BE-Login / kiBon-Login
Das kiBon-Login funktioniert nur zusammen mit einem BE-Login. Wenn Sie sich auf kiBon registrieren, ohne zuvor vom Administrator Ihrer Gemeinde/Institution eingeladen worden zu sein, erkennt das System nicht, welche Berechtigung Sie benötigen und vergibt Ihnen automatisch die Rolle «Antragsteller».
Der Administrator Ihrer Gemeinde/Institution hat in kiBon selbst nur die Möglichkeit, einen neuen Benutzer hinzuzufügen sowie die Rolle des Benutzers zu ändern oder ihn zu sperren. Änderungen wie beispielsweise Name, Mailadresse, Handynummer etc. müssen direkt im BE-Login selbst vorgenommen werden.
kiBon verfügt über eine produktive Umgebung (echte Daten) und über eine Testumgebung. Beide Umgebungen haben je ein eigenes BE-Login, und benötigen eine separate Registrierung.
Kapitel:
- Wie können Administratoren neue Benutzer zu kiBon einladen?
- Persönliche Geschäftsmailadresse
- Fehlermeldung: Ein Account mit derselben Mailadresse existiert bereits
- Benutzer hat fälschlicherweise die Rolle Antragsteller
- Wie müssen sich die neuen Benutzer anschliessend auf kiBon registrieren?
- Unterschied Testumgebung/Produktion
- Wie kann ich meine Mailadresse/Namen/Handynummer ändern?
- Probleme: Passwort vergessen etc.
Wie können Administratoren neue Benutzer zu kiBon einladen?
Der Administrator der Gemeinde/Institution wird auf der produktiven Umgebung vom Kanton Bern gemäss Beantragungsformular eingeladen, auf der Testumgebung von uns (kiBon-Support). Der Administrator hat anschliessend die Möglichkeit, selber neue Benutzer für seine Gemeinde/Institution zu kiBon einzuladen.
Dazu klicken Sie in kiBon zuoberst rechts auf Ihren Namen und wählen «Benutzende» aus:
Anschliessend zeigt es Ihnen alle Benutzer/-innen Ihrer Gemeinde/Institution an. Klicken Sie zuunterst auf der Seite nun auf «Benutzer/in hinzufügen». Nun haben Sie die Möglichkeit den neuen Benutzer zu kiBon einzuladen. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel zur persönlichen Geschäftsmailadresse.
Das Kapitel «Fehlermeldung: Ein Account mit derselben Mailadresse existiert bereits» gibt Ihnen Auskunft, wie Sie vorgehen müssen, wenn eine Mailadresse bereits registriert ist.
Persönliche Geschäftsmailadresse
Wir empfehlen Ihnen dringend, eine personalisierte Geschäftsmailadresse für das BE-Login zu nutzen.
Eine Mailadresse ist nur für ein BE-Login gültig. Es ist daher wichtig, dass Sie nicht Ihre private Mailadresse nehmen, da Sie diese eventuell privat einmal brauchen (z.B. für die Steuern).
Die Geschäftsadresse sollte aus Datenschutzgründen persönlich sein. Somit kann man den einzelnen Benutzer bei allfälligem Arbeitsplatzwechsel auf kiBon sperren. Mit einer allgemeinen Geschäftsadresse (z.B. info@xy.ch) muss nach einem Personalwechsel dringendst ein Passwortwechsel sowie Namenswechsel stattfinden. Siehe Kapitel «Wie kann ich meine Mailadresse/Namen/Handynummer ändern?»
Fehlermeldung: Ein Account mit derselben Mailadresse existiert bereits
Sie sind der Anleitung aus Kapitel «Wie können Administratoren neue Benutzer zu kiBon einladen?» gefolgt, aber haben nun mit Klick auf «Benutzer/in einladen» folgende Fehlermeldung erhalten:
Dies bedeutet, dass bereits ein Benutzerkonto, das auf diese Mailadresse lautet, existiert. Jedes Benutzerkonto (und somit Mailadresse) muss einmalig sein. Aus diesem Grund ist, wie im obigen Kapitel «Persönliche Geschäftsmailadresse» erwähnt, eine persönliche Mailadresse empfehlenswert. Auch wenn ein Benutzer gesperrt wurde, besteht das Benutzerkonto nach wie vor, weshalb die gleiche Mailadresse nicht nochmals verwendet werden kann.
Soll die gleiche Mailadresse von einer neuen Person weiter genutzt werden, kann das BE-Login entsprechend angepasst werden. Lesen Sie hierzu Kapitel «Wie kann ich meine Mailadresse/Namen/Handynummer ändern?»
Prüfen Sie auch, ob die Person, die neu eingeladen werden soll, eventuell bereits über ein BE-Login für diese Mailadresse verfügt und auf kiBon die Sicht eines Antragstellers hat. Wie Sie in einem solchen Fall vorgehen müssen, können Sie im nachfolgenden Kapitel lesen.
Benutzer hat fälschlicherweise die Rolle Antragsteller
Es kann vorkommen, dass sich eine Person ohne Einladungslink mit ihrer Mailadresse auf kiBon resp. BE-Login registriert. In einem solchen Fall weiss das System nicht, welche Rolle/Berechtigung diese Person braucht und teilt ihr automatisch die Rolle «Antragsteller» zu. Ob dies der Fall ist, erkennt die betroffene Person daran, dass ihre kiBon-Startseite nach erfolgreichem Einloggen so aussieht:
Sie als Administrator/-in sehen in einem solchen Fall die Person auch nicht in der Benutzerliste Ihrer Gemeinde/Institution und haben selber keine Möglichkeit, eine Änderung der Rolle/Berechtigung für diese Person vorzunehmen.
