrage/Einwohnerkontrolle Ihrer Gemeinde.

Stellen Sie sicher, dass die Betreuungsgutscheine je nach Umzugsdatum von der korrekten Gemeinde verrechnet werden, also nicht ein Monat doppelt ausbezahlt wird. Mehr dazu finden Sie unter: https://blog.kibon.ch/umzug-in-einer-mutation-in-kibon-erfassen/

Wenn alles korrekt ist, können Sie den Hinweis auf potenzielle Dubletten anschliessend ignorieren.

Potenzielle Dubletten aufgrund mehrerer Betreuungen

Bei Betreuungen in einer Kita oder einer Tagesfamilie muss der Antrag zwingend in der Wohngemeinde gestellt werden. Eine Tagesschulanmeldung hingegen erfolgt in der Gemeinde der Tagesschule. Sind die Wohngemeinde und die Tagesschulgemeinde nicht identisch, so kann es sein, dass ähnlich wie bei einem Umzug aufgrund zweier Anträge in zwei Gemeinden «Potenzielle Dubletten» angezeigt werden. Sie sehen dies nur, sofern Sie für beide Gemeinden berechtigt sind.

Beispiel:

Die Familie Wirth wohnt in der Gemeinde London. Das Kind besucht sowohl eine Kita wie auch eine Tagesschule. Für die Kita stellen sie einen Antrag in ihrer Wohngemeinde London. Die Tagesschulanmeldung übernimmt die Gemeinde Paris in Form eines Papierantrages für sie, da das Kind eine Tagesschule der Gemeinde Paris besucht.

Als die zuständige Person der Gemeinde Paris, die auch für London berechtigt ist, die Angaben des Kindes in kiBon einträgt, erscheint unter «Potenzielle Dubletten» die Fallnummer des Onlineantrages der Kitabetreuung der Gemeinde London:

Wenn dies so korrekt ist, können Sie den Hinweis auf potenzielle Dubletten ignorieren.