Zahlungen bei Betreuungsgutscheinen

In diesem Blogeintrag erklären wir Ihnen den Ablauf der Zahlungen.

Alle Gemeinden müssen gemäss Art. 70 FKJV ab Periodenstart monatlich einen Zahlungslauf erstellen. Darin werden jeweils die Gutscheine aus dem aktuellen Monat, plus die Nachkorrekturen aus den vorigen Monaten ausbezahlt. (Es ist nicht möglich, im Voraus Zahlungen zu generieren für folgende Monate)

1. Zahlungslauf erstellen

Unter der Rubrik «Zahlungen» können Sie eine neue Zahlung erstellen und Sie erhalten ausserdem eine Übersicht der bereits erstellten Zahlungen.

Zu Beginn der Seite können neue Zahlungen erfasst werden. Tragen Sie das Fälligkeitsdatum ein (an diesem Datum wird der Zahlungslauf in der Bank ausgelöst). Als Beschrieb geben Sie «Zahlungslauf gewünschter Monat» an, um die Zahlung in der Liste einfacher identifizieren zu können.

Fälligkeitsdatum: Dieses Datum bestimmt die Fälligkeit der Auszahlung und wird von der Bank/PostFinance übernommen, um die Auszahlung tatsächlich zu tätigen, wenn die Zahlungsdatei (Pain-File) bei der Bank/PostFinance hochgeladen wird.

Generiert-Datum: Dieses Datum kann nicht manuell angepasst werden, sondern ist immer das Datum, an welchem die Zahlungsdatei in kiBon erstellt wird. Das heisst, die Zahlungsdatei beinhaltet alle Verfügungen resp. noch nicht ausbezahlten Betreuungsgutscheine, welche Stand heute verfügt sind, sowie alle Korrekturzahlungen der vergangenen Monate.

Wählen Sie anschliessend bei der Frage, ob Sie sicher sind, «OK».

Die Zahlung ist jetzt als Entwurf in den Zahlungsaufträgen hinzugefügt.

Zu diesem Zeitpunkt können Sie über das Editierungs-Icon  nur noch das Fälligkeitsdatum sowie den Beschrieb bearbeiten. Ein erstellter Zahlungslauf kann rückwirkend nicht mehr gelöscht oder angepasst werden.

Klicken Sie auf den Eintrag, um die Detailansicht zu öffnen und zu überprüfen, welcher Betrag an welche Institution überwiesen wird.

2. Listeneintrag / Detailauflistung der Zahlungen pro Institution

Um eine genaue Auflistung der Beträge von den einzelnen Kitas/Tagesfamilienorganisationen anzusehen, können Sie, wie auf der Abbildung unterhalb zu sehen ist, den Listeneintrag des Zahlungslaufs auswählen.

Wichtig: Schauen Sie sich diesen Eintrag immer an. Auch wenn ein Negativbetrag hier beim Zahlungslauf unter «Betrag» aufgeführt ist, kann es trotzdem positive Auszahlungsbeträge für einzelne Institutionen geben (d.h. auch das Zahlungsfile ist in jedem Fall im Bankprogramm hochzuladen).

Nach dem Auswählen des Eintrages wird eine genaue Auflistung der Beträge, der einzelnen Kitas/Tagesfamilienorganisationen ersichtlich. Somit sehen Sie genau, welche Beträge für welche Institution, mit dem Hochladen des Zahlungsfiles ins Bankprogramm, ausgelöst resp. ausserhalb von kiBon zurückgefordert werden müssen (Rechnung stellen).

3. Zahlungsdatei und Excel mit Detailpositionen

Jede Zahlung kann entweder als Zahlungsfile für die Bank respektive PostFinance «PAIN001» (mehr Infos dazu unter Absatz 5 – Auszahlung) und als Excel-Datei heruntergeladen werden.

In der Excel-Datei sehen die Gemeinden auf dem ersten Blatt «Totals», welchen Betrag sie den verschiedenen Institutionen mit der nächsten Auszahlung überweisen bzw. von ihnen aufgrund von Korrekturen der Betreuung zurückfordern müssen. Im zweiten Blatt «Data» finden Sie die Beträge für die verschiedenen Kinder pro Monat aufgelistet.

In den Zahlungslauf fliessen alle Beträge, welche kein «X» in der Spalte L («In Zahlungslauf ignorieren») haben. Die Summe der Beträge pro Institution entspricht dem auszubezahlenden Betrag auf dem Datenblatt «Totals» bei der entsprechenden Institution.