Senden Sie (zwingend Administrator/-in) eine E-Mail mit den folgenden Angaben an support@kibon.ch
- Betroffenes Benutzerkonto (= Mailadresse)
- Aktuelle Rolle (= Antragsteller)
- Gewünschte Rolle
- Gewünschte Gemeinde/Institution
Gerne nehmen wir als kiBon-Support anschliessend die Rollenanpassung vor.
Wie müssen sich die neuen Benutzer anschliessend auf kiBon registrieren?
Sobald der Administrator in kiBon einen neuen Benutzer hinzugefügt hat, erhält dieser eine E-Mail mit einem Einladungslink:
Die eingeladene Person klickt nun auf «Einladung annehmen». Dies führt die Person auf kiBon und dort mit einer Verlinkung zur Anmeldung beim BE-Login:
Die Person sieht nun entweder das BE-Login der Produktion oder der Testumgebung, je nach dem für welche Umgebung sie eingeladen wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Kapitel: «Unterschied Testumgebung/Produktion»
Mit Klick auf «registrieren», öffnet sich eine neue Seite:
Die Person muss nun zwingend genau die Mailadresse eingeben, mit welcher sie auch eingeladen wurde.
Anschliessend erhält die Person einen Bestätigungslink per E-Mail:
Der Link führt zurück aufs BE-Login, wo nun alle Angaben zur Person eingefügt werden können.
Auf der nächsten Seite kann die Person wählen, welches Sicherheitsmerkmal sie wünscht:
Welche Option gewählt wird, ist den Benutzenden überlassen. Alle drei sind valide Optionen. Wir erklären den Vorgang hier jedoch nur anhand einer Variante.
Wählt die Person zum Beispiel die Variante mit dem SMS-Code, so muss sie nun die gewünschte Handynummer eintragen.
Daraufhin wird zwecks Zweifaktorauthentisierung per SMS ein Code bestehend aus Zahlen und Buchstaben an die hinterlegte Handynummer zugeschickt, welcher dann auf der Website eingegeben werden muss:
Das BE-Login-Benutzerkonto ist nun aktiviert:
Nun muss in kiBon selbst noch die Registrierung abgeschlossen werden:
Anschliessend folgt eine kurze Tour durch kiBon für die neue Person.
Unterschied Testumgebung/Produktion
In der Testumgebung erhält der Administrator einer Gemeinde/Institution die Einladung von uns (kiBon-Support), in der produktiven Version vom Kanton Bern gemäss Beantragungsformular. Der Administrator kann anschliessend selber neue Benutzer zu kiBon einladen, wie in diesem Kapitel beschrieben. Über den jeweiligen Einladungslink gelangen Sie auf die BE-Login-Seite. Die Testumgebung und die Produktion haben zwei verschiedene BE-Login.
Die Ansicht des Test-BE-Logins und des echten BE-Logins ist jedoch identisch. Sie können sich anhand des URL-Links vergewissern, auf welcher Umgebung des BE-Login Sie sind.
URL Produktion: https://www.belogin.directories.be.ch/cms/de/welcome.html
URL Testumgebung: https://beloginportal-st.fin.be.ch/cms/de/welcome.html
Wie kann ich meine Mailadresse/Namen/Handynummer ändern?
Haben Sie beispielsweise geheiratet und nun einen neuen Nachnamen sowie eine neue Mailadresse, so können Sie diese nicht in kiBon selbst bearbeiten, sondern müssen dies im BE-Login tun.
Loggen Sie sich dazu auf kiBon ein. Überprüfen Sie, ob Sie sich auf der produktiven oder der Testumgebung befinden. Geben Sie anschliessend im gleichen Fenster die entsprechende URL in der Adresszeile ein und drücken Sie Enter:
URL Produktion: https://www.belogin.directories.be.ch/cms/de/index/meinedaten.html
URL Testumgebung: https://beloginportal-st.fin.be.ch/cms/de/index/meinedaten.html
Sie sehen nun wieder die BE-Login-Seite, allerdings sind Sie nun bereits eingeloggt, was oben rechts an Ihrem Namen zu erkennen ist.
Wählen Sie nun aus, welche Änderung Sie genau vornehmen möchten. Folgen Sie dann den entsprechenden Schritten.
Probleme: Passwort vergessen etc.
Bitte stellen Sie zuerst sicher, dass es sich bei Ihrem Problem nicht um eines handelt, welches Sie selbstständig in Ihrem BE-Login-Konto lösen können. Siehe auch Kapitel «Wie kann ich meine Mailadresse/Namen/Handynummer ändern?»
Bitte beachten Sie, dass wir vom kiBon-Support lediglich abgelaufene Einladungslinks versenden, Benutzer sperren oder Rollenanpassungen vornehmen können. Alle anderen Änderungen müssen Sie entweder selbstständig im BE-Login machen oder bei Problemen wie Passwort vergessen, direkt den Support des BE-Logins kontaktieren: 031 636 99 99