Bei Zeilen mit einem «X» in der Spalte K «Korrektur», ohne «X» in der Spalte L «in Zahlungslauf ignorieren», handelt es sich um Korrekturen wegen einer Anpassung der Betreuung, bei denen beim Verfügen die Option «Ja, Korrekturen in den nächsten Zahlungslauf übernehmen.» ausgewählt wurde. Diese Entscheidung sehen Sie im nächsten Bild:

4. Negative Auszahlungsbeträge:

Falls das Betreuungspensum nachträglich stark reduziert wird, kann es im Zahlungslauf beim Gesamtbetrag, welcher an die Institution ausbezahlt werden soll, auch zu Minusbeträgen kommen (siehe nächste Abbildung).
Falls dies der Fall ist, erscheint in kiBon unter der Rubrik «Zahlungen» beim aktuellen Zahlungslauf, neben dem Betrag folgendes Icon . Mit dem Anwählen des Icons erscheint ein Infofeld (siehe Abbildung), in welchem informiert wird, dass die Rückzahlung des Minusbetrages nicht über kiBon abgewickelt werden kann und dieser Betrag der Institution in Rechnung gestellt werden muss.

Wenn der Listeneintrag angewählt wird, sind die Beträge, welche auszubezahlen oder von der Institution einzufordern sind auf einen Blick ersichtlich:

5. Auszahlung

Für die Auszahlung muss die Zahlungsdatei «PAIN001» im E-Banking oder PostFinance eingelesen/importiert werden.

Nun müssen Sie als Gemeinde, ausserhalb von kiBon, die Zahlungsdatei in ihr Bank-/Zahlungsprogramm hochladen. Somit werden die entsprechenden Beträge am Fälligkeitsdatum an die Institutionen ausbezahlt. Sobald die Zahlung im Bank-/Zahlungsprogramm ausgelöst wurde, kann in kiBon mittels Klicks auf den grünen Pfeil bestätigt werden, dass Sie die Beträge an die Institution ausbezahlt resp. die Zahlung ausgelöst haben

Navigieren Sie zurück auf die Übersicht und bestätigen Sie über das  Icon, dass die Zahlung übermittelt wurde. Der Status wechselt von «Entwurf» zu «ausgelöst» und die Institutionen sehen, welchen Betrag sie von Ihnen erhalten sollten und können die Detailpositionen dazu herunterladen. Die Institutionen können in kiBon den Zahlungserhalt bestätigen, sobald sie das Geld erhalten haben.

6. Im Zahlungslauf ignorierte Korrekturzahlungen

In bestimmten Fällen werden Korrekturen nicht im Zahlungslauf übernommen. Dies ist z.B. der Fall, wenn Betreuungsgutscheine korrigiert werden, weil die finanzielle Situation angepasst oder der Anspruch rückwirkend gesenkt wurde wegen einer Anpassung beim Bedarf. Diese Beiträge müssen den Eltern ausserhalb von kiBon in Rechnung gestellt oder ausbezahlt werden. Auch wenn die Betreuung für einen Zeitabschnitt mutiert wird, der bereits einmal im Zahlungslauf ignoriert wurde, müssen diese Korrekturen direkt mit den Antragsstellenden beglichen werden (sehen Sie dazu auch den Beitrag zur Veranlagungsschnittstelle).

Falls beim Verfügen eine rückwirkende Korrektur im Zahlungslauf ignoriert wurde, erscheinen diese Zahlungen nicht in der PAIN-Datei, jedoch werden sie in der Detailauflistung in der Excel-Datei im Datenblatt «Data» mit dem Status «In Zahlungslauf ignorieren» dargestellt. Im untenstehenden Printscreen finden Sie ein Beispiel davon.

Jede Zeile, welche ein «X» bei Spalte L «In Zahlungslauf ignorieren» hat, muss bei Korrekturzahlungen ausserhalb von kiBon berücksichtigt werden.

Es können also alle «Beträge in CHF» der Zeilen eines Falles/Kindes, welche ein «X» in Spalte L haben, summiert werden  das Total muss bei den Eltern eingefordert oder den Eltern noch nachträglich ausbezahlt werden (siehe dazu auch den Blogeintrag zur Veranlagungsschnittstelle). In untenstehendem Fall müssten CHF 513.20 von den Eltern zurückgefordert werden.

Die CHF 434.35 in diesem Beispiel, welche in der Zeile direkt darunter stehen, sind zwar vom selben Kind/Antrag, jedoch wird dies automatisch über den Zahlungslauf in kiBon ausbezahlt. Dies ist der aktuelle Monat, welcher nicht korrigiert und daher auch nicht im Zahlungslauf ignoriert werden musste. Deshalb ist diese Zahl schwarz und hat bei Spalte K & L kein «X».